FAQ Kurzanleitungen :::bitkasten Web-Version

//FAQ Kurzanleitungen :::bitkasten Web-Version
FAQ Kurzanleitungen :::bitkasten Web-Version2019-05-15T16:49:17+00:00
Infobadge (Anzeige ungelesene Dokumente) (iOS)2019-11-19T13:30:11+00:00

Bei dem iOS Endgeräten wird auf dem :::bitkasten APP Icon ein roter Kreis mit der Anzahl der ungelesenen Dokumente im Posteingang angezeigt. Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert; Wenn Sie die Berechtigung für Mitteilungen ausgeschaltet haben, wird dies nicht angezeigt. Die Berechtigung muss auf dem Endgerät angeschalten sein.

Infos und Hinweise:

  • Die Aktualisierung des Infobadge ist nur möglich, wenn Sie sich im WLAN eingewählt sind;
  • Der Infobadge wird dann angezeigt bzw. aktualisiert, wenn Sie sich mindestens einmal in der :::bitkasten APP angemeldet haben;
  • Nachdem Sie sich in der :::bitkasten APP abgemeldet haben, wird die Infobadge-Nummer nicht mehr aktualisiert;
  • Wenn Sie die APP allerdings „nur“ beenden, wird die Infobadge-Anzeige weiter aktualisiert;
  • Wenn das Handy neu gestartet wird, wird die Nummer weiter aktualisiert;
Einstellungen Zustellkanäle & Benachrichtigungen (WebClient)2019-11-19T10:56:40+00:00

Einstellungen Zustellkanäle & Benachrichtigungen

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Die Zieladresse für die Benachrichtigungen können Sie unter Einstellungen/Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. Die primäre Zieladresse kann sowohl für Benachrichtigungen als auch für Weiterleitungen verwendet werden.

Vorgehensweise Zustellkanal E-Mail einrichten

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Vorgehenweise Zustellkanal Archiv einrichten

  1. „Neuer Zustellkanal“ Archiv auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Archivordner als Zustellkanal angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. Verzeichnis auswählen
  4. Ihre Ordnerstruktur im Archiv wird eingeblendet
  5. Zielordner auswählen
  6. Mit grünem Haken bestätigen

Einstellungen Benachrichtigungen

An die primäre E-Mail-Adresse können nun Benachrichtigungen geschickt werden, sobald ein neues Dokument eingeht. Klicken Sie dafür auf den grauen Schieber (Sie bekommen keine Benachrichtigungen). Der Schieber wechselt auf die Farbe grün und der Status „Sie bekommen Benachrichtigungen“ wird nun angezeigt.

Einstellungen Opt-In und Opt-Out (WebClient)2019-11-19T10:53:00+00:00

Einstellungen Opt-In und Opt-Out 

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Das Opt-In kann jederzeit widerrufen werden. Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Opt-in und Opt-out und klicken Sie auf „Ändern“. Sie werden gefragt, ob Sie die Zustellung :::bitkasten wirklich widerrufen möchten – in dem Fall bestätigen Sie den Widerruf mit OK.

Prozess Opt-In und Opt-Out

Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Ihnen auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Opt-In und Opt-Out Status Erläuterung

Nicht definiert = Hier ist noch etwas zu tun. Sie haben für diesen Versender noch kein Opt-In gegeben. Klicken Sie auf den Button „Ändern“. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Danach wechselt der Status von Nicht definiert auf Eingewilligt.

Eingewilligt = Sie haben Ihr Opt-In bereits gegeben und haben vollständigen Zugriff auf alle Services und Funktionen, die dieser Versender für Sie bereitgestellt hat. Sie können jederzeit Ihr Opt-In widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich widerrufen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Widerrufserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Widerrufen = Sie haben Ihr Opt-Out für diesen Versender gegeben und erhalten keine digitale Post mehr. Sie können jederzeit Ihr Opt-Out widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Hier können Sie erneut für den Versender Ihr Opt-In geben, in dem Sie den Button „Ändern“ anklicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken.Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Einstellungen Weiterleitung (WebClient)2019-11-19T10:54:47+00:00

Einstellungen Weiterleitung 

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung können Sie unter „Einstellungen / Benachrichtigungen“ hinterlegen.

Vorgehensweise Einstellung Weiterleitung

  1. Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere E-Mail-Adressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese E-Mail-Adresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann. Jede E-Mail-Adresse ist einem :::bitkasten Account zugeordnet.

Die primäre E-Mail-Adresse kann alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung im :::bitkasten genutzt werden. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden E-Mail-Adresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Einstellungen Weiterleitung Standard

Der Begriff „Standardweiterleitung“ steht für eine Weiterleitung aller Dokumente an nur eine Zieladresse. Eine individuelle Weiterleitung von bestimmten Dokumententypen oder von Dokumenten eines bestimmten Versenders ist unter Versenderbezogene Weiterleitung einzurichten.

Für das Einrichten einer Standardweiterleitung gehen Sie unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen Sie wie folgt vor:

  • Schieber nach rechts für „Alle Dokumente weiterleiten
  • Zieladresse ist im DropDown Menü in der Mitte auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen.

Einstellungen Weiterleitung Versenderbezogen

Um diese Form der Weiterleitung einzurichten, ist es wichtig, dass eine Standardweiterleitung – falls eine von Ihnen eingerichtet wurde – deaktivert wird. Klicken Sie dafür einfach rechts auf den grünen Schieber unter Weiterleitung. Der Schieber wird auf grau gesetzt, somit ist die Standardweiterleitung deaktiviert und  Sie können nun die Versenderbezogene Weiterleitung einrichten.

Gehen Sie dafür unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen Sie für die Einrichtung wie folgt vor:

  • Kachel Versender anklicken
  • Liste aller Dokumententypen wird angezeigt
  • Schieber hinter dem Dokumententyp nach rechts schieben
  • Hinweis Standardweiterleitung ist ausgeschalten wird eingeblendet
  • Zieladresse ist im Dropdown Menü in der Mitte auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung dieses Versenders oder des Dokumententyps rückgängig zu machen