Bereits seit einigen Jahren ist Digitalisierung eines der Schlagworte in der deutschen Wirtschaft. Lokale Kaufhäuser steigen in den Versandhandel ein, man kann Gemüseboxen vom Bauernhof online bestellen und Bankgeschäfte können sowieso schon längst online erledigt werden. Darüberhinaus sind die Industrie 4.0 und das Internet der Dinge die großen neuen Themen im produzierenden Gewerbe. Man könnte meinen, Deutschland steht gar nicht so schlecht da, wenn es um die Digitalisierung geht. Doch wie sehen das eigentlich die Unternehmen selbst?

Einschätzung von Unternehmen zum eigenen Stand bei der Digitalisierung

Statista hat kürzlich eine Studie zur Digitalisierung in deutschen Unternehmen veröffentlicht  (>> zur Studie). In der Studie geht es darum, wo sich die Unternehmen selbst sehen. Sehen sie sich als digitaler Vorreiter oder Nachzügler, oder haben sie sogar das Gefühl, dass sie bereits den digitalen Anschluss verpasst haben?

Das Ergebnis ist zweigeteilt. Während sich große Unternehmen eher als Vorreiter sehen, steigt bei kleinen Unternehmen der Anteil derer, die bereits das Gefühl haben, den Anschluss verpasst zu haben.

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Es gibt viele kleine Hebel für mehr Digitalisierung, die man betätigen kann

Unterhält man sich mit Entscheidungsträgern in verschiedenen Firmen, denken viele bei Digitalisierung immer direkt an die ganz großen Projekte, wie z.B. daran, das gesamte Geschäftsmodel zu überarbeiten, neue Produkte zu schaffen und die Branche zu revolutionieren. Neue, digitale Geschäftsmodelle sind in bestimmten Branchen mit Sicherheit ein wichtiger Schritt, um eine Vorreiterrolle einzunehmen. Jedoch ist die Voraussetzung dafür, dass diese identifiziert und geschaffen werden, dass die Digitalisierung im Kopf der Mitarbeiter ankommt. Wie sollen Mitarbeiter, komplett ohne digitales Umfeld auf innovative digitale Lösungen kommen? Man muss seine Mitarbeiter abholen und die Digitalisierung für sie greifbar machen. Das geschieht meist mit vielen kleinen Dingen. Oft reicht es schon aus Prozesse zu digitalisieren.

  • Kann man bei Ihnen einen Termin über die Website vereinbaren?
  • Wie halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden?
  • Haben Sie die Gehaltsabrechnung bereits digitalisiert?
  • Wie reicht man Urlaubsanträge ein? 
  • Wie läuft die komplette Personalverwaltung?
  • Gibt es Online Plattformen, wo Mitarbeiter Ideen und Verbesserungsvorschläge einreichen können?
  • Wie werden Unternehmensnews im Unternehmen verteilt?

Digitaler Dokumentenversand als ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung

In den meisten Unternehmen gibt es schon Dokumente, die digital per Mail verschickt werden. Meist beschränkt man sich hier jedoch auf die „weniger wichtigen“ Dokumente, wie Mitteilungen, Einladungen zu Veranstaltungen etc. Vor sensiblen Dokumenten macht man meist halt. Das ist auch richtig so. Hier hat der Arbeitgeber nämlich eine Sorgfaltspflicht zu wahren. Zudem müssen die Daten – insbesondere jetzt in Zeiten der DSGVO – besonders geschützt werden. Einen großen Schritt in Richtung Prozessoptimierung schafft man jedoch nur, wenn man auch diese Dokumente digitalisiert und auf digitalem Weg verwaltet.

 

Der digitale Briefkasten – genial digital, sicher und kinderleicht zu bedienen

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Dokumente rechtssicher und komplett end-to-end verschlüsselt zugestellt werden. Durch die digitale Zustellung anhand der Meldeadresse muss auch kein weiterer sensibler Datensatz im Unternehmen gepflegt werden.

Dank unserer neuen bitkasten App sind neben der einfachen Zustellung von Dokumenten auch Dialog-Transaktionen möglich. Solche Dialog-Transaktionen sehen wie folgt aus. Ein Dokument kann über den digitalen Briefkasten an Ihrem Mitarbeiter zugestellt werden. Der Empfänger führt eine Aktion aus, wie z.B. eine Unterschrift über das Smartphone, und dann wird das Dokument direkt wieder in Ihr Zielsystem zugestellt. Auf diese Weise können Arbeitsverträge oder andere Formulare, komplett digital abgebildet werden und müssen kein einziges Mal gedruckt werden.

 

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