FAQ Kurzanleitungen :::bitkasten Web-Version

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FAQ Kurzanleitungen :::bitkasten Web-Version2019-05-15T16:49:17+00:00
Zustellkanäle einrichten und verwalten2019-05-15T11:28:30+00:00

Unter dem Menüpunkt Einstellungen haben Sie die Möglichkeit diverse Zustellkanäle bzw. Zieladressen und -ordner im Archiv für die digitale Zustellung Ihrer Dokumente zu hinterlegen. Diese können Sie für die automatische Weiterleitung, aber auch für das Weiterleiten von einzelnen Dokumenten aus dem Posteingang verwenden.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Zustellkanäle & Benachrichtigungen
  • Gehen Sie auf „Neuer Zustellkanal
  • Variante 1: Kanal E-Mail auswählen / Labelname angeben (optional) / E-Mail-Adresse eingeben / Speichern.
    Sie erhalten an die von Ihnen eingegebene E-Mailadresse einen Validierungscode. Diesen müssen Sie rechts im Feld Validierungscode eingeben und auf Aktivieren klicken – fertig.
  • Variante 2: Kanal Archiv auswählen / Verzeichnis wählen oder anlegen / Speichern – fertig.
    Hierfür ist keine Validierung notwendig.
Benachrichtigungen2019-05-15T11:27:14+00:00

Unter Einstellungen / Login & Sicherheit haben Sie die Möglichkeit eine E-Mail-Adresse, die für die Benachrichtigung über neu eingegangene :::bitkasten Dokumente verwendet werden kann.

Um Benachrichtigungen zu aktivieren, gehen Sie bitte auf den Reiter Zustellkanäle und Benachrichtigungen. Es wird ein Schieber ausgegraut angezeigt, den Sie durch Anklicken auf grün und somit aktiv schalten können. Ist dieser auf grün gestellt, ist die Benachrichtigungsfunktion aktiviert. Sie können diese jederzeit wieder abstellen.

Einwilligung und Widerruf2019-05-15T11:57:10+00:00

Gehen Sie dafür in Ihre Einstellungen unter Opt-In und Opt-Out. Dieser Menüpunkt ist für Sie als Benutzer sehr hilfreich. Auf einen Blick können Sie all Ihre Versender, für die Sie bereits optiert haben oder auch zukünftig optieren können, einsehen. Hinter dem Versender gibt es den Button „Einwilligen“ und „Widerrufen“.

Wenn Sie auf „Einwilligen“ klicken, erhalten Sie von diesem Versender zukünftig digitale Post.

Wenn Sie auf „Widerrufen“ klicken, erhalten Sie von diesem Versender zukünftig keine digitale Post mehr.

Meine Adressen2019-05-15T11:42:50+00:00

Unter diesem Menüpunkt finden Sie die für den :::bitkasten hinterlegte Versandadresse. Diese ist maßgeblich für die digitale Zustellung von Dokumenten. Eine manuelle Adressänderung durch Sie als Benutzer ist grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Adressänderung muss vom Versender verbindlich mitgeteilt und bestätigt werden. Dies ist erforderlich, um einen Missbrauch zu verhindern. Wenn Sie umgezogen sind und sich mit dem neuen Personalausweis anmelden, dann wird automatisch Ihre neue Adresse, die auf dem Chip des Ausweises gespeichert ist, hinterlegt.

Weiterleitung2019-05-15T16:48:12+00:00

Sie haben Ihre Zustellkanäle in den Einstellungen hinterlegt und aktiviert. Diese können Sie nun für die automatische Weiterleitungen verwenden. Gehen Sie wie folgt vor:

Für Standardweiterleitung (Alle Dokumente)

Sie erhalten unter dem Reiter „Weiterleitung“ eine Übersicht über all Ihre :::bitkasten Versender und :::bitkasten Dokumente. Sie können unter „Weiterleitung“ alle Dokumente – unabhängig vom Versender – an eine einzige Zieladresse weiterleiten. Wählen Sie dafür die von Ihnen gewünschte Zieladresse aus, gehen auf Speichern und die Weiterleitung ist sofort aktiviert.

Für versenderbezogene Weiterleitung von Dokumenten

Für jeden Dokumententyp eines Versenders können Sie eine eigene Weiterleitungsregel einstellen – sei es an eine E-Mail-Adresse oder eine Weiterleitung direkt in einen Ordner im Archiv. Eine Mehrfachauswahl einzustellen – zum Beispiel kann das Dokument an zwei E-Mail-Adressen oder auch an eine E-Mail-Adresse + ins Archiv weitergeleitet werden, ist ebenso möglich.

Wählen Sie nun einen Dokumententyp, klicken in der Mitte das Auswahlfeld an, stellen Ihren Zustellkanal ein und gehen Sie auf Speichern – fertig. Die Weiterleitungsregel ist sofort aktiviert.

Generell können Ihre Weiterleitungsregeln jederzeit von Ihnen angepasst, geändert oder auch wieder gelöscht werden. Dies obliegt Ihnen als :::bitkasten Benutzer ganz allein.

Posteingang / Dokumente, Anträge und Verträge2019-05-15T11:55:16+00:00

Sie können sich im Posteingang jedes einzelne Dokument aufrufen und anschauen. Rechts oben finden Sie in Form von Icons die Zustellmöglichkeiten für dieses Dokument. Sie haben die Möglichkeit aus den folgenden Standard Zustellmöglichkeiten zu wählen:

  • Dokument herunterladen (PDF)
  • Dokument per E-Mail weiterleiten
  • Dokument archivieren
  • Dokument löschen

Wenn Sie sich für eine Zustelloption entschieden haben, bestätigen Sie diese. Das Dokument wird wie von Ihnen eingestellt „digital zugestellt“ und verschwindet anschließend aus Ihrem Posteingang. Das gleiche gilt für die Dokumente unter dem Reiter Anträge & Verträge.