FAQ

FAQ2018-07-02T15:02:04+00:00
Welche Sendungsarten können über die bitkasten brieffabrik versendet werden?2018-05-08T13:42:35+00:00

Über die bitkasten brieffabrik können einzelne Briefe oder Serienbriefe aus Word heraus versendet werden. PDF Dateien kann die bitkasten brieffabrik ebenfalls verarbeiten. Grundsätzlich ist es wichtig, dass das Adressfeld der Briefsendungen ausgelesen werden kann.

Wie kann ein Versender die bitkasten brieffabrik nutzen?2018-05-08T13:39:50+00:00

Die bitkasten brieffabrik ist eine innovative und eine andere Form von Web2Print. Briefe können digital zugestellt werden, sowie auch klassisch auf dem Postweg. Um die bitkasten brieffabrik nutzen zu können, ist im ersten Schritt der Download des Druckertreibers notwendig, der kostenfrei auf der www.output.ag Website zur Verfügung steht. Nach erfolgreicher Installation kann die bitkasten brieffabrik direkt als Druckertreiber ausgewählt werden.

Briefe können direkt aus MS Office Anwendungen über den Druckertreiber hochgeladen werden. Im Anschluss müssen die Zustellkriterien, wie zum Beispiel Farbe, Duplex/Simplex, Kuvertgröße und Vorhaltezeit definiert werden. Aktuell ist die Bezahlung per Kreditkarte oder bei größeren Volumina auf Rechnung möglich. Sind alle Daten eingegeben, muss die Sendung nur noch abgeschickt werden – fertig.

Warum sollten Versender auf den digitalen Briefkasten umsteigen?2018-05-08T23:06:45+00:00

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Hierdurch wird das Handling sehr umständlich, da der Empfänger sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine monatliche Post abzurufen.

Da der bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Alle Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Dies Tatsache reduziert den Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So stellt man sicher, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Gibt es auch eine bitkasten APP?2018-05-14T16:18:23+00:00

Die bitkasten App soll es dem Empfänger noch viel einfacher machen, auf seine Dokumente zuzugreifen. Über sein Smartphone kann er seine Post abrufen und verwalten. Aber nicht nur der Empfänger wird von der Lösung profitieren, auch der Versender kann die bitkasten App als Kommunikationsweg nutzen. Es werden noch weitere, vielseitige Funktionalitäten folgen. Derzeit ist die App noch nicht verfügbar, wir arbeiten jedoch mit Hochdruck daran, dass die bitkasten App zeitnah für den Empfänger über den Google Play Store heruntergeladen  werden kann.

Was ist die bitkasten brieffabrik?2018-05-14T16:16:40+00:00

Hierbei handelt es sich um ein Add-On für Microsoft Office Anwendungen. Die Datei kann auf der Website www.output.ag heruntergeladen werden. Die Installation dauert nur wenige Minuten. Nach Installation des Add-Ons kann die bitkasten brieffabrik als Druckertreiber ausgewählt werden. Auf diese Weise können Dokumente dann direkt aus MS Office Anwendungen, wie zum Beispiel Word, digital versendet werden.

Der Empfänger hat keinen bitkasten – was passiert mit den Briefen?2018-05-08T12:02:22+00:00

Der Versender muss keine Datentrennung vornehmen, sondern stellt alle Daten in den bitkasten ein. Hat der Empfänger keinen bitkasten  und ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese nach der vom Versender definierten Vorhaltezeit auf klassischem Weg per Post zugestellt.

Für welche Empfänger ist der bitkasten geeignet?2018-05-14T16:15:00+00:00

Jeder, der im Besitz eines neuen Personalausweises oder elektronischem Aufenthaltstitel mit aktiviertem Chip ist, kann mit Hilfe der Meldeadresse über den bitkasten Post empfangen.

Wie funktioniert das Konzept digitaler Briefkasten?2018-05-14T16:10:24+00:00

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Versender Briefsendungen wie gewohnt an die Postadresse des Empfängers versenden. Es wird hierfür keine Mailadresse o.ä. benötigt. Der Versand findet dennoch digital statt.

Der Empfänger kann über eine mobile Anwendung – den bitkasten – seine Post problemlos über einen PC, ein Tablet oder über ein Smartphone empfangen und abrufen. Alles, was er benötigt, ist ein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, ein NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone.

Für welche Versender ist der bitkasten geeignet?2018-05-14T16:14:44+00:00

Jeder kann Post über den bitkasten versenden.

Endkunden oder kleine Unternehmen können über die bitkasten brieffabrik, ein ready-to-use-Add-On, Briefe direkt aus MS Office Anwendungen heraus in den bitkasten einstellen.

Für Große Unternehmen mit einem hohen Briefvolumen können individuelle Schnittstellenlösungen geschaffen werden, um die Daten in den bitkasten einzustellen.

Ist der bitkasten nicht auch ein weiteres Portal im Netz?2018-05-14T16:16:49+00:00

Ganz klar gesagt – NEIN, ist es nicht. Der große Vorteil des bitkasten liegt darin, dass er offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Der bitkasten transferiert das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand ins digitale Zeitalter.

Jeder Versender kann dem Empfänger Post über den bitkasten zukommen lassen. Alle Post landet im gleichen digitalen Postfach. Der große Vorteil für den Empfänger liegt dann darin, dass er ganz einfach mit Hilfe seines Personalausweises und eines Smartphones Zugriff auf seinen digitalen Briefkasten hat. Auf diese Weise braucht er nur einen „Schlüssel“ um an all seine Post zu kommen und nicht wie bei Portalen viele verschiedene Benutzernamen und Logins.

Was ist der Unterschied zwischen dem bitkasten und anderen Lösungen wie zum Beispiel E-Mail?2018-05-14T16:17:03+00:00

Mailversand
Möchte der Versender den E-Mailversand nutzen, so muss er vorher die aktuelle Mailadresse des Empfängers in Erfahrung bringen und sich sein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der durchaus „flüchtigen“ Mailadresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann letztendlich beim Empfänger ankommt, ist nicht sichergestellt. Ein weiterer Aufwand: Jegliche Erzeugung von Ausgangspost ist zu trennen – in eine elektronische Versanddatei und eine Druckdatei für den analogen Versand.
bitkasten
Beim bitkasten sieht der Aufwand ganz anders aus. Der Versender nutzt nur die bereits vorhandene Druckdatei, um die Daten in den bitkasten hochzuladen. Weiterer Aufwand entsteht für ihn nicht. Er muss seine Ausgangspost nicht nach analog oder digital trennen. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Versender nicht einholen, da die Zustellung über die Postadresse des Empfängers erfolgt. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und falls der Empfänger seine Post im bitkasten nicht abholt, so wird diese ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt.

Welche Kosten fallen für den Versand über den bitkasten an?2018-06-11T10:25:58+00:00

Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der output.ag portooptimiert versendet werden. Unsere Preisinformation finden Sie hier: Preisinformation_output.ag

Wie lange bleibt ein Dokument im bitkasten stehen?2018-05-03T12:53:19+00:00

Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im bitkasten verfügbar ist. Die Angabe der Vorhaltezeit kann er beim Versand definieren. Ist diese für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.

Welchen Aufwand müssen Versender betreiben, um den bitkasten zu integrieren?2018-04-20T11:08:09+00:00

Der Versender kann den bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht.

Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung. Für den Versand von Einzeldokumenten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.

Kann der Empfänger seine Post archivieren?2018-05-03T12:51:51+00:00

Nach dem Erhalt und Öffnen eines Dokuments muss der Empfänger eine Aktion auswählen. Er kann das Dokument herunterladen, weiterleiten oder drucken. Nach Ausführung der Aktion wird das Dokument im bitkasten gelöscht. Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, so kann die komplette Post direkt dort archiviert werden.

Wird der Empfänger darüber benachrichtigt, wenn „neue“ Post in seinem bitkasten landet?2018-05-03T12:55:21+00:00

Der Empfänger Benachrichtigungen per Mail selbst und ganz individuell einstellen – vorausgesetzt er hat sich registriert und sich ein bitkasten-Konto angelegt. Unter „Zustelloptionen“ kann er diese entsprechend hinterlegen.

Was passiert, wenn der Empfänger seinen neuen Personalausweis verloren hat oder er gestohlen wurde?2018-05-03T12:58:38+00:00

Ein verloren gegangener oder gestohlener Ausweis wird auf eine Sperrliste der Bundesdruckerei gesetzt. Sobald der Ausweis auf dieser Liste steht, kann keiner auf die Post bzw. das bitkasten-Konto des Empfängers zugreifen. Dieses wird von uns gesperrt. Ein Ausdruck und ein klassischer Versand der Post erfolgt trotzdem.
Hat der Empfänger seinen neuen Personalausweis beantragt und erhalten, registriert er sich einfach damit neu auf unserem Portal www.bitkasten.de.

Muss man als Empfänger besondere Kenntnisse haben, um den bitkasten nutzen zu können?2018-04-20T11:11:12+00:00

Nein, der bitkasten ist selbsterklärend. Durch die einfache Menüführung wird der Empfänger Schritt für Schritt durch seinen persönlichen elektronischen Briefkasten geführt. Natürlich gibt es aber auch die Möglichkeit über die Hilfe- oder Chatfunktion auf Hilfe zuzugreifen. Wir helfen bei Fragen gerne weiter!

Welche Vorteile hat der Versender, wenn er den bitkasten für den Postversand nutzt?2018-05-14T16:21:46+00:00

Ganz einfach: man spart viel Zeit und Geld. Zudem sind Schreiben schneller beim Empfänger, da keine Laufzeiten für den Postweg anfallen. Die Verwaltung von Dokumenten geht in digitaler Form genauso schnell und einfach wie die Verwaltung von Urlaubsfotos. Zudem schont man durch die enorme Ersparnis an Papier zugleich die Umwelt. Für Unternehmen und Verwaltungen bringt der bitkasten eine intuitivere Anbindung an eigene DMS Systeme, wobei der Schritt der Digitalisierung komplett wegfällt.

Ist der bitkasten für den Empfänger wirklich dauerhaft kostenlos?2018-04-20T11:35:13+00:00

Ja, in seiner Grundfunktion ist der bitkasten für den Empfänger dauerhaft kostenlos. Für den Empfang des Schreibens kommt – wie beid er klassischen Post – der Absender auf, welcher wesentlich weniger Kostenaufwand hat, als wenn er Ihnen das Schreiben auf regulärem Weg zusendet. Die digitale Zustellung zielt jedoch langfristig auf eine Archivierung in digitaler Form ab. Somit gehören Aktenordner, Locher und Sortiersysteme mit dem bitkasten der Vergangenheit an. Will man seine Dokumente direkt im bitkasten archivieren, ist auch das über eine Archivfunktion möglich. Diese ist jedoch kostenpflichtig.

Wie teilt der Empfänger seinen Versendern mit, dass er seine Post über den bitkasten erhalten möchte?2018-05-08T12:27:10+00:00

Der Empfänger muss seinen Versendern schriftlich mitteilen, dass er seine Post zukünftig über den bitkasten erhalten möchte. Im Prinzip ist es mit einer Umzugsmeldung zu vergleichen. Diese Information muss den Hinweis zur output.ag beinhalten. Die Kontaktdaten der output.ag sind anzugeben, da die Abwicklung zwischen dem Versender und der output.ag erfolgt.

Hier ein Beispieltext:

Sehr geehrte Damen und Herren, der :::(bit)kasten ist ab sofort mein elektronischer Briefkasten im Netz. Über ihn möchte ich meine Post zukünftig von Ihnen erhalten. Für die elektronische Zustellung reicht meine Postanschrift aus. Bitte setzen Sie sich bezüglich der Abwicklung des Versands meiner Post über den :::(bit)kasten mit der :::output.ag in Verbindung, um nähere Informationen zu erhalten.

Kontaktdaten der :::output.ag 

:::output.ag
Wallensteinstraße 63
90431 Nürnberg
Telefon 0911/6000 2874
Telefax 0911/6000 2873
Web www.output.ag
Email info@output.ag

Muss der Empfänger den bitkasten nutzen, um mit Unternehmen / Verwaltung XY zu kommunizieren?2018-05-08T12:43:01+00:00

Nein, der bitkasten bietet nur einen schnelleren und komfortableren Weg der Kommunikation als es die Briefpost tut. Niemand soll zur Nutzung des bitkasten gezwungen werden. Unternehmen und Verwaltungen, die Post an den Empfänger schicken möchten, stellen diese zunächst in den bitkasten ein. Wenn die Post nicht abgeholt wird, geht sie ganz regulär in die Briefpost und kommt beim Empfänger auf gewohntem Weg an.

Ist der bitkasten anfällig für Spam und Pishing-Mails?2018-05-14T16:17:13+00:00

Dies ist das Schönste am bitkasten: der Erhalt ungewollter Mails oder Emails mit gefährlichen Inhalten ist unmöglich. Nur Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die die Postanschrift des Empfängers kennen, können auch Schreiben im bitkasten hinterlegen. Da der Abgleich der Adresse über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt, kann die entgegen einer E-Mailadresse auch nicht abgefangen werden.

Ist der bitkasten sicher?2018-05-14T16:17:22+00:00

Zuallererst: eine 100% Sicherheit gibt es nie. Die Sicherheit und Diskretion des bitkasten stand jedoch bei der Entwicklung immer an vorderster Stelle. Dadurch hat es die output.ag sich zur Aufgabe gemacht, nur die besten Partner für dieses Projekt mit an Bord zu holen. Daten und somit Ihre Dokumente sind dort in verschlüsselter Form vor realen wie auch digitalen Bedrohungen perfekt geschützt.
Zusätzlich versuchen wir, durch eine enge Kooperation und der strengen Einhaltung von Richtlinien des BSI, es Hackern so schwer wie nur irgendwie möglich zu machen.

Welche Daten bekommt der Versender vom Empfänger?2018-05-08T12:45:06+00:00

Der bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an den Empfänger versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich wie ein Einschreiben mit Rückschein) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Werden persönliche Daten oder Dokumente des Empfängers irgendwo dauerhaft gespeichert?2018-05-08T12:46:11+00:00

Nein, der bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Nach dem Öffnen und Lesen eines Dokuments muss man eine Aktion auswählen. Man kann das Dokument Drucken, Downloaden oder Weiterleiten. Nach dieser Aktion verschwindet das Dokument aus dem bitkasten.

Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann werden die Dokumente im Archiv gespeichert.

Wo werden Briefe an den Empfänger hinterlegt und wer kann darauf zugreifen?2018-05-08T12:53:01+00:00

Die an den Empfänger versandten Schreiben werden vom Versender über einen verschlüsselten Kanal übertragen und in den bitkasten eingestellt. Die Daten liegen in der Deutschen Microsoft Azure Cloud, eine Cloud mit deutscher Datentreuhand, die alle strengen EU-Vorschriften einhält.

Ein Zugriff auf den Inhalt dieser Datenpakete ist nur über eine positive eID-Authentifizierung möglich. Das bedeutet, dass ein Ausweisdokument mit übereinstimmenden Empfangsadressdaten, sowie die korrekte eID-PIN es überhaupt ermöglicht auf die Schreiben zuzugreifen.

Welche Smartphones sind NFC fähig?2018-05-14T16:20:48+00:00

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Jedoch ist die AusweisApp2 bald auch für Apple verfügbar.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Welche Geräte werden benötigt um den bitkasten nutzen zu können?2018-05-14T16:19:27+00:00

Um den bitkasten als Empfänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird kein Lesegerät mehr für den Personalausweis benötigt. Zur Identifizierung muss man lediglich den Personalausweis an die Rückseite des Smartphones halten und die Identifizierung über die AusweisApp2 starten.

Besitzt man kein NFC fähiges Smartphone kann man den Personalausweis über ein Lesegerät auslesen und den bitkasten über den PC nutzen.

Wie verwendet man den bitkasten als Empfänger?2018-04-20T11:34:04+00:00

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf zwei Wege auf Ihren bitkasten zuzugreifen:

– Über die Website: www.bitkasten.de. Hier kann sich der Empfänger mit Hilfe des neuen Personalausweises einloggen und seine Post empfangen.
– Aus der AusweisApp2 heraus: Starten Sie hierfür die AusweisApp2. Wählen Sie in dieser den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.