:::bitkasten WebClient

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:::bitkasten WebClient2020-07-03T13:15:20+02:00
Online Services im :::bitkasten WebClient2020-03-20T09:24:09+01:00

Zur Verfügung gestellte Services eines Versenders sind unter dem Reiter Online Services im :::bitkasten WebClient für den Nutzer zu finden. Um diese nutzen zu können ist ein Opt-In für diesen Versender notwendig.

Ohne das Opt-In kann der Online Service nicht genutzt werden (sie werden ausgegraut dargestellt). Unter Einstellungen / Opt-In und Opt-Out kann der Nutzer seine Einstellungen zu seinen Versendern prüfen und verwalten.

Hinweismeldung Opt-In bei Login :::bitkasten WebClient2020-03-20T09:47:46+01:00

Nachdem man sich im :::bitkasten WebClient eingeloggt hat, erhält man einen Hinweis zu den Versendern, für  die man sein Opt-In bzw. seine Zustimmung für digitale Postzustellung in seinen Einstellungen geben kann. Diese Hinweismeldung kann man jederzeit deaktivieren. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • In dem Hinweisfeld ist rechts oben ein Schieber mit der Info „Hinweis nicht mehr anzeigen“. Wenn man diesen aktiviert, wird die Meldung beim nächsten Login nicht mehr angezeigt.
  • Unter Einstellungen / Zustellkanäle & Benachrichtigungen kann man die Hinweismeldung jederzeit wieder aktivieren, wenn man das möchte. Dies ist im Bereich Benachrichtigungen möglich.

Diese Einstellung kann sowohl im WebClient als auch in der mobilen :::bitkasten APP durchgeführt werden.

Verifizierung E-Mail-Adresse bitkasten WebClient2020-01-31T12:59:05+01:00

Verifizierung E-Mail-Adresse

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten WebClient anmelden, werden Sie im ersten Schritt aufgefordert, eine E-Mail-Adresse zu verifizieren. Diese können Sie für Benachrichtigungen, Weiterleitungen nutzen. Zudem ist die Verifizierung einer E-Mail-Adresse wichtig für den „Passwort-vergessen“-Prozess. Sie können die primäre Adresse auch alternativ zu Ihrem Benutzernamen beim Login verwenden.

Vorgehensweise Verifizierung E-Mail-Adresse

  • Klicken Sie auf „Verstanden“
  • Sie werden in die Einstellungen automatisch weitergeleitet
  • Gehen Sie unter Zustellkanäle & Benachrichtigungen
  • Wählen Sie unter „Neuer Zustellkanal“ E-Mail aus
  • Geben Sie der Adresse eine Bezeichnung, wie zum Beispiel „privat“, „beruflich“, „wichtig“, etc.
  • Geben Sie im nächsten Feld die E-Mail-Adresse ein, die Sie verifizieren möchten und klicken Sie auf den grünen Haken rechts
  • Es wird eingeblendet „ausstehende Validierung“
  • Gehen Sie nun in den Posteingang Ihres E-Mail-Accounts (der von Ihnen eingegebenen Mailadresse)
  • Dort finden Sie eine :::bitkasten E-Mail – öffnen Sie diese und kopieren Sie den Validierungscode
  • Wechseln Sie nun wieder zum :::bitkasten und fügen den kopierten Validierungscode in das betreffende Feld ein
  • Klicken Sie auf „Aktivieren“ – jetzt wird Ihre Mailadresse als „Aktiv“ angezeigt
  • Die Meldung mit der Verifizierung wird nun nicht mehr angezeigt

E-Mail-Adresse auf primär setzen

Nachdem die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde können Sie die Adresse mit einem Doppelklick auf den „Aktiv“ Button auf „Primär“ stellen. Nun kann die „neu“ primär gesetzte Adresse für Benachrichtigungen, Weiterleitungen als auch alternativ zum Benutzernamen im Login Prozess genutzt werden und – im Fall der Fälle, falls das Passwort erneut vergessen wird – für den Passwort Prozess genutzt werden.

Posteingang Anträge & Verträge bitkasten WebClient2020-02-26T09:11:25+01:00

Posteingang Anträge und Verträge WebClient

Da die Unterschriftfunktion in dem WebClient nicht möglich ist, empfehlen wir bei Anträgen und Verträgen in die mobile Anwendung, die :::bitkasten APP, zu wechseln.
Filterfunktion Posteingang Dokumente bitkasten WebClient2020-01-31T13:01:49+01:00

Filter Posteingang Dokumente 

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über ein DropDown Menü definieren, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern. Der Filter wird wieder zurückgesetzt, sobald Sie die Sendungsübersicht im Posteingang verlassen.

Filter Posteingang nach ungelesenen Dokumenten

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das Feld „Zeige nur ungelesene“.
  • Checkbox markieren, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst.
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter Posteingang nach Dokumententyp

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Typ filtern
  • DropDown Menü öffnen
  • Checkbox markieren, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst.
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter nach Absendern

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Nach Absender
  • DropDown Menü öffnen
  • Checkbox markieren, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst.
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.
Posteingang Dokumente bitkasten WebClient2020-02-26T09:13:46+01:00

Posteingang Dokumente

Sie finden unter Posteingang Dokumente alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit der Maus anklicken.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar.

Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt (mögliche Folgeprozesse: Ausgabe an Druckdienstleister oder Archivierung). Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch automatisches Archivieren „ersetzt“ werden.

Posteingang Dokumente – Aktion ausführen

Wenn  Sie sich in der Sendungsansicht befinden, so können Sie unterschiedliche Aktionen ausführen. Oben rechts befinden sich drei Icons mit unterschiedlichen Funktionen dahinter.

Im Standard gibt es die Optionen

  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument archivieren (in das persönliche :::bitkasten Archiv verschieben),
  • Dokument löschen.

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen. Sie können den Vorgang auch abbrechen, in dem Sie auf „Zurück zum Posteingang“ klicken.

Posteingang Dokumente weiterleiten

Sie haben die Möglichkeit ein Dokument aus der Sendungsansicht und aus der Sendungsübersicht heraus weiterzuleiten. Aus der Sendungsübersicht heraus gehen Sie bitte wie folgt vor:

Posteingang Dokumente weiterleiten

  • Dokument auswählen
  • Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt
  • Icon für Weiterleiten anklicken
  • Ansicht Zustellkanäle öffnet sich
  • Zustellkanal auswählen (Mehrfachauswahl ist möglich) – speichern
  • Ein Bestätigungs-Pop-Up wird angezeigt

Posteingang Dokumente archivieren

  • Dokument oder Dokumente auswählen
  • Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt
  • Icon für archivieren anklicken
  • Ansicht Archivordnerstruktur
  • Zielordner auswählen und speichern
  • Ein Bestätigungs-Pop-Up wird angezeigt

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. (Ca. 1.30 – 2 Minuten). Das bzw. die Dokumente werden im Posteingang mit dem Status „Weitergeleitet ins Archiv“ angezeigt. Ist die Archivierung abgeschlossen, so „verschwinden“ diese Dokumente in der Ansicht.

Archiv bitkasten WebClient2020-01-24T12:38:37+01:00

Archiv bitkasten WebClient

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Archiv bitkasten WebClient neuen Ordner anlegen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Button Ordner anlegen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Ordner eingeben – ok
  • Neuer Ordner erscheint in Archivansicht

Archiv bitkasten WebClient neuen Unterordner anlegen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Hauptordner rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Ordner anlegen auswählen
  • Fenster öffnet sich
  • Unterordner hinzufügen zu xx
  • In das Feld Name für neuen Unterordner eingeben – Ordner anlegen anklicken
  • Neuer Unterordner erscheint in Archivansicht

Archiv bitkasten WebClient Ordner umbenennen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Neben Ordner rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Umbenennen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Ordner eingeben – Umbenennen anklicken
  • Ordner wird mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt

Archiv bitkasten WebClient Unterordner verschieben

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Verschieben anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken
  • Unterordner wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt

Archiv bitkasten WebClient Dokument umbenennen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner werden angezeigt
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Umbenennen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Dokument eingeben – Umbenennen anklicken
  • Dokument mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt

Archiv bitkasten WebClient Dokument verschieben

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Verschieben anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken
  • Dokument wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt

Archiv Webclient Dokument herunterladen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Herunterladen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Dokument als PDF angezeigt und kann nun lokal gespeichert werden
Einstellungen Opt-In und Opt-Out :::bitkasten WebClient2020-02-10T12:54:24+01:00

Einstellungen Opt-In und Opt-Out 

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Das Opt-In kann jederzeit widerrufen werden. Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Opt-in und Opt-out und klicken Sie auf „Ändern“. Sie werden gefragt, ob Sie die Zustellung :::bitkasten wirklich widerrufen möchten – in dem Fall bestätigen Sie den Widerruf mit OK.

Prozess Opt-In und Opt-Out

Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Ihnen auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Opt-In und Opt-Out Status Erläuterung

Nicht definiert = Hier ist noch etwas zu tun. Sie haben für diesen Versender noch kein Opt-In gegeben. Klicken Sie auf den Button „Ändern“. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Danach wechselt der Status von Nicht definiert auf Eingewilligt.

Eingewilligt = Sie haben Ihr Opt-In bereits gegeben und haben vollständigen Zugriff auf alle Services und Funktionen, die dieser Versender für Sie bereitgestellt hat. Sie können jederzeit Ihr Opt-In widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich widerrufen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Widerrufserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Widerrufen = Sie haben Ihr Opt-Out für diesen Versender gegeben und erhalten keine digitale Post mehr. Sie können jederzeit Ihr Opt-Out widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Hier können Sie erneut für den Versender Ihr Opt-In geben, in dem Sie den Button „Ändern“ anklicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken.Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Einstellungen Weiterleitung :::bitkasten WebClient2020-02-10T12:54:32+01:00

Einstellungen Weiterleitung 

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung können Sie unter „Einstellungen / Benachrichtigungen“ hinterlegen.

Vorgehensweise Einstellung Weiterleitung

  1. Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere E-Mail-Adressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese E-Mail-Adresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann. Jede E-Mail-Adresse ist einem :::bitkasten Account zugeordnet.

Die primäre E-Mail-Adresse kann alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung im :::bitkasten genutzt werden. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden E-Mail-Adresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Einstellungen Weiterleitung Standard

Der Begriff „Standardweiterleitung“ steht für eine Weiterleitung aller Dokumente an nur eine Zieladresse. Eine individuelle Weiterleitung von bestimmten Dokumententypen oder von Dokumenten eines bestimmten Versenders ist unter Versenderbezogene Weiterleitung einzurichten.

Für das Einrichten einer Standardweiterleitung gehen Sie unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen Sie wie folgt vor:

  • Schieber nach rechts für „Alle Dokumente weiterleiten
  • Zieladresse ist im DropDown Menü in der Mitte auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen.

Einstellungen Weiterleitung Versenderbezogen

Um diese Form der Weiterleitung einzurichten, ist es wichtig, dass eine Standardweiterleitung – falls eine von Ihnen eingerichtet wurde – deaktivert wird. Klicken Sie dafür einfach rechts auf den grünen Schieber unter Weiterleitung. Der Schieber wird auf grau gesetzt, somit ist die Standardweiterleitung deaktiviert und  Sie können nun die Versenderbezogene Weiterleitung einrichten.

Gehen Sie dafür unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen Sie für die Einrichtung wie folgt vor:

  • Kachel Versender anklicken
  • Liste aller Dokumententypen wird angezeigt
  • Schieber hinter dem Dokumententyp nach rechts schieben
  • Hinweis Standardweiterleitung ist ausgeschalten wird eingeblendet
  • Zieladresse ist im Dropdown Menü in der Mitte auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung dieses Versenders oder des Dokumententyps rückgängig zu machen
Einstellungen Zustellkanäle & Benachrichtigungen :::bitkasten WebClient2020-02-10T12:54:55+01:00

Einstellungen Zustellkanäle & Benachrichtigungen

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Die Zieladresse für die Benachrichtigungen können Sie unter Einstellungen/Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. Die primäre Zieladresse kann sowohl für Benachrichtigungen als auch für Weiterleitungen verwendet werden.

Vorgehensweise Zustellkanal E-Mail einrichten

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Vorgehenweise Zustellkanal Archiv einrichten

  1. „Neuer Zustellkanal“ Archiv auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Archivordner als Zustellkanal angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. Verzeichnis auswählen
  4. Ihre Ordnerstruktur im Archiv wird eingeblendet
  5. Zielordner auswählen
  6. Mit grünem Haken bestätigen

Einstellungen Benachrichtigungen

An die primäre E-Mail-Adresse können nun Benachrichtigungen geschickt werden, sobald ein neues Dokument eingeht. Klicken Sie dafür auf den grauen Schieber (Sie bekommen keine Benachrichtigungen). Der Schieber wechselt auf die Farbe grün und der Status „Sie bekommen Benachrichtigungen“ wird nun angezeigt.