FAQ

FAQ2019-05-15T12:12:44+00:00
Infobadge (Anzeige ungelesene Dokumente) (iOS)2019-11-19T13:30:11+00:00

Bei dem iOS Endgeräten wird auf dem :::bitkasten APP Icon ein roter Kreis mit der Anzahl der ungelesenen Dokumente im Posteingang angezeigt. Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert; Wenn Sie die Berechtigung für Mitteilungen ausgeschaltet haben, wird dies nicht angezeigt. Die Berechtigung muss auf dem Endgerät angeschalten sein.

Infos und Hinweise:

  • Die Aktualisierung des Infobadge ist nur möglich, wenn Sie sich im WLAN eingewählt sind;
  • Der Infobadge wird dann angezeigt bzw. aktualisiert, wenn Sie sich mindestens einmal in der :::bitkasten APP angemeldet haben;
  • Nachdem Sie sich in der :::bitkasten APP abgemeldet haben, wird die Infobadge-Nummer nicht mehr aktualisiert;
  • Wenn Sie die APP allerdings „nur“ beenden, wird die Infobadge-Anzeige weiter aktualisiert;
  • Wenn das Handy neu gestartet wird, wird die Nummer weiter aktualisiert;
Infobadge (Anzeige ungelesene Dokumente) (Android)2019-11-19T13:31:39+00:00

Auf den Android Endgeräten wird auf dem Startbildschirm ein Hinweis in Form eines Banners angezeigt. „Bitte prüfen Sie Ihren Posteingang. Sie haben xx ungelesene Dokumente.“

Kompatible Endgeräte (Beispielhaft):

  • Sony Xperia
  • Samsung Galaxy
  • HTC
  • Huawei P
  • LG
  • Xiaomi
  • Asus
  • Auf dem Weg!
  • APEX
  • NOVA
  • ZUK
  • Oppo (nicht alle Modelle)

Hinweise zu den Versionstypen:

Android 9 up

  • Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert;
  • Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird nur angezeigt, wenn Sie Push-Nachrichten eingestellt haben;
  • Die Berechtigung für Benachrichtigungen muss aktiviert sein;
  • Wenn Sie in den Einstellungen im Mitteilungscenter alle Einstellungen löschen, wird die Nummer nicht mehr angezeigt;
  • Auf manchen Endgeräten wird ein Dot statt eine Nummer angezeigt;

Android 5.0 – 8.0

  • Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird jede Minute oder alle 10, 15 oder 30 Minuten aktualisiert – kann nicht steuert werden;

Android 4.4.x

  • Auf den meisten „älteren“ Endgeräten gibt es keine Unterstützung von Android für die Funktion Infobadge;
Was tun, wenn Probleme mit der :::bitkasten APP auftauchen?2019-11-19T11:04:16+00:00

Bitte setzen Sie sich in diesem Fall direkt mit dem Support in Verbindung und schildern Sie Ihr Problem. Den Support können Sie per E-Mail unter support@bitkasten.de erreichen.

Funktion bitkasten APP Infobadge2019-10-31T10:21:05+00:00

Funktion Infobadge

In der :::bitkasten App wird die Anzahl der ungelesenen Dokumente als Infobadge angezeigt. Es gibt auf den Betriebssystemen Android und IOS allerdings Unterschiede der Darstellung.

:::bitkasten APP Infobadge auf Android

Auf den Android Endgeräten wird auf dem Startbildschirm ein Hinweis in Form eines Banners angezeigt. „Bitte prüfen Sie Ihren Posteingang. Sie haben xx ungelesene Dokumente.“

Auf folgenden Android Endgeräten ist der Infobadge getestet und funktioniert:

    • Sony Xperia
    • Samsung Galaxy
    • HTC
    • Huawei P
    •  LG
    •  Xiaomi
    •  Asus
    • Auf dem Weg!
    • APEX
    • NOVA
    •  ZUK
    • Oppo (nicht alle Modelle)

Einschränkungen Android 9 up

  • die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert;
  • die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird nur angezeigt, wenn Sie Push-Nachrichten eingestellt haben;
  • die Berechtigung für Benachrichtigungen muss aktiviert sein;
  • wenn Sie in den Einstellungen im Mitteilungscenter alle Einstellungen löschen, wird die Nummer nicht mehr angezeigt;
  • auf manchen Endgeräten wird ein Dot statt eine Nummer angezeigt;

Einschränkungen Android 5.0 – 8.0

  • die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird jede Minute oder alle 10, 15 oder 30 Minuten aktualisiert – kann nicht steuert werden;

Einschränkungen Android 4.4.x

  • auf den meisten Endgeräten gibt es keine Unterstützung von Android für die Funktion Infobadge;

:::bitkasten APP Infobadge auf IOS

Auf den IOS Endgeräten wird auf dem Icon der :::bitkasten APP ein roter Kreis mit der Anzahl der ungelesenen Dokumente im Posteingang angezeigt. Die Anzahl der ungelesenen Dokumente wird ca. alle 5 Minuten durch Push aktualisiert; Wenn Sie die Berechtigung für Mitteilungen ausgeschaltet haben, wird dies nicht angezeigt. Die Berechtigung muss auf dem Endgerät angeschalten sein.

Bedingungen Anzeige Infobadge

  • Die Aktualisierung des Infobadge ist nur möglich, wenn Sie sich im WLAN befinden;
  • Der Infobadge wird angezeigt bzw. aktualisiert, wenn Sie sich mindestens einmal angemeldet haben;
  • Nachdem Sie sich in der :::bitkasten APP abgemeldet haben, wird die Nummer nicht mehr aktualisiert;
  • Wenn Sie die APP allerdings „nur“ beenden, wird die Nummer weiter aktualisiert;
  • Wenn das Handy neu gestartet wird, wird die Nummer weiter aktualisiert;
Browser bitkasten Webclient2019-10-31T10:02:41+00:00

Browser :::bitkasten Webclient

Der :::bitkasten Webclient kann unter bitkasten.de bzw. mein.bitkasten.de im Netz aufgerufen werden. Im Sommer 2019 hat der :::bitkasten Webclient ein frisches, modernes Gesicht als auch neue Features erhalten.

Der neue :::bitkasten Webclient wird von allen gängigen Browsern unterstützt, wie zum Beispiel Google CHROME, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Opera. Einzig und allein der Internet Explorer unterstützt den neuen Webclient nicht. Hintergrund ist, dass Microsoft den Browser nicht mehr weiterentwickelt und auch nicht keine Upgrades mehr zur Verfügung stellt.

Verifizierung E-Mail-Adresse Webclient2019-10-31T12:37:59+00:00

Verifizierung E-Mail-Adresse

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten Webclient anmelden, werden Sie im ersten Schritt aufgefordert, eine E-Mail-Adresse zu verifizieren. Diese können Sie für Benachrichtigungen, Weiterleitungen nutzen. Zudem ist die Verifizierung einer E-Mail-Adresse wichtig für den Passwort vergessen Prozess. Sie können die primäre Adresse auch alternativ zu Ihrem Benutzernamen beim Login verwenden.

Vorgehensweise Verifizierung E-Mail-Adresse

  • Klicken Sie auf „Verstanden“
  • Sie werden in die Einstellungen automatisch weitergeleitet
  • Gehen Sie unter Zustellkanäle & Benachrichtigungen
  • Wählen Sie unter „Neuer Zustellkanal“ E-Mail aus
  • Geben Sie der Adresse eine Bezeichnung, wie zum Beispiel „privat“, „beruflich“, „wichtig“, etc.
  • Geben Sie im nächsten Feld die E-Mail-Adresse ein, die Sie verifizieren möchten und klicken Sie auf den grünen Haken rechts
  • Es wird eingeblendet „ausstehende Validierung“
  • Gehen Sie nun in den Posteingang Ihres E-Mail-Accounts (der von Ihnen eingegebenen Mailadresse)
  • Dort finden Sie eine :::bitkasten E-Mail – öffnen Sie diese und kopieren Sie den Validierungscode
  • Wechseln Sie nun wieder zum :::bitkasten und fügen den kopierten Validierungscode in das betreffende Feld ein
  • Klicken Sie auf „Aktivieren“ – jetzt wird Ihre Mailadresse als „Aktiv“ angezeigt
  • Die Meldung mit der Verifizierung wird nun nicht mehr angezeigt

E-Mail-Adresse auf primär setzen

Nachdem die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde können Sie die Adresse mit einem Doppelklick auf den „Aktiv“ Button auf „Primär“ stellen. Nun kann die „neu“ primär gesetzte Adresse für Benachrichtigungen, Weiterleitungen als auch alternativ zum Benutzernamen im Login Prozess genutzt werden und – im Fall der Fälle, falls das Passwort erneut vergessen wird – für den Passwort Prozess genutzt werden.

Posteingang Anträge & Verträge (WebClient)2019-11-19T12:37:07+00:00

Posteingang Anträge & Verträge Webclient

Da die Unterschriftfunktion in dem WebClient nicht möglich ist, empfehlen wir bei Anträgen und Verträgen in die mobile Anwendung, die :::bitkasten APP, zu wechseln.
Filterfunktion Posteingang Dokumente (WebClient)2019-11-19T12:22:28+00:00

Filter Posteingang Dokumente 

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über ein DropDown Menü definieren, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern. Der Filter wird wieder zurückgesetzt, sobald Sie die Sendungsübersicht im Posteingang verlassen.

Filter Posteingang nach ungelesenen Dokumenten

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das Feld „Zeige nur ungelesene
  • In Feld klicken, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter Posteingang nach Dokumententyp

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Typ filtern
  • DropDown Menü öffnen
  • In Feld vor dem gewünschten Dokumententyp klicken
  • Grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter nach Absendern

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Nach Absender
  • DropDown Menü öffnen
  • In Feld vor dem gewünschten Absender klicken, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.
Posteingang Dokumente (WebClient)2019-11-19T12:38:07+00:00

Posteingang Dokumente

Sie finden unter Posteingang Dokumente alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit der Maus anklicken.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar.

Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt (mögliche Folgeprozesse Ausgabe an Druckdienstleister oder Archivierung). Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch automatisches Archivieren „ersetzt“ werden.

Posteingang Dokumente Aktion ausführen

Wenn  Sie sich in der Sendungsansicht befinden, so können Sie unterschiedliche Aktionen ausführen. Oben rechts befinden sich vier Icons mit unterschiedlichen Funktionen dahinter.

Im Standard gibt es die Optionen

  • Dokument herunterladen und analog ausdrucken
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument archivieren (in das persönliche :::bitkasten Archiv verschieben),
  • Dokument löschen.

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen. Sie können den Vorgang auch abbrechen, in dem Sie auf „Zurück zum Posteingang“ klicken.

Posteingang Dokumente weiterleiten

Sie haben die Möglichkeit ein Dokument aus der Sendungsansicht und aus der Sendungsübersicht heraus weiterzuleiten. Aus der Sendungsübersicht heraus gehen Sie bitte wie folgt vor:

Posteingang Dokumente weiterleiten

  • Dokument auswählen
  • Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt
  • Icon für Weiterleiten anklicken
  • Ansicht Zustellkanäle öffnet sich
  • Zustellkanal auswählen (Mehrfachauswahl ist möglich) – speichern
  • Bestätigung PopUp wird angezeigt

Posteingang Dokumente archivieren

  • Dokument oder Dokumente auswählen
  • Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt
  • Icon für archivieren anklicken
  • Ansicht Archivordnerstruktur
  • Zielordner auswählen und speichern
  • Bestätigung PopUp wird angezeigt

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. (Ca. 1.30 – 2 Minuten). Das bzw. die Dokumente werden im Posteingang mit dem Status „Weitergeleitet ins Archiv“ angezeigt. Ist die Archivierung abgeschlossen, so „verschwinden“ diese Dokumente in der Ansicht.

Archiv (Webclient)2019-10-31T09:24:12+00:00

Archiv Webclient

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Archiv Webclient neuen Ordner anlegen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Button Ordner anlegen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Ordner eingeben – ok
  • Neuer Ordner erscheint in Archivansicht

Archiv Webclient neuen Unterordner anlegen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Hauptordner rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Ordner anlegen auswählen
  • Fenster öffnet sich
  • Unterordner hinzufügen zu xx
  • In das Feld Name für neuen Unterordner eingeben – Ordner anlegen anklicken
  • Neuer Unterordner erscheint in Archivansicht

Archiv Webclient Ordner umbenennen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Neben Ordner rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Umbenennen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Ordner eingeben – Umbenennen anklicken
  • Ordner wird mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt

Archiv Webclient Unterordner verschieben

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Verschieben anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken
  • Unterordner wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt

Archiv Webclient Dokument umbenennen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner werden angezeigt
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Umbenennen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Dokument eingeben – Umbenennen anklicken
  • Dokument mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt

Archiv Webclient Dokument verschieben

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Verschieben anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken
  • Dokument wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt

Archiv Webclient Dokument herunterladen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Herunterladen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Dokument als PDF angezeigt und kann nun lokal gespeichert werden
Dokumente archivieren (iOS)2019-11-19T12:23:21+00:00

Dokumente archivieren iOS

Unter diesem Menüpunkt versteckt sich die Funktion Dokumente erfassen. Sie können mit dieser Funktion analoge Dokumente abfotografieren und in Ihrem persönlichen Archiv ablegen.

Dokumente erfassen 

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie unter Dokumente archivieren auf den Button Dokumente erfassen
  • Die Fotofunktion Ihres Smartphones öffnet sich
  • Fotografieren Sie Ihr Dokument ab
  • Es erscheint das Foto mit zwei Icons unten im Bild
  • Der Haken steht für OK und archivieren und der andere für Foto bearbeiten
  • Wenn Sie das Foto im Archiv ablegen möchten, gehen Sie auf OK
  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie dem Ganzen einen Namen geben können – Nach Eingabe OK klicken
  • Sie erhalten im nächsten Schritt Ihre Archivstruktur angezeigt
  • Wählen Sie nun den gewünschten Ordner, in dem das Foto abgelegt werden soll aus und klicken Sie rechts auf den grünen Haken.
  • Sie erhalten eine Meldung, dass das Foto (Dokument) im Archiv erfolgreich abgelegt wurde.
Einstellungen Opt-In und Opt-Out (iOS)2019-11-19T10:39:28+00:00

Einstellungen Opt-In und Opt-Out (iOS)

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Opt-In und Opt-Out

Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Ihnen auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Generell muss der Benutzer für jeden Versender, von dem er digitale Post erhalten möchte, seine Zustimmung bzw. sein Opt-In geben. Unter Einstellungen / Opt-In und Opt-Out sehen Sie alle Versender in Kacheloptik angezeigt, von denen Sie Post digital erhalten können.

Erläuterung Kennzeichnung Versender (generell)

In Form einer Kacheloptik werden Ihnen alle Versender angezeigt. In dem Icon gibt es unterschiedliche Kennzeichnungen:

Status ?

bedeutet, dass Sie noch keine Einwilligung für diesen Versender getätigt haben. Wenn Sie ein Opt-In geben möchten, klicken Sie einfach mit dem Finger auf das Icon und bestätigen Sie die digitale Zustellung mit OK – Der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Status Grüner Haken 

Wenn Ihnen dieses Zeichen angezeigt wird, dann haben Sie die Einwilligung bzw. das Opt-In bereits durchgeführt. Sollten Sie diese widerrufen wollen, dann klicken Sie mit dem Finger auf das Icon und bestätigen Sie den Widerruf mit OK – der Status wechselt auf ein rotes Kreuz und das Icon wird ausgegraut angezeigt.

Status Rotes Kreuz

Wenn Ihnen dieses Zeichen angezeigt wird, dann haben Sie den Widerruf bzw. das Opt-Out bereits durchgeführt. Sollten Sie erneut eine Einwilligung bzw. Opt-In für den Versender geben wollen, dann klicken Sie mit dem Finger auf das Icon und bestätigen Sie die Meldung mit OK – der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Einstellungen Passwort ändern (iOS)2019-11-19T10:39:39+00:00

Einstellungen Passwort ändern 

Sie können Ihr initiales Kennwort, welches Sie für Ihre Erstanmeldung erhalten haben, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Kennwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen umfassen.

Für das Passwort sind folgende Zeichenarten erlaubt:

  • Kleinbuchstaben ( a – z )
  • Großbuchstaben ( A – Z )
  • Ziffern ( 0 – 9 )
  • die Sonderzeichen: ( #$^+=!*()<>{}/%@&?!;:.~_- )
  • Verwenden Sie mindestens ein Zeichen von jeder Zeichenart.

Vorgehensweise Passwort ändern

  • Gehen Sie unter Einstellungen auf Passwort ändern
  • In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.
  • In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Kennwort eingetragen werden.
  • Speichern.
  • Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Kennwort einzugeben.
Einstellungen Benachrichtigungen (iOS)2019-11-19T10:41:05+00:00

Einstellungen Benachrichtigungen iOS

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Dafür ist eine Zieladresse unter Benachrichtigungen zu hinterlegen. Falls Sie dies schon getan haben, klicken Sie bitte in das leere Kästchen – es wird ein grüner Haken gesetzt und der Text ändert sich von „Es werden keine Benachrichtigungen gesendet“ auf „Es werden Benachrichtigungen an Ihre primäre E-Mail-Adresse geschickt“.

Verifizierung E-Mail-Adresse

Wenn Sie noch keine primäre Adresse für die Benachrichtigungen eingerichtet haben, können Sie diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.

Sie erhalten an diese E-Mail-Adresse einen Validierungscode für die Aktivierung der eingegebenen E-Mail-Adresse. Die Aktivierung ist wie folgt durchzuführen:

  • Kopieren Sie den Code aus der E-Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein.
  • Mit dem Finger die Adresse auswählen bis oben „Bearbeiten“ erscheint.
  • Validierung ist auszuwählen.
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann. Jede E-Mail-Adresse ist einem :::bitkasten Account zugeordnet.

E-Mail-Adresse Primär einstellen

Die primäre E-Mail-Adresse kann neben Benachrichtigungen, Weiterleitungen auch alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung im :::bitkasten genutzt werden. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im WebClient durchzuführen. Im WebClient: klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden E-Mail-Adresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Posteingang Anträge & Verträge (iOS)2019-11-19T10:41:39+00:00

Posteingang Anträge & Verträge

(digital ausfüllen und unterschreiben)

Unter Posteingang Anträge & Verträge finden Sie alle Anträge & Verträge, die Ihnen Ihre Versender digital bereitstellen. Diese können Sie in der APP aufrufen, ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Der Rücksendeprozess läuft automatisch. Sie müssen keine Zieladresse eingeben, sondern lediglich auf „Senden“ klicken. Im WebClient ist die Unterschrift-Funktion nicht verfügbar.

Prozess Posteingang Anträge & Verträge

Die :::bitkasten APP stellt einen Antrag/Vertrag PDF Dokument als HTLM5 Formular dar, welches innerhalb der APP digital ausgefüllt, unterschrieben und an den Versender zurückgeschickt werden kann. Nach dem Absenden erhalten Sie einen Hinweis, dass eine Kopie des ausgefüllten Antrags/Vertrags in Ihren Posteingang und in die Zwischenablage Ihres Archivs eingestellt wird.

Filterfunktion Posteingang Dokumente (iOS)2019-11-19T10:42:06+00:00

Filterfunktion Posteingang Dokumente iOS

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über das Icon Filter auswählen, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern.

Filter Posteingang nach Versender

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Filter nach Absender auswählen
  • Auswahl Versender wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Zu dem Filter nach Dokumententyp können Sie zusätzlich einen Filter nach Absender setzen. Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, schieben Sie den grünen Balken nach links (wird auf grau gesetzt).

Filter Posteingang nach Dokumententyp

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Filter nach Dokumententyp auswählen
  • Auswahl wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, schieben Sie den grünen Balken nach links (wird auf grau gesetzt).

Filter Posteingang nach ungelesenen Dokumenten

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Zeige nur ungelesene Dokumente
  • Nach der Auswahl wird automatisch die Anzeige im Posteingang angepasst

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, schieben Sie den grünen Balken nach links (wird auf grau gesetzt).

Filter Posteingang Dokumente (Android)2019-10-31T12:58:00+00:00

Filter Posteingang Dokumente 

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über das Icon Filter auswählen, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern.

Filter nach Versender

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Es wird „Zeige nur ungelesene“ und „Filtern Dokumente“ angezeigt
  • Filter nach Absender auswählen
  • Auswahl Versender wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, entfernen Sie den grünen Haken einfach, indem Sie mit dem Finger auf das Kästchen tippen (wird auf grau gesetzt).

Filter nach Dokumententyp

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Es wird „Zeige nur ungelesene“ und „Filtern Dokumente“ angezeigt
  • Filter nach Typ auswählen
  • Auswahl wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Zu dem Filter nach Dokumententyp können Sie zusätzlich einen Filter nach Absender setzen. Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, entfernen Sie den grünen Haken einfach, indem Sie mit dem Finger auf das Kästchen tippen (wird auf grau gesetzt).

Filter nach ungelesenen Dokumenten

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Es wird „Zeige nur ungelesene“ und „Filtern Dokumente“ angezeigt
  • „Zeige nur ungelesene“ auswählen
  • Nach der Auswahl wird automatisch die Anzeige im Posteingang angepasst

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, entfernen Sie den grünen Haken einfach, indem Sie mit dem Finger auf das Kästchen tippen (wird auf grau gesetzt).

Prozess Passwort vergessen (Android & iOS)2019-11-19T10:46:49+00:00

Passwort vergessen iOS & Android

In der :::bitkasten APP kann das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht zurückgesetzt werden. Dies ist ausschließlich im WebClient durchzuführen:

Passwort vergessen WebClient

Sie können sich als :::bitkasten Nutzer – wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben – über die Funktion auf der Login Seite :::bitkasten ein neues Passwort vergeben. Klicken Sie dafür auf „Sie haben Ihr Passwort vergessen?“ – Sie werden auf eine neue Seite im Browser geleitet. Nachdem Sie Ihre in dem :::bitkasten verifizierte E-Mail-Adresse angegeben haben, klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“. Ihnen wird eine E-Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet (bitte Posteingang prüfen, ggf. SPAM, JUNK Ordner prüfen). In der E-Mail auf Button „Passwort neu setzen“ klicken. Es öffnet sich die Seite, auf der Sie sich Ihr neues Passwort vergeben können. Nach Bestätigen bitte in der Meldung auf „Anmelden“ klicken.

Passwort vergessen – verifizierte E-Mail-Adresse erforderlich

Um ein neues Passwort vergeben zu können, ist eine primäre E-Mail-Adresse erforderlich. Bei der Erstanmeldung im :::bitkasten werden Sie aufgefordert, eine verifizierte E-Mail-Adresse einzurichten. Nachdem Sie auf „Verstanden“ geklickt haben, werden Sie in Ihre Einstellungen weitergeleitet. Bei Erstanmeldung ist der Benutzername als primär eingestellt – diese Adresse gibt es nicht… , dient ausschließlich für die Anmeldung.

Unter „Einstellungen / Zustellkanäle & Benachrichtigungen“ können Sie Ihre persönliche primäre E-Mail-Adresse hinterlegen.

  • · Button „Neuer Zustellkanal“ anklicken
  • · E-Mail auswählen
  • · Namen vergeben (Arbeit / Wichtig / etc.)
  • · E-Mail-Adresse eingeben und auf grünen Haken ganz rechts klicken

Ihnen wird nun angezeigt, dass eine Validierung (Verifizierung) der Adresse ausstehend ist. An die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse wird eine Nachricht mit dem Validierungscode geschickt. In Ihrem E-Mail-Postfach finden Sie die :::bitkasten E-Mail mit dem erforderlichen Code. Dieser ist zu kopieren und in das betreffende Feld im Webclient einzufügen. Anschließend auf „Aktivieren“ klicken. Die Adresse wird nun als „Aktiv“ angezeigt. Nachdem die E-Mail-Adresse erfolgreich verifiziert wurde können Sie die Adresse mit einem Doppelklick auf den „Aktiv“ Button auf „Primär“ stellen.

Nun kann die „neu“ primär gesetzte Adresse für Benachrichtigungen, Weiterleitungen als auch alternativ zum Benutzernamen im Login Prozess genutzt werden und – im Fall der Fälle, falls das Passwort erneut vergessen wird – für den Passwort Prozess genutzt werden. Auf der Login Seite :::bitkasten können Sie nun Ihr neues Kennwort bei der Anmeldung verwenden.

Dokumente archivieren (Android)2019-10-31T12:58:42+00:00

Dokumente archivieren

Unter diesem Menüpunkt versteckt sich die Funktion Dokumente erfassen. Sie können mit dieser Funktion analoge Dokumente abfotografieren und in Ihrem persönlichen Archiv ablegen.

Dokument erfassen und im Archiv ablegen

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie unter Dokumente archivieren auf den Button Dokumente erfassen
  • Die Fotofunktion Ihres Smartphones öffnet sich
  • Fotografieren Sie Ihr Dokument ab
  • Es erscheint das Foto mit zwei Icons unten im Bild
  • Der Haken steht für OK und archivieren und der andere für Foto bearbeiten
  • Wenn Sie das Foto im Archiv ablegen möchten, gehen Sie auf OK
  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie dem Ganzen einen Namen geben können – Nach Eingabe OK klicken
  • Sie erhalten im nächsten Schritt Ihre Archivstruktur angezeigt
  • Wählen Sie nun den gewünschten Ordner, in dem das Foto abgelegt werden soll aus und klicken Sie rechts auf den grünen Haken.
  • Sie erhalten eine Meldung, dass das Foto (Dokument) im Archiv erfolgreich abgelegt wurde.
Archiv (Android)2019-10-31T13:03:02+00:00

Archiv Android 

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Archiv neuen Hauptordner anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt. Tippen Sie Ihren Benutzernamen oben in der Anzeige an. Dann erscheint das PLUS Symbol in Grün.

Unten wird Ihnen die Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Hauptordner anzulegen, klicken Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Ordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Archiv neuen Unterordner anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt.

Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Unterordner anzulegen, klicken Sie im ersten Schritt auf den „Hauptordner“, dem der Unterordner zugeordnet werden soll. Die Symbole in der Leiste werden nun grün angezeigt.

Anschließend gehen Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Unterordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Für den Ordner Zwischenablage kann kein Unterordner angelegt werden.

Archiv Ordner umbenennen

  • Klicken Sie den Ordner an, den Sie umbenennen möchten.
  • Gehen Sie unten in der Leiste auf das Stift Symbol.
  • Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen der bisherige Ordnername angezeigt wird.
  • Diesen löschen und neuen Namen des Ordners eingeben.
  • Dann auf OK klicken – fertig.
  • Ordner wird mit neuem Namen in der Übersicht angezeigt.

Archiv Unterordner verschieben

Nicht nur Dokumente im Archiv lassen sich verschieben, auch Ordner können verschoben werden. Dafür gehen Sie in die Ordnerübersicht in Ihrem Archiv und klicken auf das Stift Symbol rechts oben.

  • Wählen Sie nun den Ordner mit dem Finger aus, den Sie verschieben möchten
  • Klicken Sie in der Leiste unten auf das Kreuz Symbol
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre aktuelle Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den „Platz“ an den Sie den Ordner verschieben möchten und klicken Sie auf den grünen Haken rechts unten in dem Fenster
  • Der Ordner wird nun an seinem „neuen Platz“ in der Ordnerstruktur Ihres Archivs angezeigt.

Archiv Dokument umbenennen

Sie können die archivierten Dokumente individuell umbenennen. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie anschließend oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Gehen Sie für das Umbenennen eines Dokuments im Archivordner wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Stift Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird der aktuelle Dokumentenname angezeigt, welchen Sie einfach aus dem Feld entfernen.
  • Geben Sie bitte den neuen Namen für das Dokument ein und klicken anschließend auf OK.
  • In der Ansicht wird Ihnen nun das neu benannte Dokument angezeigt.

Archiv Dokument verschieben

Sie können die archivierten Dokumente individuell verschieben. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu verschieben, klicken Sie auf das „Kreuz“ Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre aktuelle Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den Ordner, in den das Dokument verschoben werden soll und klicken anschließend auf den grünen Haken rechts unten.
  • Das Dokument verschwindet aus dem Ursprungsordner und ist nun in dem von Ihnen gewählten Ordner verschoben.

Archiv Dokument teilen

Sie können die archivierten Dokumente teilen (auf Device speichern, an Messenger weiterleiten, etc.). Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu teilen, klicken Sie auf das „Teilen“ Symbol ganz rechts in der Leiste und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Teilen Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint eine Auswahl von Möglichkeiten für die Freigabe / das Teilen des Dokuments.
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl – fertig.

Archiv Dokument und Ordner löschen

Um ein Dokument im Archiv zu löschen, gehen Sie in den betreffenden Ordner. Ihnen wird nun der Ordnerinhalt angezeigt. Gehen Sie nun auf das Stiftsymbol rechts oben. Wählen Sie das Dokument bzw. die Datei, die Sie löschen möchten, mit dem Finger aus. Tippen Sie dafür in das leere Kästchen vor dem Dokument / der Datei – grüner Haken wird gesetzt. Klicken Sie nun unten in der Leiste auf das Icon Papierkorb. Bitte bestätigen Sie die Meldung, die Ihnen angezeigt wird, mit JA. Das Dokument / die Datei verschwindet aus dem Archivordner.

Das gleiche Prinzip gilt, wenn Sie einen ganzen Ordner löschen möchten. Gehen Sie dafür in die Archivübersicht. Klicken Sie als Nächstes auf das Stiftsymbol rechts oben und wählen Sie den Ordner, den Sie löschen möchten, mit dem Finger aus. Dieser wird nun orange unterlegt. Klicken Sie nun auf das Icon Papierkorb unten in der Leiste und bestätigen Sie die Meldung, die Ihnen angezeigt wird, mit JA. Der Ordner verschwindet aus der Archivübersicht.

Opt-In und Opt-Out (Android Version)2019-10-01T16:34:52+00:00

Opt-In und Opt-Out (Android)

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Ihnen auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Generell muss der Benutzer für jeden Versender, von dem er digitale Post erhalten möchte, seine Zustimmung bzw. sein Opt-In geben. Unter Einstellungen / Opt-In und Opt-Out sehen Sie alle Versender in Kacheloptik angezeigt, von denen Sie Post digital erhalten können.

Erläuterung Kennzeichnung Versender (generell)

In Form einer Kacheloptik werden Ihnen alle Versender angezeigt. In dem Icon gibt es unterschiedliche Kennzeichnungen:

Status ?

bedeutet, dass Sie noch keine Einwilligung für diesen Versender getätigt haben. Wenn Sie ein Opt-In geben möchten, klicken Sie einfach mit dem Finger auf das Icon und bestätigen Sie die digitale Zustellung mit OK – Der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Status Grüner Haken 

Wenn Ihnen dieses Zeichen angezeigt wird, dann haben Sie die Einwilligung bzw. das Opt-In bereits durchgeführt. Sollten Sie diese widerrufen wollen, dann klicken Sie mit dem Finger auf das Icon und bestätigen Sie den Widerruf mit OK – der Status wechselt auf ein rotes Kreuz und das Icon wird ausgegraut angezeigt.

Status Rotes Kreuz

Wenn Ihnen dieses Zeichen angezeigt wird, dann haben Sie den Widerruf bzw. das Opt-Out bereits durchgeführt. Sollten Sie erneut eine Einwilligung bzw. Opt-In für den Versender geben wollen, dann klicken Sie mit dem Finger auf das Icon und bestätigen Sie die Meldung mit OK – der Status wechselt auf einen grünen Haken.

Benutzername verwalten (Android & iOS)2019-11-19T10:55:31+00:00

Benutzername verwalten iOS & Android

In der :::bitkasten APP kann der Benutzername aus Sicherheitsgründen nicht geändert werden. Wenn Sie diesen ändern möchten, gehen Sie bitte in den :::bitkasten WebClient unter „Einstellungen / Login & Sicherheit“ und vergeben dort den gewünschten Benutzernamen.

Einstellungen Passwort ändern (Android)2019-10-31T12:42:03+00:00

Einstellungen Passwort ändern

Sie können Ihr initiales Kennwort, welches Sie für Ihre Erstanmeldung erhalten haben, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Kennwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen umfassen. Für das Passwort sind folgende Zeichenarten erlaubt:

  • Kleinbuchstaben ( a – z )
  • Großbuchstaben ( A – Z )
  • Ziffern ( 0 – 9 )
  • die Sonderzeichen: ( #$^+=!*()<>{}/%@&?!;:.~_- )
  • Verwenden Sie mindestens ein Zeichen von jeder Zeichenart.

Um das Passwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie unter Einstellungen auf Passwort ändern
  • In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.
  • In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Kennwort eingetragen werden.
  • Speichern.
  • Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Kennwort einzugeben.
Einstellungen Weiterleitungen (Android)2019-10-31T12:44:36+00:00

Einstellungen Weiterleitungen

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. In der mobilen Anwendung des :::bitkasten können Sie E-Mail-Adressen dafür hinterlegen. Im Webclient haben Sie die Möglichkeit, einen Archivordner als Weiterleitung einzurichten.

Einstellungen Weiterleitungen

Sie können für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung) einrichten. Gehen Sie für die unterschiedlichen Möglichkeiten jeweils wie folgt vor:

Weiterleitung Dokumente Standard

  • Gehen Sie auf den Reiter „Weiterleitung“
  • Setzen Sie den Haken bei „Alle Dokumente weiterleiten“ und wählen Sie die Zieladresse für die Weiterleitung aus. Die Zieladresse wird nun mit „grünem Schieber“ angezeigt
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen.

Weiterleitung Dokumente Versenderbezogen

  • Sie können eine Weiterleitung pro Dokumententyp vornehmen.
  • Falls Sie bereits eine Standardweiterleitung (Alle Dokumente weiterleiten) hinterlegt haben, deaktiveren Sie diese vorher, indem Sie unter dem Reiter Weiterleitung den Schieber wieder zurück auf grau setzen (nach links schieben)
  • Gehen Sie auf den Reiter „Versenderbezogene Weiterleitung“.
  • Ganz oben werden Ihnen alle Versender, von denen Sie Post digital erhalten in Kachelform angezeigt.
  • Wählen Sie den betreffenden Versender aus, in dem Sie auf die Kachel klicken.
  • In der Dokumententyp Übersicht können Sie mit dem grünen Haken die Aktion aktivieren und die Zieladresse auswählen.
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.
Einstellungen Benachrichtigungen (Android)2019-10-31T12:46:27+00:00

Einstellungen Benachrichtigungen 

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Dafür ist eine Zieladresse unter Benachrichtigungen zu hinterlegen. Falls Sie dies schon getan haben, klicken Sie bitte in das leere Kästchen – es wird ein grüner Haken gesetzt und der Text ändert sich von „Es werden keine Benachrichtigungen gesendet“ auf „Es werden Benachrichtigungen an Ihre primäre E-Mail-Adresse geschickt“.

Verifizierung E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen

Wenn Sie noch keine Zieladresse für die Benachrichtigungen eingerichtet haben, können Sie diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.

Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode für die Aktivierung der eingegebenen Mailadresse. Die Aktivierung ist wie folgt durchzuführen:

  • Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein.
  • Mit dem Finger die Adresse auswählen bis oben „Bearbeiten“ erscheint.
  • Validierung ist auszuwählen.
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Posteingang Anträge & Verträge (Android)2019-11-19T10:55:20+00:00

Posteingang Anträge & Verträge 

Unter Posteingang Anträge & Verträge finden Sie alle Anträge & Verträge, die Ihnen Ihre Versender digital bereitstellen. Diese können Sie in der APP aufrufen, ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Der Rücksendeprozess läuft automatisch. Sie müssen keine Zieladresse eingeben, sondern lediglich auf „Senden“ klicken.

Im Webclient ist die Unterschrift-Funktion nicht verfügbar. Hier wird ein Wechsel in die mobile Anwendung empfohlen.

Prozess Posteingang Anträge & Verträge

Die :::bitkasten APP stellt einen Antrag/Vertrag PDF Dokument als HTLM5 Formular dar, welches innerhalb der APP digital ausgefüllt, unterschrieben und an den Versender zurückgeschickt werden kann. Nach dem Absenden erhalten Sie einen Hinweis, dass eine Kopie des ausgefüllten Antrags/Vertrags in Ihren Posteingang und in die Zwischenablage Ihres Archivs eingestellt wird.

Posteingang Dokumente (Android)2019-10-31T12:54:47+00:00

Posteingang Dokumente

Sie finden im Untermenü „Dokumente“ im Posteingang alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit dem Finger antippen.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar. Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt. Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch ein automatisches Archivieren ersetzt werden.

Posteingang Dokumente Aktion auswählen

Wenn Sie den Finger länger auf dem Dokument gedrückt halten, so erscheint oben die Anzeige „Aktion auswählen“. Die Optionen sind identisch zur IOS Version. Wenn Sie das Dokument öffnen möchten, dann gehen Sie neben „Aktion auswählen“ auf die drei Punkte – es wird „Öffnen“ eingeblendet – klicken Sie darauf.

Im Standard gibt es die Optionen

  • Archiv
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument exportieren (z. B. in ein persönliches Verzeichnis oder direkt auf dem PC speichern),
  • Dokument löschen.

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen. Wenn Sie keine Option wählen möchten, gehen Sie auf Abbrechen.

Posteingang Dokument weiterleiten

  • Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, halten Sie den Finger länger auf dem Dokument gedrückt.
  • Es erscheint oben die Anzeige „Aktion auswählen“.
  • Wählen Sie Dokument weiterleiten aus.
  • Es werden Ihnen nun alle von Ihnen hinterlegte Zustellkanäle angezeigt (E-Mail-Adressen / Zielordner Archiv). Treffen Sie hier Ihre Auswahl.
  • Ist das Dokument weitergeleitet, so erhalten Sie hierzu eine Bestätigung angezeigt. Bestätigen Sie diese mit OK.

Posteingang Dokument archivieren

  • Um ein Dokument oder mehrere zugleich im Archiv abzulegen, klicken Sie auf das Stift Symbol oben rechts.
  • Es erscheinen unten zwei Buttons – Alle markieren und Archivieren.
  • Klicken Sie das / die betreffende(n) Dokument(e) an und klicken Sie anschließend auf Archivieren.
  • Es erscheint eine Anzeige der Ordnerstruktur in Ihrem Archiv (falls vorhanden).
  • Wenn Sie noch keine Ordnerstruktur im Archiv angelegt haben, können Sie einen Ordner mit dem „+“ Zeichen in dem Fenster anlegen. Wenn Sie auf das + geklickt haben, erscheint ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Ordners eingeben und anschließend auf OK klicken.
  • Wählen Sie nun den Zielordner aus und klicken auf den grünen Haken ganz rechts.

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Sie erhalten eine Infomeldung „Archivierung der Datei(en) wird ausgeführt und ist in wenigen Minuten abgeschlossen“. Es kann einen Augenblick dauern (ca. 2 Minuten), bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. Alternativ können Sie die Archivierung von Dokumenten auch über die Funktion „Aktion auswählen“ durchführen.

Posteingang Dokument exportieren

  • Um ein Dokument zu exportieren, klicken Sie mit dem Finger etwas länger auf das Dokument
  • Es erscheint „Aktion auswählen“ – klicken Sie dies bitte mit dem Finger an
  • Klicken Sie nun auf Dokument exportieren.
  • Ihnen wird nun ein Fenster Freigabe mit einer Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook oder OneDrive).
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl bzw. Ihren Speicherort. Fertig.
Posteingang Dokumente (iOS)2019-11-19T10:50:10+00:00

Posteingang Dokumente iOS

Sie finden in Ihrem Posteingang alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit dem Finger antippen.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar. Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt. Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch eine automatische Archivierung ersetzt werden.

Posteingang Dokumente Aktion auswählen

Schieben Sie mit dem Finger das Dokument nach links, um die Auswahl Öffnen und Aktion auswählen zu erhalten.

Im Standard gibt es die Optionen:

  • Löschen
  • Archiv (Dokument im persönlichen Archiv ablegen)
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument exportieren (auf Device, Dropbox, etc.)

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen.

Wenn Sie das Dokument „nur“ anschauen möchten, gehen Sie auf „Öffnen“.

Posteingang Dokumente weiterleiten 

  • Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, wischen Sie mit dem Finger nach links.
  • Es erscheint die Anzeige mit „Aktion auswählen“. Klicken Sie darauf.
  • Wählen Sie Dokument weiterleiten aus.
  • Es wird Ihnen nun alle von Ihnen hinterlegte Zustellkanäle angezeigt. Treffen Sie hier Ihre Auswahl.
  • Ist das Dokument weitergeleitet, so erhalten Sie hierzu eine Bestätigung angezeigt.

Posteingang Dokumente archivieren

  • Um ein Dokument oder mehrere zugleich im Archiv abzulegen, klicken Sie auf das Stift Symbol oben rechts.
  • Es erscheinen unten zwei Buttons – Alle markieren und Archivieren.
  • Klicken Sie das / die betreffende(n) Dokument(e) an und klicken Sie anschließend auf Archivieren.
  • Es erscheint eine Anzeige der Ordnerstruktur in Ihrem Archiv (falls vorhanden).
  • Wählen Sie nun den Zielordner aus und klicken auf den grünen Haken.

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. Alternativ können Sie die Archivierung auch über die Funktion „Aktion auswählen“ durchführen.

Posteingang Dokumente exportieren

  • Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, wischen Sie mit dem Finger nach links.
  • Es erscheint die Anzeige mit „Aktion auswählen“. Klicken Sie darauf.
  • Klicken Sie nun auf „Dokument exportieren„.
  • Ihnen wird nun eine Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook oder OneDrive).
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl bzw. Ihren Speicherort. Fertig.

Posteingang Dokumente löschen

  • Um ein Dokument im Posteingang zu löschen, wischen Sie mit dem Finger nach links.
  • Es erscheint die Anzeige mit „Aktion auswählen“. Klicken Sie darauf.
  • Klicken Sie nun auf „Löschen„.
  • Fertig.
Einstellungen Weiterleitungen (iOS)2019-11-19T10:51:41+00:00

Einstellungen Weiterleitungen (IOS)

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung können Sie unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die E-Mail-Adresse als „Inaktiv“ angezeigt.
  • Sie erhalten an diese E-Mail-Adresse einen Validierungscode.
  • Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“.
  • Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen. Kopieren Sie den Validierungscode aus der E-Mail.
  • Mit dem Finger die betreffende Adresse auswählen und nach links mit dem Finger wischen
  • Klicken Sie nun auf „Bearbeiten
  • Sie erhalten eine Auswahl (Löschen / Validierung / Abbrechen)
  • Validierung ist auszuwählen
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Möglichkeiten Weiterleitungen

Sie können die aktivierte Mailadresse nun für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung).

Gehen Sie für die unterschiedlichen Möglichkeiten jeweils wie folgt vor:

Weiterleitung Dokumente Standard

  • Gehen Sie auf den Reiter „Weiterleitung“
  • Setzen Sie den Haken bei „Alle Dokumente weiterleiten“ und wählen Sie die Zieladresse für die Weiterleitung aus. Die Zieladresse wird nun mit „grünem Schieber“ angezeigt
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.

Weiterleitung Dokumente Versenderbezogen

  • Sie können eine Weiterleitung pro Dokumententyp vornehmen.
  • Gehen Sie auf den Reiter „Versenderbezogene Weiterleitung“.
  • Ganz oben werden Ihnen alle Versender, von denen Sie Post digital erhalten in Kachelform angezeigt.
  • Wählen Sie den betreffenden Versender aus, in dem Sie auf die Kachel klicken.
  • In der Dokumententyp Übersicht können Sie mit dem grünen Haken die Aktion aktivieren und die Zieladresse auswählen.
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.
Archiv (iOS)2019-11-19T10:52:40+00:00

Archiv iOS

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Archiv neuen Hauptordner anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt. Tippen Sie Ihren Benutzernamen oben in der Anzeige an. Dann erscheint das PLUS Symbol in Grün.

Unten wird Ihnen die Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Hauptordner anzulegen, klicken Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Ordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Archiv neuen Unterordner anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol

Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Unterordner anzulegen, klicken Sie im ersten Schritt auf den „Hauptordner“, dem der Unterordner zugeordnet werden soll.

Anschließend gehen Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Unterordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Archiv Ordner umbenennen 

Sie können die Ordner im Archiv dividuell umbenennen. Dafür klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner auswählen,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner löschen

Um einen Ordner umzubenennen, klicken Sie auf das Stift Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das Stift Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem steht der bisherige Name des Ordners, welchen Sie einfach löschen können.
  • Geben Sie bitte den neuen Namen für den Ordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • In der Ansicht wird Ihnen nun der neu benannte Ordner angezeigt.

Archiv Unterordner verschieben

Dafür gehen Sie in die Ordnerübersicht in Ihrem Archiv und klicken auf das Stift Symbol rechts oben.

  • Wählen Sie nun den Ordner mit dem Finger aus, den Sie verschieben möchten
  • Klicken Sie in der Leiste unten auf das Kreuz Symbol
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre aktuelle Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den „Platz“ an den Sie den Ordner verschieben möchten und klicken Sie auf den grünen Haken rechts unten in dem Fenster
  • Der Ordner wird nun an seinem „neuen Platz“ in der Ordnerstruktur Ihres Archivs angezeigt.

Archiv Dokument umbenennen

Sie können die archivierten Dokumente individuell umbenennen. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument umzubenennen, klicken Sie auf das Stift Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Stift Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem steht der bisherige Name des Dokuments, welchen Sie einfach löschen können.
  • Geben Sie bitte den neuen Namen für das Dokument ein und klicken anschließend auf OK.
  • In der Ansicht wird Ihnen nun das neu benannte Dokument angezeigt.

Klicken Sie nun den Ordner an, den Sie umbenennen möchten und gehen Sie unten in der Leiste auf das Stift Symbol. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen der bisherige Ordnername angezeigt wird. Diesen löschen und neuen Namen des Ordners eingeben. Dann auf OK klicken – fertig.

Der Ordner wird mit neuem Namen in der Übersicht angezeigt.

Archiv Dokument verschieben

Sie können die archivierten Dokumente individuell verschieben. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu verschieben, klicken Sie auf das „Kreuz“ Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den Ordner, in den das Dokument verschoben werden soll und klicken anschließend auf den grünen Haken rechts unten.
  • Das Dokument verschwindet aus dem Ursprungsordner und ist nun in dem von Ihnen gewählten Ordner verschoben.

Nicht nur Dokumente im Archiv lassen sich verschieben, auch Ordner können verschoben werden. Dafür gehen Sie in die Ordnerübersicht in Ihrem Archiv und klicken auf das Stift Symbol rechts oben.

  • Wählen Sie nun den Ordner mit dem Finger aus, den Sie verschieben möchten
  • Klicken Sie in der Leiste unten auf das Kreuz Symbol
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre aktuelle Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den „Platz“ an den Sie den Ordner verschieben möchten und klicken Sie auf den grünen Haken rechts unten in dem Fenster
  • Der Ordner wird nun an seinem „neuen Platz“ in der Ordnerstruktur Ihres Archivs angezeigt.

Archiv Dokument teilen

Sie können die archivierten Dokumente teilen (auf Device speichern, an Messenger weiterleiten, etc.). Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu teilen, klicken Sie auf das „Teilen“ Symbol ganz rechts in der Leiste und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Teilen Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint eine Auswahl von Möglichkeiten für die Freigabe / das Teilen des Dokuments.
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl – fertig.

Archiv Dokument und Ordner löschen

Um ein Dokument im Archiv zu löschen, gehen Sie in den betreffenden Ordner. Ihnen wird nun der Ordnerinhalt angezeigt. Gehen Sie nun auf das Stiftsymbol rechts oben. Wählen Sie das Dokument bzw. die Datei, die Sie löschen möchten, mit dem Finger aus. Tippen Sie dafür in das leere Kästchen vor dem Dokument / der Datei – grüner Haken wird gesetzt. Klicken Sie nun unten in der Leiste auf das Icon Papierkorb. Bitte bestätigen Sie die Meldung, die Ihnen angezeigt wird, mit JA. Das Dokument / die Datei verschwindet aus dem Archivordner.

Das gleiche Prinzip gilt, wenn Sie einen ganzen Ordner löschen möchten. Gehen Sie dafür in die Archivübersicht. Klicken Sie als Nächstes auf das Stiftsymbol rechts oben und wählen Sie den Ordner, den Sie löschen möchten, mit dem Finger aus. Dieser wird nun orange unterlegt. Klicken Sie nun auf das Icon Papierkorb unten in der Leiste und bestätigen Sie die Meldung, die Ihnen angezeigt wird, mit JA. Der Ordner verschwindet aus der Archivübersicht.

Einstellungen Opt-In und Opt-Out (WebClient)2019-11-19T10:53:00+00:00

Einstellungen Opt-In und Opt-Out 

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Das Opt-In kann jederzeit widerrufen werden. Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Opt-in und Opt-out und klicken Sie auf „Ändern“. Sie werden gefragt, ob Sie die Zustellung :::bitkasten wirklich widerrufen möchten – in dem Fall bestätigen Sie den Widerruf mit OK.

Prozess Opt-In und Opt-Out

Der Opt-In und Opt-Out Prozess kann von Versender zu Versender unterschiedlich sein. Es gibt Versender, die auf eine schriftliche Einwilligung bestehen und dafür ein Formular bereitstellen. Dieses ist von Ihnen auszufüllen und an den Versender zurückzusenden. Manch andere bestehen nicht auf solch einen Prozess.

Opt-In und Opt-Out Status Erläuterung

Nicht definiert = Hier ist noch etwas zu tun. Sie haben für diesen Versender noch kein Opt-In gegeben. Klicken Sie auf den Button „Ändern“. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Danach wechselt der Status von Nicht definiert auf Eingewilligt.

Eingewilligt = Sie haben Ihr Opt-In bereits gegeben und haben vollständigen Zugriff auf alle Services und Funktionen, die dieser Versender für Sie bereitgestellt hat. Sie können jederzeit Ihr Opt-In widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich widerrufen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Widerrufserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Widerrufen = Sie haben Ihr Opt-Out für diesen Versender gegeben und erhalten keine digitale Post mehr. Sie können jederzeit Ihr Opt-Out widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Hier können Sie erneut für den Versender Ihr Opt-In geben, in dem Sie den Button „Ändern“ anklicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken.Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Einstellungen Weiterleitung (WebClient)2019-11-19T10:54:47+00:00

Einstellungen Weiterleitung 

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung können Sie unter „Einstellungen / Benachrichtigungen“ hinterlegen.

Vorgehensweise Einstellung Weiterleitung

  1. Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere E-Mail-Adressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese E-Mail-Adresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mail-Adresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann. Jede E-Mail-Adresse ist einem :::bitkasten Account zugeordnet.

Die primäre E-Mail-Adresse kann alternativ zum Benutzernamen bei der Anmeldung im :::bitkasten genutzt werden. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden E-Mail-Adresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Einstellungen Weiterleitung Standard

Der Begriff „Standardweiterleitung“ steht für eine Weiterleitung aller Dokumente an nur eine Zieladresse. Eine individuelle Weiterleitung von bestimmten Dokumententypen oder von Dokumenten eines bestimmten Versenders ist unter Versenderbezogene Weiterleitung einzurichten.

Für das Einrichten einer Standardweiterleitung gehen Sie unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen Sie wie folgt vor:

  • Schieber nach rechts für „Alle Dokumente weiterleiten
  • Zieladresse ist im DropDown Menü in der Mitte auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen.

Einstellungen Weiterleitung Versenderbezogen

Um diese Form der Weiterleitung einzurichten, ist es wichtig, dass eine Standardweiterleitung – falls eine von Ihnen eingerichtet wurde – deaktivert wird. Klicken Sie dafür einfach rechts auf den grünen Schieber unter Weiterleitung. Der Schieber wird auf grau gesetzt, somit ist die Standardweiterleitung deaktiviert und  Sie können nun die Versenderbezogene Weiterleitung einrichten.

Gehen Sie dafür unter „Einstellungen / Weiterleitungen“ und gehen Sie für die Einrichtung wie folgt vor:

  • Kachel Versender anklicken
  • Liste aller Dokumententypen wird angezeigt
  • Schieber hinter dem Dokumententyp nach rechts schieben
  • Hinweis Standardweiterleitung ist ausgeschalten wird eingeblendet
  • Zieladresse ist im Dropdown Menü in der Mitte auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber kann wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung dieses Versenders oder des Dokumententyps rückgängig zu machen
Einstellungen Zustellkanäle & Benachrichtigungen (WebClient)2019-11-19T10:56:40+00:00

Einstellungen Zustellkanäle & Benachrichtigungen

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Die Zieladresse für die Benachrichtigungen können Sie unter Einstellungen/Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. Die primäre Zieladresse kann sowohl für Benachrichtigungen als auch für Weiterleitungen verwendet werden.

Vorgehensweise Zustellkanal E-Mail einrichten

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Kopieren Sie den Code aus der Mail und fügen Sie diesen in das Feld ein
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Vorgehenweise Zustellkanal Archiv einrichten

  1. „Neuer Zustellkanal“ Archiv auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Archivordner als Zustellkanal angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. Verzeichnis auswählen
  4. Ihre Ordnerstruktur im Archiv wird eingeblendet
  5. Zielordner auswählen
  6. Mit grünem Haken bestätigen

Einstellungen Benachrichtigungen

An die primäre E-Mail-Adresse können nun Benachrichtigungen geschickt werden, sobald ein neues Dokument eingeht. Klicken Sie dafür auf den grauen Schieber (Sie bekommen keine Benachrichtigungen). Der Schieber wechselt auf die Farbe grün und der Status „Sie bekommen Benachrichtigungen“ wird nun angezeigt.

Ist die :::bitkasten APP mandantenfähig?2019-11-19T11:06:05+00:00

Ja, die :::bitkasten APP ist mandantenfähig. Mit dem Versender wird ein Onboarding Prozess vereinbart. Diesen müssen Kunden oder Mitarbeiter durchlaufen, um die vom Versender bereitgestellten Services in der :::bitkasten APP nutzen zu können. Scheidet ein Mitarbeiter beispielsweise aus dem Unternehmen aus, so hat er zukünftig keinen Zugriff mehr auf die (Extra) Services seines Arbeitgebers auf der :::bitkasten APP. Er kann aber weiterhin seinen :::bitkasten mit der Basic Services kostenlos nutzen.

Wer kann die :::bitkasten APP nutzen?2019-11-19T10:58:22+00:00

Die :::bitkasten APP kann kostenlos von jedem Interessenten, Kunden oder Arbeitnehmer genutzt werden. Eine einmalige Registrierung ist erforderlich. Mit der Nutzung der :::bitkasten APP stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien zu.

Die :::bitkasten APP kann kostenlos im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen werden. Die mobile Anwendung ist sowohl auf Android und auf iOS Betriebssystem verfügbar.

Wie können Versender digitale Services über die :::bitkasten APP bereitstellen?2019-11-19T11:03:14+00:00

Es gibt die Standardfunktionen / Basic Services in der :::bitkasten APP, die jedem Empfänger zur Verfügung stehen. Möchte ein Versender weitere (Professional) Services anbieten, so können diese binnen kurzer Zeit in die Anwendung integriert werden.

Weitere Services können sein:

  • Anträge und Verträge digital unterzeichnen lassen
  • AU-Bescheinigungen hochladen
  • Mitarbeiterausweis beantragen
  • Tutorials, Schulungen digital bereitstellen
  • Urlaubsanträge digital abwickeln
  • Zeitkonto
  • Mitarbeiterbewertung / Vorgesetztenbewertung
  • Umfragen
  • uvm.

Bei Formularen, die der Empfänger bearbeiten und zurücksenden kann, ist es maßgeblich eine Zieladresse oder ein Zielsystem zu hinterlegen. Es kann sich hier nicht nur um eine Sammeladresse handeln, sondern um ein Zielsystem, welches mit den eingesendeten Informationen „gefüttert“ wird. Manuelle Eingaben können dadurch drastisch reduziert werden.

Wie aktualisiert man die :::bitkasten APP?2019-11-19T11:04:48+00:00

Wir empfehlen Ihnen, die App immer auf die neuste Version zu aktualisieren, damit der volle Funktionsumfang zu jeder Zeit gewährleistet ist. Am besten aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Mobilfunkgerätes die automatischen Updates.

Wie sicher ist die :::bitkasten APP?2019-11-19T11:09:49+00:00

Wir sorgen für Sicherheit! Die Registrierung erfolgt über eine Zweifaktoren-Authentifizierung oder über den neuen Personalausweis (mit Online-Ausweisfunktion). Da Ihnen digitale Post, sprich hochsensible Daten im :::bitkasten bereitgestellt werden, setzen wir auf die höchsten Sicherheitsstandards, welche beide Methoden erfüllen.

Welche Funktionen bietet die :::bitkasten APP?2019-11-19T11:13:09+00:00

Die :::bitkasten APP ist die mobile Version des :::bitkasten WebClients.
Die Basic Services der :::bitkasten APP im Überblick:

  • Posteingang
    Dokumente
    Anträge & Verträge (die Unterschriftfunktion ist NUR in der APP verfügbar.)
  • Archiv
    Zukünftig wird jedem Empfänger ein persönliches, lebenslang verfügbares Archiv zur Verfügung gestellt. In das kann der Empfänger jegliche Dokumente, die er von Versendern erhalten hat, ablegen. Der Speicherplatz ist auf 500 MB begrenzt, kann aber jederzeit erweitert werden. Die Kosten dafür werden dem Empfänger in Rechnung gestellt.
  • Einstellungen
    Wie im WebClient können Sie Ihre Zustellregeln, Benachrichtigungen und Weiterleitungen einstellen, verwalten und jederzeit ändern. Zudem finden Sie hier die Funktion Passwort ändern.
  • Informationen
    Darunter sind Informationen rund um das Handling der :::bitkasten APP hinterlegt.

Hier handelt es sich um Standardfunktionen / Basic Services der :::bitkasten APP. Jeder Versender, der die :::bitkasten APP seinen Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchte, kann den :::bitkasten Professional mit individuelle Services anbieten.

Gerade im HR Bereich sind digitale Services wie:

  • AU-Bescheinigung hochladen
  • Urlaubsantrag stellen
  • Arbeitsverträge digital unterzeichnen und zurücksenden

sehr gefragt und können einfach in die mobile Anwendung als Funktion integriert werden.

Welche Sendungsarten können über die :::bitkasten brieffabrik versendet werden?2019-11-19T11:24:35+00:00

Über die :::bitkasten brieffabrik können einzelne Briefe oder Serienbriefe aus Word heraus versendet werden. PDF Dateien kann die :::bitkasten brieffabrik ebenfalls verarbeiten. Grundsätzlich ist es wichtig, dass das Adressfeld der Briefsendungen ausgelesen werden kann.

Wie kann ein Versender die :::bitkasten brieffabrik nutzen?2018-11-29T16:23:30+00:00

Die :::bitkasten brieffabrik ist eine innovative und eine andere Form von Web2Print. Briefe können digital zugestellt werden, sowie auch klassisch auf dem Postweg. Um die :::bitkasten brieffabrik nutzen zu können, ist im ersten Schritt der Download des Druckertreibers notwendig, der kostenfrei auf der www.output.ag Website zur Verfügung steht. Nach erfolgreicher Installation kann die :::bitkasten brieffabrik direkt als Druckertreiber ausgewählt werden.

Briefe können direkt aus MS Office Anwendungen über den Druckertreiber hochgeladen werden. Im Anschluss müssen die Zustellkriterien, wie zum Beispiel Farbe, Duplex/Simplex, Kuvertgröße und Vorhaltezeit definiert werden. Aktuell ist die Bezahlung per Kreditkarte oder bei größeren Volumina auf Rechnung möglich. Sind alle Daten eingegeben, muss die Sendung nur noch abgeschickt werden – fertig.

Warum sollten Versender auf den digitalen Briefkasten umsteigen?2018-05-08T23:06:45+00:00

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Hierdurch wird das Handling sehr umständlich, da der Empfänger sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine monatliche Post abzurufen.

Da der bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Alle Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Dies Tatsache reduziert den Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So stellt man sicher, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Gibt es auch eine :::bitkasten APP?2019-11-19T11:15:58+00:00

Die :::bitkasten APP kann kostenfrei im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen  werden. Die mobile Anwendung soll es dem Empfänger noch viel einfacher machen, auf seine Dokumente zuzugreifen. Über sein Smartphone kann er seine Post abrufen und verwalten. Aber nicht nur der Empfänger wird von der Lösung profitieren, auch der Versender kann die :::bitkasten APP als Kommunikationsweg nutzen.

Was ist die :::bitkasten brieffabrik?2019-11-19T11:16:21+00:00

Hierbei handelt es sich um ein Add-On für Microsoft Office Anwendungen. Die Datei kann auf der Website www.output.ag heruntergeladen werden. Die Installation dauert nur wenige Minuten. Nach Installation des Add-Ons kann die :::bitkasten brieffabrik als Druckertreiber ausgewählt werden. Auf diese Weise können Dokumente dann direkt aus MS Office Anwendungen, wie zum Beispiel Word, digital versendet werden.

Der Empfänger hat keinen :::bitkasten – was passiert mit den Briefen?2019-11-19T11:16:52+00:00

Der Versender muss keine Datentrennung vornehmen, sondern stellt alle Daten in den :::bitkasten ein. Hat der Empfänger keinen :::bitkasten und ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese nach der vom Versender definierten Vorhaltezeit auf klassischem Weg per Post zugestellt.

Für welche Empfänger ist der :::bitkasten geeignet?2019-11-19T11:18:26+00:00

Jeder, der im Besitz eines neuen Personalausweises, elektronischem Aufenthaltstitel oder eID-Karte mit aktiviertem Chip ist, kann mit Hilfe der Meldeadresse über den :::bitkasten Post empfangen. Eine Registrierung mit der Zweifaktoren-Authentifizierung ist auch möglich.

Wie funktioniert das Konzept digitaler Briefkasten?2019-11-19T11:21:28+00:00

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens :::bitkasten können Versender Briefsendungen wie gewohnt an die Postadresse des Empfängers versenden. Es wird hierfür keine E-Mail-Adresse o.ä. benötigt. Der Versand findet dennoch digital statt.

Der Empfänger kann über eine mobile Anwendung – den :::bitkasten  seine Post problemlos über einen PC, ein Tablet oder über ein Smartphone empfangen und abrufen. Alles, was er benötigt, ist ein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, ein NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone.

Für welche Versender ist der :::bitkasten geeignet?2019-11-19T11:24:00+00:00

Jeder kann Post über den :::bitkasten versenden.

Privatpersonen, Klein- oder Großunternehmen können über die :::bitkasten brieffabrik, ein ready-to-use-Add-On, Briefe direkt aus MS Office Anwendungen heraus in den :::bitkasten einstellen.

Für Große Unternehmen mit einem hohen Briefvolumen können individuelle Schnittstellenlösungen geschaffen werden, um die Daten in den :::bitkasten einzustellen. Somit haben die Empfänger die Möglichkeit die Briefe in kürzeste Zeit digital erhalten und abzuholen.

Ist der :::bitkasten nicht auch ein weiteres Portal im Netz?2019-11-19T11:26:27+00:00

Ganz klar gesagt – NEIN, ist es nicht. Der große Vorteil des :::bitkasten liegt darin, dass er offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Der :::bitkasten Plattformlösung transferiert das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand ins digitale Zeitalter.

Jeder Versender kann dem Empfänger Post über den :::bitkasten zukommen lassen. Alle Post landet im gleichen digitalen Postfach. Der große Vorteil für den Empfänger liegt dann darin, dass er ganz einfach mit Hilfe seines Personalausweises und eines Smartphones, Tablets oder PCs Zugriff auf seinen digitalen Briefkasten hat. Auf diese Weise braucht er nur einen „Schlüssel“ um an all seine Post zu kommen und nicht wie bei Portalen viele verschiedene Benutzernamen und Logins.

Was ist der Unterschied zwischen dem :::bitkasten und anderen Lösungen wie zum Beispiel E-Mail?2019-11-19T11:27:49+00:00

E-Mail-Versand
Möchte der Versender den E-Mail-Versand nutzen, so muss er vorher die aktuelle E-Mail-Adresse des Empfängers in Erfahrung bringen und sich sein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der durchaus „flüchtigen“ E-Mail-Adresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann letztendlich beim Empfänger ankommt, ist nicht sichergestellt. Ein weiterer Aufwand: Jegliche Erzeugung von Ausgangspost ist zu trennen – in eine elektronische Versanddatei und eine Druckdatei für den analogen Versand.

:::bitkasten
Beim :::bitkasten sieht der Aufwand ganz anders aus. Der Versender nutzt nur die bereits vorhandene Druckdatei, um die Daten in den :::bitkasten hochzuladen. Weiterer Aufwand entsteht für ihn nicht. Er muss seine Ausgangspost nicht nach analog oder digital trennen. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Versender nicht einholen, da die Zustellung über die Postadresse des Empfängers erfolgt. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und falls der Empfänger seine Post im :::bitkasten nicht abholt, so wird diese ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt.

Welche Kosten fallen für den Versand über den :::bitkasten an?2019-11-19T11:28:34+00:00

Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der :::output.ag portooptimiert versendet werden.

Wie lange bleibt ein Dokument im :::bitkasten stehen?2019-11-19T11:29:25+00:00

Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im :::bitkasten zum abholen verfügbar ist. Die Angabe der Vorhaltezeit kann er beim Versand definieren. Ist diese für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.

Welchen Aufwand müssen Versender betreiben, um den :::bitkasten zu integrieren?2019-11-19T11:31:35+00:00

Der Versender kann den :::bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den :::bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht.

Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung. Für den Versand von Einzeldokumenten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die :::bitkasten brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.

Kann der Empfänger seine Post archivieren?2019-11-19T11:53:49+00:00

Nach dem Erhalt und Öffnen eines Dokuments muss der Empfänger eine Aktion auswählen. Er kann das Dokument herunterladen, weiterleiten oder drucken. Nach Ausführung der Aktion wird das Dokument im :::bitkasten entfernt. Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des :::bitkasten Archivs, so kann die komplette Post direkt dort archiviert werden (auf Wunsch auch automatisiert).

Wird der Empfänger darüber benachrichtigt, wenn „neue“ Post in seinem :::bitkasten landet?2019-11-19T11:54:32+00:00

Der Empfänger Benachrichtigungen per E-Mail selbst und ganz individuell einstellen – vorausgesetzt er hat sich registriert und sich ein :::bitkasten Konto angelegt. Unter „Zustelloptionen“ kann er diese entsprechend hinterlegen.

Was passiert, wenn der Empfänger seinen neuen Personalausweis verloren hat oder er gestohlen wurde?2019-11-19T11:55:30+00:00

Ein verloren gegangener oder gestohlener Ausweis wird auf eine Sperrliste der Bundesdruckerei gesetzt. Sobald der Ausweis auf dieser Liste steht, kann keiner auf die Post bzw. das :::bitkasten Konto des Empfängers zugreifen. Dieses wird von uns gesperrt. Ein Ausdruck und ein klassischer Versand der Post erfolgt trotzdem.
Hat der Empfänger seinen neuen Personalausweis beantragt und erhalten, registriert er sich einfach damit neu auf unserem Portal mein.bitkasten.de.

Muss man als Empfänger besondere Kenntnisse haben, um den :::bitkasten nutzen zu können?2019-11-19T11:55:49+00:00

Nein, der :::bitkasten ist selbsterklärend. Durch die einfache Menüführung wird der Empfänger Schritt für Schritt durch seinen persönlichen elektronischen Briefkasten geführt. Natürlich gibt es aber auch die Möglichkeit über die Hilfe- oder Chatfunktion auf Hilfe zuzugreifen. Wir helfen bei Fragen gerne weiter!

Welche Vorteile hat der Versender, wenn er den :::bitkasten für den Postversand nutzt?2019-11-19T11:56:52+00:00

Ganz einfach: man spart viel Zeit und Geld. Zudem sind Schreiben schneller beim Empfänger, da keine Laufzeiten für den Postweg anfallen. Die Verwaltung von Dokumenten geht in digitaler Form genauso schnell und einfach wie die Verwaltung von Urlaubsfotos. Zudem schont man durch die enorme Ersparnis an Papier zugleich die Umwelt. Für Unternehmen und Verwaltungen bringt der :::bitkasten eine intuitivere Anbindung an eigene DMS Systeme, wobei der Schritt der Digitalisierung komplett wegfällt.

Ist der :::bitkasten für den Empfänger wirklich dauerhaft kostenlos?2019-11-19T11:57:07+00:00

Ja, in seiner Grundfunktion ist der bitkasten für den Empfänger dauerhaft kostenlos. Für den Empfang des Schreibens kommt – wie beid er klassischen Post – der Absender auf, welcher wesentlich weniger Kostenaufwand hat, als wenn er Ihnen das Schreiben auf regulärem Weg zusendet. Die digitale Zustellung zielt jedoch langfristig auf eine Archivierung in digitaler Form ab. Somit gehören Aktenordner, Locher und Sortiersysteme mit dem bitkasten der Vergangenheit an. Will man seine Dokumente direkt im bitkasten archivieren, ist auch das über eine Archivfunktion möglich. Diese ist jedoch kostenpflichtig.

Wie teilt der Empfänger seinen Versendern mit, dass er seine Post über den :::bitkasten erhalten möchte?2019-11-19T11:57:47+00:00

Der Empfänger muss seinen Versendern schriftlich mitteilen, dass er seine Post zukünftig über den bitkasten erhalten möchte. Im Prinzip ist es mit einer Umzugsmeldung zu vergleichen. Diese Information muss den Hinweis zur :::output.ag beinhalten. Die Kontaktdaten der :::output.ag sind anzugeben, da die Abwicklung zwischen dem Versender und der :::output.ag erfolgt.

Hier ein Beispieltext:

Sehr geehrte Damen und Herren, der :::bitkasten ist ab sofort mein elektronischer Briefkasten im Netz. Über ihn möchte ich meine Post zukünftig von Ihnen erhalten. Für die elektronische Zustellung reicht meine Postanschrift aus. Bitte setzen Sie sich bezüglich der Abwicklung des Versands meiner Post über den :::bitkasten mit der :::output.ag in Verbindung, um nähere Informationen zu erhalten.

Kontaktdaten der :::output.ag 

:::output.ag
Wallensteinstraße 63
90431 Nürnberg
Telefon 0911/6000 2874
Telefax 0911/6000 2873
Web www.output.ag
Email info@output.ag

Muss der Empfänger den :::bitkasten nutzen, um mit Unternehmen / Verwaltung XY zu kommunizieren?2019-11-19T11:59:02+00:00

Nein, der :::bitkasten bietet „nur“ einen schnelleren und komfortableren Weg der Kommunikation als es die Briefpost tut. Niemand soll zur Nutzung des :::bitkasten gezwungen werden. Unternehmen und Verwaltungen, die Post an den Empfänger schicken möchten, stellen diese zunächst in den :::bitkasten ein. Wenn die Post nicht abgeholt wird, geht sie ganz regulär in die Briefpost und kommt beim Empfänger auf gewohntem Weg an.

Ist der :::bitkasten anfällig für Spam und Pishing-Mails?2019-11-19T11:59:51+00:00

Dies ist das Schönste am :::bitkasten: der Erhalt ungewollter E-Mails oder E-Mails mit gefährlichen Inhalten ist unmöglich. Nur Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die die Postanschrift des Empfängers kennen, können auch Schreiben im :::bitkasten hinterlegen. Da der Abgleich der Adresse über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt, kann die entgegen einer E-Mail-Adresse auch nicht abgefangen werden.

Ist der :::bitkasten sicher?2019-11-19T12:00:16+00:00

Zuallererst: eine 100% Sicherheit gibt es nie. Die Sicherheit und Diskretion des :::bitkasten stand jedoch bei der Entwicklung immer an vorderster Stelle. Dadurch hat es die :::output.ag sich zur Aufgabe gemacht, nur die besten Partner für dieses Projekt mit an Bord zu holen. Daten und somit Ihre Dokumente sind dort in verschlüsselter Form vor realen wie auch digitalen Bedrohungen perfekt geschützt.
Zusätzlich versuchen wir, durch eine enge Kooperation und der strengen Einhaltung von Richtlinien des BSI, es Hackern so schwer wie nur irgendwie möglich zu machen.

Welche Daten bekommt der Versender vom Empfänger?2019-11-19T12:00:42+00:00

Der :::bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an den Empfänger versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich wie ein Einschreiben mit Rückschein) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Werden persönliche Daten oder Dokumente des Empfängers irgendwo dauerhaft gespeichert?2019-11-19T12:02:42+00:00

Nein, der :::bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Nach dem Öffnen und Lesen eines Dokuments muss man eine Aktion auswählen. Man kann das Dokument Drucken, Downloaden oder Weiterleiten. Nach dieser Aktion wird das Dokument aus dem :::bitkasten automatisch entfernt.

Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im :::bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des :::bitkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann können die Dokumente auf Wunsch automatisch im Archiv gespeichert werden.

Wo werden Briefe an den Empfänger hinterlegt und wer kann darauf zugreifen?2019-11-19T12:03:38+00:00

Die an den Empfänger versandten Schreiben werden vom Versender über einen verschlüsselten Kanal übertragen und in den :::bitkasten eingestellt. Die Daten liegen in der Deutschen Microsoft Azure Cloud, eine Cloud mit deutscher Datentreuhand, die alle strengen EU-Vorschriften einhält.

Ein Zugriff auf den Inhalt dieser Datenpakete ist nur über eine positive eID-Authentifizierung möglich. Das bedeutet, dass ein Ausweisdokument mit übereinstimmenden Empfangsadressdaten, sowie die korrekte eID-PIN es überhaupt ermöglicht auf die Schreiben zuzugreifen.

Welche Smartphones sind NFC fähig?2019-11-19T12:06:48+00:00

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Die Nutzung der AusweisApp2 auf iOS Geräte ist ab Version 13.1 aufwärts möglich.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Welche Geräte werden benötigt um den :::bitkasten nutzen zu können?2019-11-19T12:07:23+00:00

Um den :::bitkasten als Empfänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird kein Lesegerät mehr für den Personalausweis benötigt. Zur Identifizierung muss man lediglich den Personalausweis an die Rückseite des Smartphones halten und die Identifizierung über die AusweisApp2 starten.

Besitzt man kein NFC fähiges Smartphone kann man den Personalausweis über ein Lesegerät auslesen und den :::bitkasten über den PC nutzen.

Wie verwendet man den :::bitkasten als Empfänger?2019-11-19T12:11:51+00:00

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf drei Wege auf Ihren :::bitkasten zuzugreifen:

– Über die Website: mein.bitkasten.de. Hier kann sich der Empfänger mit Hilfe des neuen Personalausweises einloggen und seine Post empfangen.
– App Store (Google Play Store oder Apple App Store)
– Aus der AusweisApp2 heraus: Starten Sie hierfür die AusweisApp2. Wählen Sie in dieser den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „:::bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.