FAQ

FAQ2019-05-15T12:12:44+00:00
Dokumente archivieren (kein Standard)2019-05-15T12:32:30+00:00

Dahinter verbirgt sich beispielsweise eine Fotofunktion, über die Sie Dokumente abfotografieren und in Ihr persönliches Archiv schieben können. Somit haben Sie all Ihre Dokumente an einer Stelle zusammen.

Ein weiteres Beispiel, was unter diesem Menüpunkt zu finden sein kann, ist das Abfotografieren einer AU-Bescheinigung oder von Reisekostenbelegen, die direkt an den Versender digital zurückgeschickt werden können.

Grundsätzlich sind unter diesem Menüpunkt individuelle Online Services zu finden, die der Versender dem Empfänger bereitstellt. Diese Services sind ausschließlich versenderbezogen und sind für andere :::bitkasten Benutzer nicht einsehbar bzw. verfügbar.

Optionen für den Online Service2019-05-15T12:33:59+00:00

Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle digitalen Services, die Ihre Versender für Sie digital bereitstellen. Es kann sich dabei zum Beispiel um Formulare für Änderungsmitteilungen Bankverbindung oder Adresse handeln. Diese können Sie durch Anklicken öffnen, bearbeiten bzw. ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Diese Services sind kein Standard, sondern ein von Ihrem Versender digitaler Service. Im Falle eines Widerrufs wird Ihnen dieser Service zukünftig nicht mehr angezeigt.

Archiv2019-05-15T12:30:10+00:00

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Um das Archiv etwas übersichtlicher zu gestalten, ist es jedem Benutzer möglich, eine eigene Ordnerstruktur anzulegen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf Hinzufügen
  • In dem Feld, welches sich automatisch öffnet, können Sie den Namen für den neuen Ordner eingeben und speichern.
  • Sie können so viele Ordner anlegen wie Sie möchten. Sie können die Ordnerstruktur jederzeit anpassen (Ordner umbenennen, Ordner löschen, Unterordner anlegen, etc.)
  • In die von Ihnen angelegten Ordner können Sie nun Dokumente, die im Posteingang für Sie bereitstehen, über das Icon „Dokument archivieren“ schieben.
  • Außerdem können Sie eine Automatische Weiterleitung für bestimmte Dokumententypen ins Archiv definieren. Die Einstellungen dafür sind unter Weiterleitung zu hinterlegen.
Opt-In und Opt-Out (Standard)2019-05-15T12:29:16+00:00

Die Übersicht über all Ihre Versender, die Post digital in den :::bitkasten einwerfen dürfen, ist unter Einstellungen / Opt-In und Opt-Out zu finden. Hinter dem Versender gibt es den Schieberegler, der es ermöglicht, eine Einwilligung oder einen Widerruf für diesen Versender einzustellen.

  • Wenn Sie den Regler auf „Einwilligen“ gestellt haben, erhalten Sie von diesem Versender zukünftig digitale Post.
  • Wenn Sie den Regler auf „Widerrufen“ gestellt haben, erhalten Sie von diesem Versender zukünftig keine digitale Post mehr.
Benutzername verwalten2019-05-15T12:27:57+00:00

Unter Einstellungen / Benachrichtigungen sind all Ihre validierten und aktivierten E-Mail-Adressen aufgelistet. Um den Benutzernamen zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und geben eine neue Adresse ein.
  • Sie erhalten den Hinweis, dass Sie den Validierungscode, den Sie an diese Adresse geschickt bekommen haben, für die Aktivierung eingeben müssen.
  • Schieben Sie jetzt mit dem Finger die betreffende Adresse nach links – es erscheint der Button Bearbeiten. Klicken Sie diesen an.
  • Sie bekommen eine Auflistung angezeigt – als Benutzername festlegen oder löschen. Wählen Sie nun die Option „als Benutzername auswählen“. Diese Adresse ist nun für zukünftige Anmeldungen im :::bitkasten als Benutzername zu verwenden.
Passwort ändern2019-05-15T12:23:35+00:00

Gehen Sie dafür in Ihre Einstellungen unter Passwort ändern. Geben Sie im ersten Schritt Ihr Altes Passwort ein und geben Sie im darauffolgenden Feld das neue Passwort ein. Das Kennwort kann Sonderzeichen, Zahlen, Buchstaben enthalten. Ihr neues Kennwort müssen Sie durch eine erneute Eingabe bestätigen. Anschließend gehen Sie auf Speichern. Fertig. Ihr neues Kennwort kann nun für zukünftige Anmeldungen im :::bitkasten genutzt werden.

Weiterleitung2019-05-15T16:47:02+00:00

Unter dem Menüpunkt Weiterleitung können Sie Ihre Zustellwege und Zustellregeln wie zum Beispiel eine automatische Weiterleitung für bestimmte Dokumententypen einstellen. Um diese Einstellungen zu tätigen, ist es im ersten Schritt notwendig, die von Ihnen gewählten Zieladressen zu hinterlegen und zu validieren.

Nach erfolgreicher Validierung werden Ihnen die Zieladressen als „Aktiv“ angezeigt. Wenn hinter der Adresse „Inaktiv“ steht, müssen Sie die Validierung noch vornehmen.

Wie im Webclient, ist eine Standardweiterleitung – sprich Weiterleitung aller eingehenden Dokumente an eine Zieladresse – oder eine Versenderbezogene-Weiterleitung möglich. Um die Weiterleitungsfunktion zu aktivieren, gehen Sie wie im Webclient vor. Weiterleitung Option auswählen, Zieladresse auswählen, speichern. Fertig.

Es ist zudem eine automatische Weiterleitung von Dokumenten ins Archiv möglich. Dafür müssen Sie den Typ Archiv auswählen, im nächsten Schritt den Zielordner bzw. Verzeichnis festlegen, speichern – fertig.

Benachrichtigungen2019-05-15T12:19:40+00:00

Unter Benachrichtigungen haben Sie die Möglichkeit eine E-Mail-Adresse, die für die Benachrichtigung über neu eingegangene :::bitkasten Dokumente verwendet werden kann, festzulegen. Die dafür auswählbaren Adressen müssen Sie jedoch vorher unter dem Menüpunkt „Weiterleitungen“ anlegen, um sie auch für die Benachrichtigungsfunktion verwenden zu können. Um Benachrichtigungen zu aktivieren, setzen Sie einfach den Haken hinter „Benachrichtigungen“ – fertig.

Anträge & Verträge2019-05-15T12:40:16+00:00

Unter diesem Reiter finden Sie all Ihre Anträge & Verträge, die Ihnen Ihre Versender digital bereitstellen. Diese können Sie in der App aufrufen, ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Eine Kopie des abgeschickten Vertrags finden Sie in Ihrem persönlichen Archiv.

Android Version2019-05-15T12:15:08+00:00

Wenn Sie den Finger länger auf dem Dokument gedrückt halten, so erscheint oben die Anzeige „Zustellweg definieren“. Die Optionen sind identisch zur IOS Version. Im Standard gibt es die Optionen Dokument exportieren, Dokument weiterleiten, Dokument archivieren, Dokument löschen. Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen.

IOS Version2019-05-15T12:12:05+00:00

Schieben Sie mit dem Finger das Dokument nach links, um die Auswahl „öffnen“ oder „Zustellweg definieren“ zu erhalten. Klicken Sie auf Öffnen, so erhalten Sie eine Ansicht des Dokuments im Posteingang.

Klicken Sie auf Zustellweg definieren, so erhalten Sie eine Auflistung der möglichen Zustellwege. Im Standard gibt es die Optionen Dokument exportieren, Dokument weiterleiten, Dokument archivieren, Dokument löschen. Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen.

Die :::bitkasten App2019-05-15T12:09:51+00:00

Die mobile Anwendung des :::bitkasten ist auf den Betriebssystemen IOS und Android verfügbar. Die App kann kostenlos im Google Play Store oder Apple Store heruntergeladen werden.

Posteingang / Dokumente, Anträge und Verträge2019-05-15T11:55:16+00:00

Sie können sich im Posteingang jedes einzelne Dokument aufrufen und anschauen. Rechts oben finden Sie in Form von Icons die Zustellmöglichkeiten für dieses Dokument. Sie haben die Möglichkeit aus den folgenden Standard Zustellmöglichkeiten zu wählen:

  • Dokument herunterladen (PDF)
  • Dokument per E-Mail weiterleiten
  • Dokument archivieren
  • Dokument löschen

Wenn Sie sich für eine Zustelloption entschieden haben, bestätigen Sie diese. Das Dokument wird wie von Ihnen eingestellt „digital zugestellt“ und verschwindet anschließend aus Ihrem Posteingang. Das gleiche gilt für die Dokumente unter dem Reiter Anträge & Verträge.

Archiv2019-05-15T11:25:59+00:00

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support. Um das Archiv etwas übersichtlicher zu gestalten, ist es jedem Benutzer möglich, eine eigene Ordnerstruktur anzulegen. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  • Ordner hinzufügen anklicken
  • In dem Feld, welches sich automatisch öffnet, können Sie den Namen für den neuen Ordner eingeben und speichern.
  • Sie können so viele Ordner anlegen wie Sie möchten. Sie können die Ordnerstruktur jederzeit anpassen (Ordner umbenennen, Ordner löschen, Unterordner anlegen, etc.)
  • In die von Ihnen angelegten Ordner können Sie nun Dokumente, die im Posteingang für Sie bereitstehen, über das Icon „Dokument archivieren“ schieben.
  • Außerdem können Sie eine Automatische Weiterleitung für bestimmte Dokumententypen ins Archiv definieren. Die Einstellungen dafür sind unter Weiterleitung zu hinterlegen.
Einwilligung und Widerruf2019-05-15T11:57:10+00:00

Gehen Sie dafür in Ihre Einstellungen unter Opt-In und Opt-Out. Dieser Menüpunkt ist für Sie als Benutzer sehr hilfreich. Auf einen Blick können Sie all Ihre Versender, für die Sie bereits optiert haben oder auch zukünftig optieren können, einsehen. Hinter dem Versender gibt es den Button „Einwilligen“ und „Widerrufen“.

Wenn Sie auf „Einwilligen“ klicken, erhalten Sie von diesem Versender zukünftig digitale Post.

Wenn Sie auf „Widerrufen“ klicken, erhalten Sie von diesem Versender zukünftig keine digitale Post mehr.

Weiterleitung2019-05-15T16:48:12+00:00

Sie haben Ihre Zustellkanäle in den Einstellungen hinterlegt und aktiviert. Diese können Sie nun für die automatische Weiterleitungen verwenden. Gehen Sie wie folgt vor:

Für Standardweiterleitung (Alle Dokumente)

Sie erhalten unter dem Reiter „Weiterleitung“ eine Übersicht über all Ihre :::bitkasten Versender und :::bitkasten Dokumente. Sie können unter „Weiterleitung“ alle Dokumente – unabhängig vom Versender – an eine einzige Zieladresse weiterleiten. Wählen Sie dafür die von Ihnen gewünschte Zieladresse aus, gehen auf Speichern und die Weiterleitung ist sofort aktiviert.

Für versenderbezogene Weiterleitung von Dokumenten

Für jeden Dokumententyp eines Versenders können Sie eine eigene Weiterleitungsregel einstellen – sei es an eine E-Mail-Adresse oder eine Weiterleitung direkt in einen Ordner im Archiv. Eine Mehrfachauswahl einzustellen – zum Beispiel kann das Dokument an zwei E-Mail-Adressen oder auch an eine E-Mail-Adresse + ins Archiv weitergeleitet werden, ist ebenso möglich.

Wählen Sie nun einen Dokumententyp, klicken in der Mitte das Auswahlfeld an, stellen Ihren Zustellkanal ein und gehen Sie auf Speichern – fertig. Die Weiterleitungsregel ist sofort aktiviert.

Generell können Ihre Weiterleitungsregeln jederzeit von Ihnen angepasst, geändert oder auch wieder gelöscht werden. Dies obliegt Ihnen als :::bitkasten Benutzer ganz allein.

Meine Adressen2019-05-15T11:42:50+00:00

Unter diesem Menüpunkt finden Sie die für den :::bitkasten hinterlegte Versandadresse. Diese ist maßgeblich für die digitale Zustellung von Dokumenten. Eine manuelle Adressänderung durch Sie als Benutzer ist grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Adressänderung muss vom Versender verbindlich mitgeteilt und bestätigt werden. Dies ist erforderlich, um einen Missbrauch zu verhindern. Wenn Sie umgezogen sind und sich mit dem neuen Personalausweis anmelden, dann wird automatisch Ihre neue Adresse, die auf dem Chip des Ausweises gespeichert ist, hinterlegt.

Zustellkanäle einrichten und verwalten2019-05-15T11:28:30+00:00

Unter dem Menüpunkt Einstellungen haben Sie die Möglichkeit diverse Zustellkanäle bzw. Zieladressen und -ordner im Archiv für die digitale Zustellung Ihrer Dokumente zu hinterlegen. Diese können Sie für die automatische Weiterleitung, aber auch für das Weiterleiten von einzelnen Dokumenten aus dem Posteingang verwenden.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Zustellkanäle & Benachrichtigungen
  • Gehen Sie auf „Neuer Zustellkanal
  • Variante 1: Kanal E-Mail auswählen / Labelname angeben (optional) / E-Mail-Adresse eingeben / Speichern.
    Sie erhalten an die von Ihnen eingegebene E-Mailadresse einen Validierungscode. Diesen müssen Sie rechts im Feld Validierungscode eingeben und auf Aktivieren klicken – fertig.
  • Variante 2: Kanal Archiv auswählen / Verzeichnis wählen oder anlegen / Speichern – fertig.
    Hierfür ist keine Validierung notwendig.
Benachrichtigungen2019-05-15T11:27:14+00:00

Unter Einstellungen / Login & Sicherheit haben Sie die Möglichkeit eine E-Mail-Adresse, die für die Benachrichtigung über neu eingegangene :::bitkasten Dokumente verwendet werden kann.

Um Benachrichtigungen zu aktivieren, gehen Sie bitte auf den Reiter Zustellkanäle und Benachrichtigungen. Es wird ein Schieber ausgegraut angezeigt, den Sie durch Anklicken auf grün und somit aktiv schalten können. Ist dieser auf grün gestellt, ist die Benachrichtigungsfunktion aktiviert. Sie können diese jederzeit wieder abstellen.

Ist die bitkasten APP mandantenfähig?2019-02-28T11:33:23+00:00

Ja, die bitkasten APP ist mandantenfähig. Mit dem Versender wird ein Onboarding Prozess vereinbart. Diesen müssen Kunden oder Mitarbeiter durchlaufen, um die vom Versender bereitgestellten Services in der bitkasten APP nutzen zu können. Scheidet ein Mitarbeiter beispielsweise aus dem Unternehmen aus, so hat er zukünftig keinen Zugriff mehr auf die Services seines Arbeitgebers auf der bitkasten APP.

Wer kann die bitkasten APP nutzen?2019-02-28T11:29:19+00:00

Die bitkasten APP kann kostenlos von jedem Interessenten, Kunden oder Arbeitnehmer genutzt werden. Eine einmalige Registrierung ist erforderlich. Mit der Nutzung der bitkasten APP stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien zu.

Die bitkasten APP kann kostenlos im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen werden. Die mobile Anwendung ist sowohl auf Android und auf IOS Betriebssystem verfügbar.

Wie können Versender digitale Services über die bitkasten APP bereitstellen?2019-02-28T11:26:54+00:00

Es gibt die Standardfunktionen in der bitkasten APP, die jedem Empfänger zur Verfügung stehen. Möchte ein Versender weitere Services anbieten, so können diese binnen kurzer Zeit in die Anwendung integriert werden.

Weitere Services können sein:

  • Anträge und Verträge digital unterzeichnen lassen
  • AU-Bescheinigungen hochladen
  • Mitarbeiterausweis beantragen
  • Tutorials, Schulungen digital bereitstellen
  • Urlaubsanträge digital abwickeln
  • Zeitkonto
  • Mitarbeiterbewertung / Vorgesetztenbewertung
  • Umfragen
  • uvm.

Bei Formularen, die der Empfänger bearbeiten und zurücksenden kann, ist es maßgeblich eine Zieladresse oder ein Zielsystem zu hinterlegen. Es kann sich hier nicht nur um eine Sammeladresse handeln, sondern um ein Zielsystem, welches mit den eingesendeten Informationen „gefüttert“ wird. Manuelle Eingaben können dadurch drastisch reduziert werden.

Wie aktualisiert man die bitkasten APP?2019-02-28T11:17:50+00:00

Wir empfehlen Ihnen, die App immer auf die neuste Version zu aktualisieren, damit der volle Funktionsumfang zu jeder Zeit gewährleistet ist. Am besten aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Mobilfunkgerätes die automatischen Updates.

Wie sicher ist die bitkasten APP?2019-02-28T11:15:38+00:00

Wir sorgen für Sicherheit! Die Registrierung erfolgt über eine Zweifaktoren Authentifizierung oder über den neuen Personalausweis. Da Ihnen digitale Post, sprich hochsensible Daten im bitkasten bereitgestellt werden, setzen wir auf die höchsten Sicherheitsstandards, welche beide Methoden erfüllen.

Welche Funktionen bietet die bitkasten APP?2019-02-28T11:12:35+00:00

Die bitkasten APP ist die mobile Version des bitkasten Webclients. Die Funktionen der bitkasten APP im Überblick:

  • Posteingang
    Dokumente
    Formulare
  • Archiv
    Zukünftig wird jedem Empfänger ein persönliches, lebenslang verfügbares Archiv zur Verfügung gestellt. In das kann der Empfänger jegliche Dokumente, die er von Versendern erhalten hat, ablegen. Der Speicherplatz ist auf 500 MB begrenzt, kann aber jederzeit erweitert werden. Die Kosten dafür werden dem Empfänger in Rechnung gestellt.
  • Einstellungen
    Wie im Webclient können Sie Ihre Zustellregeln, Benachrichtigungen und Weiterleitungen einstellen, verwalten und jederzeit ändern.
  • Informationen
    Darunter sind Informationen rund um das Handling der bitkasten APP hinterlegt.

Hier handelt es sich um Standardfunktionen der bitkasten APP. Jeder Versender, der die bitkasten APP seinen Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchte, kann individuelle Services anbieten.

Gerade im HR Bereich sind digitale Services wie

  • AU-Bescheinigung hochladen
  • Urlaubsantrag stellen
  • Arbeitsverträge digital unterzeichnen und zurücksenden

sehr gefragt und können einfach in die mobile Anwendung als Funktion integriert werden.

Welche Sendungsarten können über die bitkasten brieffabrik versendet werden?2018-05-08T13:42:35+00:00

Über die bitkasten brieffabrik können einzelne Briefe oder Serienbriefe aus Word heraus versendet werden. PDF Dateien kann die bitkasten brieffabrik ebenfalls verarbeiten. Grundsätzlich ist es wichtig, dass das Adressfeld der Briefsendungen ausgelesen werden kann.

Wie kann ein Versender die :::bitkasten brieffabrik nutzen?2018-11-29T16:23:30+00:00

Die :::bitkasten brieffabrik ist eine innovative und eine andere Form von Web2Print. Briefe können digital zugestellt werden, sowie auch klassisch auf dem Postweg. Um die :::bitkasten brieffabrik nutzen zu können, ist im ersten Schritt der Download des Druckertreibers notwendig, der kostenfrei auf der www.output.ag Website zur Verfügung steht. Nach erfolgreicher Installation kann die :::bitkasten brieffabrik direkt als Druckertreiber ausgewählt werden.

Briefe können direkt aus MS Office Anwendungen über den Druckertreiber hochgeladen werden. Im Anschluss müssen die Zustellkriterien, wie zum Beispiel Farbe, Duplex/Simplex, Kuvertgröße und Vorhaltezeit definiert werden. Aktuell ist die Bezahlung per Kreditkarte oder bei größeren Volumina auf Rechnung möglich. Sind alle Daten eingegeben, muss die Sendung nur noch abgeschickt werden – fertig.

Warum sollten Versender auf den digitalen Briefkasten umsteigen?2018-05-08T23:06:45+00:00

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Hierdurch wird das Handling sehr umständlich, da der Empfänger sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine monatliche Post abzurufen.

Da der bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Alle Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Dies Tatsache reduziert den Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So stellt man sicher, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Gibt es auch eine bitkasten APP?2019-02-28T10:46:57+00:00

Die bitkasten App kann kostenfrei im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen  werden. Die mobile Anwendung soll es dem Empfänger noch viel einfacher machen, auf seine Dokumente zuzugreifen. Über sein Smartphone kann er seine Post abrufen und verwalten. Aber nicht nur der Empfänger wird von der Lösung profitieren, auch der Versender kann die bitkasten App als Kommunikationsweg nutzen.

Was ist die bitkasten brieffabrik?2018-05-14T16:16:40+00:00

Hierbei handelt es sich um ein Add-On für Microsoft Office Anwendungen. Die Datei kann auf der Website www.output.ag heruntergeladen werden. Die Installation dauert nur wenige Minuten. Nach Installation des Add-Ons kann die bitkasten brieffabrik als Druckertreiber ausgewählt werden. Auf diese Weise können Dokumente dann direkt aus MS Office Anwendungen, wie zum Beispiel Word, digital versendet werden.

Der Empfänger hat keinen bitkasten – was passiert mit den Briefen?2018-05-08T12:02:22+00:00

Der Versender muss keine Datentrennung vornehmen, sondern stellt alle Daten in den bitkasten ein. Hat der Empfänger keinen bitkasten  und ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese nach der vom Versender definierten Vorhaltezeit auf klassischem Weg per Post zugestellt.

Für welche Empfänger ist der bitkasten geeignet?2018-05-14T16:15:00+00:00

Jeder, der im Besitz eines neuen Personalausweises oder elektronischem Aufenthaltstitel mit aktiviertem Chip ist, kann mit Hilfe der Meldeadresse über den bitkasten Post empfangen.

Wie funktioniert das Konzept digitaler Briefkasten?2018-05-14T16:10:24+00:00

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Versender Briefsendungen wie gewohnt an die Postadresse des Empfängers versenden. Es wird hierfür keine Mailadresse o.ä. benötigt. Der Versand findet dennoch digital statt.

Der Empfänger kann über eine mobile Anwendung – den bitkasten – seine Post problemlos über einen PC, ein Tablet oder über ein Smartphone empfangen und abrufen. Alles, was er benötigt, ist ein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, ein NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone.

Für welche Versender ist der bitkasten geeignet?2018-05-14T16:14:44+00:00

Jeder kann Post über den bitkasten versenden.

Endkunden oder kleine Unternehmen können über die bitkasten brieffabrik, ein ready-to-use-Add-On, Briefe direkt aus MS Office Anwendungen heraus in den bitkasten einstellen.

Für Große Unternehmen mit einem hohen Briefvolumen können individuelle Schnittstellenlösungen geschaffen werden, um die Daten in den bitkasten einzustellen.

Ist der bitkasten nicht auch ein weiteres Portal im Netz?2018-05-14T16:16:49+00:00

Ganz klar gesagt – NEIN, ist es nicht. Der große Vorteil des bitkasten liegt darin, dass er offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Der bitkasten transferiert das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand ins digitale Zeitalter.

Jeder Versender kann dem Empfänger Post über den bitkasten zukommen lassen. Alle Post landet im gleichen digitalen Postfach. Der große Vorteil für den Empfänger liegt dann darin, dass er ganz einfach mit Hilfe seines Personalausweises und eines Smartphones Zugriff auf seinen digitalen Briefkasten hat. Auf diese Weise braucht er nur einen „Schlüssel“ um an all seine Post zu kommen und nicht wie bei Portalen viele verschiedene Benutzernamen und Logins.

Was ist der Unterschied zwischen dem bitkasten und anderen Lösungen wie zum Beispiel E-Mail?2018-05-14T16:17:03+00:00

Mailversand
Möchte der Versender den E-Mailversand nutzen, so muss er vorher die aktuelle Mailadresse des Empfängers in Erfahrung bringen und sich sein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der durchaus „flüchtigen“ Mailadresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann letztendlich beim Empfänger ankommt, ist nicht sichergestellt. Ein weiterer Aufwand: Jegliche Erzeugung von Ausgangspost ist zu trennen – in eine elektronische Versanddatei und eine Druckdatei für den analogen Versand.
bitkasten
Beim bitkasten sieht der Aufwand ganz anders aus. Der Versender nutzt nur die bereits vorhandene Druckdatei, um die Daten in den bitkasten hochzuladen. Weiterer Aufwand entsteht für ihn nicht. Er muss seine Ausgangspost nicht nach analog oder digital trennen. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Versender nicht einholen, da die Zustellung über die Postadresse des Empfängers erfolgt. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und falls der Empfänger seine Post im bitkasten nicht abholt, so wird diese ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt.

Welche Kosten fallen für den Versand über den bitkasten an?2018-06-11T10:25:58+00:00

Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der output.ag portooptimiert versendet werden. Unsere Preisinformation finden Sie hier: Preisinformation_output.ag

Wie lange bleibt ein Dokument im bitkasten stehen?2018-05-03T12:53:19+00:00

Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im bitkasten verfügbar ist. Die Angabe der Vorhaltezeit kann er beim Versand definieren. Ist diese für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.

Welchen Aufwand müssen Versender betreiben, um den bitkasten zu integrieren?2018-04-20T11:08:09+00:00

Der Versender kann den bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht.

Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung. Für den Versand von Einzeldokumenten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.

Kann der Empfänger seine Post archivieren?2018-05-03T12:51:51+00:00

Nach dem Erhalt und Öffnen eines Dokuments muss der Empfänger eine Aktion auswählen. Er kann das Dokument herunterladen, weiterleiten oder drucken. Nach Ausführung der Aktion wird das Dokument im bitkasten gelöscht. Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, so kann die komplette Post direkt dort archiviert werden.

Wird der Empfänger darüber benachrichtigt, wenn „neue“ Post in seinem bitkasten landet?2018-05-03T12:55:21+00:00

Der Empfänger Benachrichtigungen per Mail selbst und ganz individuell einstellen – vorausgesetzt er hat sich registriert und sich ein bitkasten-Konto angelegt. Unter „Zustelloptionen“ kann er diese entsprechend hinterlegen.

Was passiert, wenn der Empfänger seinen neuen Personalausweis verloren hat oder er gestohlen wurde?2018-05-03T12:58:38+00:00

Ein verloren gegangener oder gestohlener Ausweis wird auf eine Sperrliste der Bundesdruckerei gesetzt. Sobald der Ausweis auf dieser Liste steht, kann keiner auf die Post bzw. das bitkasten-Konto des Empfängers zugreifen. Dieses wird von uns gesperrt. Ein Ausdruck und ein klassischer Versand der Post erfolgt trotzdem.
Hat der Empfänger seinen neuen Personalausweis beantragt und erhalten, registriert er sich einfach damit neu auf unserem Portal www.bitkasten.de.

Muss man als Empfänger besondere Kenntnisse haben, um den bitkasten nutzen zu können?2018-04-20T11:11:12+00:00

Nein, der bitkasten ist selbsterklärend. Durch die einfache Menüführung wird der Empfänger Schritt für Schritt durch seinen persönlichen elektronischen Briefkasten geführt. Natürlich gibt es aber auch die Möglichkeit über die Hilfe- oder Chatfunktion auf Hilfe zuzugreifen. Wir helfen bei Fragen gerne weiter!

Welche Vorteile hat der Versender, wenn er den bitkasten für den Postversand nutzt?2018-05-14T16:21:46+00:00

Ganz einfach: man spart viel Zeit und Geld. Zudem sind Schreiben schneller beim Empfänger, da keine Laufzeiten für den Postweg anfallen. Die Verwaltung von Dokumenten geht in digitaler Form genauso schnell und einfach wie die Verwaltung von Urlaubsfotos. Zudem schont man durch die enorme Ersparnis an Papier zugleich die Umwelt. Für Unternehmen und Verwaltungen bringt der bitkasten eine intuitivere Anbindung an eigene DMS Systeme, wobei der Schritt der Digitalisierung komplett wegfällt.

Ist der bitkasten für den Empfänger wirklich dauerhaft kostenlos?2018-04-20T11:35:13+00:00

Ja, in seiner Grundfunktion ist der bitkasten für den Empfänger dauerhaft kostenlos. Für den Empfang des Schreibens kommt – wie beid er klassischen Post – der Absender auf, welcher wesentlich weniger Kostenaufwand hat, als wenn er Ihnen das Schreiben auf regulärem Weg zusendet. Die digitale Zustellung zielt jedoch langfristig auf eine Archivierung in digitaler Form ab. Somit gehören Aktenordner, Locher und Sortiersysteme mit dem bitkasten der Vergangenheit an. Will man seine Dokumente direkt im bitkasten archivieren, ist auch das über eine Archivfunktion möglich. Diese ist jedoch kostenpflichtig.

Wie teilt der Empfänger seinen Versendern mit, dass er seine Post über den bitkasten erhalten möchte?2018-05-08T12:27:10+00:00

Der Empfänger muss seinen Versendern schriftlich mitteilen, dass er seine Post zukünftig über den bitkasten erhalten möchte. Im Prinzip ist es mit einer Umzugsmeldung zu vergleichen. Diese Information muss den Hinweis zur output.ag beinhalten. Die Kontaktdaten der output.ag sind anzugeben, da die Abwicklung zwischen dem Versender und der output.ag erfolgt.

Hier ein Beispieltext:

Sehr geehrte Damen und Herren, der :::(bit)kasten ist ab sofort mein elektronischer Briefkasten im Netz. Über ihn möchte ich meine Post zukünftig von Ihnen erhalten. Für die elektronische Zustellung reicht meine Postanschrift aus. Bitte setzen Sie sich bezüglich der Abwicklung des Versands meiner Post über den :::(bit)kasten mit der :::output.ag in Verbindung, um nähere Informationen zu erhalten.

Kontaktdaten der :::output.ag 

:::output.ag
Wallensteinstraße 63
90431 Nürnberg
Telefon 0911/6000 2874
Telefax 0911/6000 2873
Web www.output.ag
Email info@output.ag

Muss der Empfänger den bitkasten nutzen, um mit Unternehmen / Verwaltung XY zu kommunizieren?2018-05-08T12:43:01+00:00

Nein, der bitkasten bietet nur einen schnelleren und komfortableren Weg der Kommunikation als es die Briefpost tut. Niemand soll zur Nutzung des bitkasten gezwungen werden. Unternehmen und Verwaltungen, die Post an den Empfänger schicken möchten, stellen diese zunächst in den bitkasten ein. Wenn die Post nicht abgeholt wird, geht sie ganz regulär in die Briefpost und kommt beim Empfänger auf gewohntem Weg an.

Ist der bitkasten anfällig für Spam und Pishing-Mails?2018-05-14T16:17:13+00:00

Dies ist das Schönste am bitkasten: der Erhalt ungewollter Mails oder Emails mit gefährlichen Inhalten ist unmöglich. Nur Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die die Postanschrift des Empfängers kennen, können auch Schreiben im bitkasten hinterlegen. Da der Abgleich der Adresse über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt, kann die entgegen einer E-Mailadresse auch nicht abgefangen werden.

Ist der bitkasten sicher?2018-05-14T16:17:22+00:00

Zuallererst: eine 100% Sicherheit gibt es nie. Die Sicherheit und Diskretion des bitkasten stand jedoch bei der Entwicklung immer an vorderster Stelle. Dadurch hat es die output.ag sich zur Aufgabe gemacht, nur die besten Partner für dieses Projekt mit an Bord zu holen. Daten und somit Ihre Dokumente sind dort in verschlüsselter Form vor realen wie auch digitalen Bedrohungen perfekt geschützt.
Zusätzlich versuchen wir, durch eine enge Kooperation und der strengen Einhaltung von Richtlinien des BSI, es Hackern so schwer wie nur irgendwie möglich zu machen.

Welche Daten bekommt der Versender vom Empfänger?2018-05-08T12:45:06+00:00

Der bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an den Empfänger versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich wie ein Einschreiben mit Rückschein) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Werden persönliche Daten oder Dokumente des Empfängers irgendwo dauerhaft gespeichert?2018-05-08T12:46:11+00:00

Nein, der bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Nach dem Öffnen und Lesen eines Dokuments muss man eine Aktion auswählen. Man kann das Dokument Drucken, Downloaden oder Weiterleiten. Nach dieser Aktion verschwindet das Dokument aus dem bitkasten.

Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann werden die Dokumente im Archiv gespeichert.

Wo werden Briefe an den Empfänger hinterlegt und wer kann darauf zugreifen?2018-05-08T12:53:01+00:00

Die an den Empfänger versandten Schreiben werden vom Versender über einen verschlüsselten Kanal übertragen und in den bitkasten eingestellt. Die Daten liegen in der Deutschen Microsoft Azure Cloud, eine Cloud mit deutscher Datentreuhand, die alle strengen EU-Vorschriften einhält.

Ein Zugriff auf den Inhalt dieser Datenpakete ist nur über eine positive eID-Authentifizierung möglich. Das bedeutet, dass ein Ausweisdokument mit übereinstimmenden Empfangsadressdaten, sowie die korrekte eID-PIN es überhaupt ermöglicht auf die Schreiben zuzugreifen.

Welche Smartphones sind NFC fähig?2018-05-14T16:20:48+00:00

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Jedoch ist die AusweisApp2 bald auch für Apple verfügbar.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Welche Geräte werden benötigt um den bitkasten nutzen zu können?2018-05-14T16:19:27+00:00

Um den bitkasten als Empfänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird kein Lesegerät mehr für den Personalausweis benötigt. Zur Identifizierung muss man lediglich den Personalausweis an die Rückseite des Smartphones halten und die Identifizierung über die AusweisApp2 starten.

Besitzt man kein NFC fähiges Smartphone kann man den Personalausweis über ein Lesegerät auslesen und den bitkasten über den PC nutzen.

Wie verwendet man den bitkasten als Empfänger?2018-04-20T11:34:04+00:00

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf zwei Wege auf Ihren bitkasten zuzugreifen:

– Über die Website: www.bitkasten.de. Hier kann sich der Empfänger mit Hilfe des neuen Personalausweises einloggen und seine Post empfangen.
– Aus der AusweisApp2 heraus: Starten Sie hierfür die AusweisApp2. Wählen Sie in dieser den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.