FAQ

FAQ2019-05-15T12:12:44+00:00
Posteingang Anträge & Verträge (Webclient)2019-07-11T18:12:23+00:00

Posteingang Anträge & Verträge

Aufgrund der nicht vorhandenen Unterschriftfunktion im Webclient ist das Bearbeiten von Anträgen und Verträgen nicht möglich. Ein Wechsel in die mobile Anwendung wird empfohlen.

Filterfunktion Posteingang Dokumente (Webclient)2019-07-26T11:29:39+00:00

Filterfunktion Dokumente Webclient

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über ein DropDown Menü definieren, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern. Der Filter wird wieder zurückgesetzt, sobald Sie die Sendungsübersicht im Posteingang verlassen.

Filter nach ungelesenen Dokumenten

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das Feld „Zeige nur ungelesene“
  • In Feld klicken, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter nach Dokumententyp

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Typ filtern“
  • DropDown Menü öffnen
  • In Feld vor dem gewünschten Dokumententyp klicken
  • grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.

Filter nach Absendern

  • In der Sendungsübersicht links gibt es das DropDown Menü “Nach Absender“
  • DropDown Menü öffnen
  • In Feld vor dem gewünschten Absender klicken, grüner Haken wird gesetzt, Anzeige wird angepasst
  • Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, klicken Sie erneut auf das Kästchen. Der grüne Haken wird entfernt und somit auch der Filter.
Posteingang Dokumente (Webclient)2019-07-26T11:34:13+00:00

Posteingang Dokumente

Sie finden unter Posteingang Dokumente alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit der Maus anklicken.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar. Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt. Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch automatisches Archivieren „ersetzt“ werden.

Aktion auswählen im Posteingang Dokumente

Wenn  Sie sich in der Sendungsansicht befinden, so können Sie unterschiedliche Aktionen ausführen. Oben rechts befinden sich vier Icons mit unterschiedlichen Funktionen dahinter.

Im Standard gibt es die Optionen

  • Dokument herunterladen und analog ausdrucken
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument archivieren (in das persönliche :::bitkasten Archiv verschieben),
  • Dokument löschen.

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen. Sie können den Vorgang auch abbrechen, in dem Sie auf „Zurück zum Posteingang“ klicken.

Zustellkanal für Dokument weiterleiten einrichten

Für eine Weiterleitung eines Dokuments ist eine aktive E-Mail-Adresse erforderlich. Diese können Sie unter Einstellungen/Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Klicken Sie auf den Button „Aktivieren“ in der Mail, um die Aktivierung durchzuführen.
  6. Browser öffnet sich und Meldung „Zustellkanal erfolgreich aktiviert“ wird angezeigt. Sie werden in den :::bitkasten weitergeleitet.
  7. Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Zustellkanal Archivordner

  • Es kann neben E-Mail auch Archiv als Zustellkanal angelegt werden
  • „Neuer Zustellkanal“ anklicken, Archiv auswählen
  • Label Name eingeben.
    WICHTIG! Der Label Name hat nichts mit dem Ordnernamen im Verzeichnis zu tun.
  • Verzeichnis wählen anklicken
  • Ansicht Archiv wird angezeigt
  • Bestehenden Ordner auswählen und auf Auswählen zur Bestätigung anklicken. Danach rechts auf den grünen Haken klicken – Erfolgreich Meldung wird angezeigt.

Alternativ können Sie auch einen neuen Hauptordner anlegen und auswählen. Klicken Sie dafür auf Hauptordner anlegen, geben den Ordnernamen ein und klicken Sie anschließend auf Ordner erstellen. Der neue Ordner erscheint in der Verzeichnisübersicht und kann nun ausgewählt werden.

Posteingang Dokument weiterleiten

Sie haben die Möglichkeit ein Dokument aus der Sendungsansicht und aus der Sendungsübersicht heraus weiterzuleiten. Aus der Sendungsübersicht heraus gehen Sie bitte wie folgt vor:

Posteingang / Dokument weiterleiten

  • Dokument auswählen
  • Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt
  • Icon für Weiterleiten anklicken
  • Ansicht Zustellkanäle öffnet sich
  • Zustellkanal auswählen (Mehrfachauswahl ist möglich) – speichern
  • Bestätigung PopUp wird angezeigt

Posteingang Dokument archivieren

  • Dokument oder Dokumente auswählen
  • Links oben in das leere Kästchen klicken – grüner Haken wird gesetzt
  • Icon für archivieren anklicken
  • Ansicht Archivordnerstruktur
  • Zielordner auswählen und speichern
  • Bestätigung PopUp wird angezeigt

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. (Ca. 1.30 – 2 Minuten). Das bzw. die Dokumente werden im Posteingang mit dem Status „Weitergeleitet ins Archiv“ angezeigt. Ist die Archivierung abgeschlossen, so „verschwinden“ diese Dokumente in der Ansicht.

Archiv (Webclient)2019-07-26T11:36:53+00:00

Archiv Webclient

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Neuen Ordner im Archiv anlegen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Button Ordner anlegen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Ordner eingeben – ok
  • Neuer Ordner erscheint in Archivansicht

Neuen Unterordner im Archiv anlegen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Hauptordner rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Ordner anlegen auswählen
  • Fenster öffnet sich
  • Unterordner hinzufügen zu xx
  • In das Feld Name für neuen Unterordner eingeben – Ordner anlegen anklicken
  • Neuer Unterordner erscheint in Archivansicht

Dokument im Archiv umbenennen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner werden angezeigt
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Umbenennen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Name für Dokument eingeben – Umbenennen anklicken
  • Dokument mit neuem Namen wird in der Archivansicht angezeigt

Dokument im Archiv verschieben

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Verschieben anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Neuen Zielordner auswählen – auf Verschieben klicken
  • Dokument wird im „neuen“ Ordner in der Archivansicht angezeigt

Hinweis: Es können nicht nur Dokumente aus einem Ordner verschoben werden. Es ist außerdem möglich, ganze Ordner innerhalb des Archivs zu verschieben. Die Vorgehensweise ist hier identisch der Vorgehensweise einzelne Dokumente verschieben.

Dokument im Archiv herunterladen

  • Menüpunkt Archiv auswählen
  • Ordner anklicken
  • Ansicht Dokumente in dem Ordner
  • Dokument rechts „Drei Punkte“ anklicken
  • Herunterladen anklicken
  • Fenster öffnet sich
  • Dokument als PDF angezeigt und kann nun lokal gespeichert werden
Dokumente archivieren (IOS Version)2019-07-10T18:08:52+00:00

Dokumente archivieren IOS

Unter diesem Menüpunkt versteckt sich die Funktion Dokumente erfassen. Sie können mit dieser Funktion analoge Dokumente abfotografieren und in Ihrem persönlichen Archiv ablegen.

Dokumente erfassen und im Archiv ablegen

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie unter Dokumente archivieren auf den Button Dokumente erfassen
  • Die Fotofunktion Ihres Smartphones öffnet sich
  • Fotografieren Sie Ihr Dokument ab
  • Es erscheint das Foto mit zwei Icons unten im Bild
  • Der Haken steht für OK und archivieren und der andere für Foto bearbeiten
  • Wenn Sie das Foto im Archiv ablegen möchten, gehen Sie auf OK
  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie dem Ganzen einen Namen geben können – Nach Eingabe OK klicken
  • Sie erhalten im nächsten Schritt Ihre Archivstruktur angezeigt
  • Wählen Sie nun den gewünschten Ordner, in dem das Foto abgelegt werden soll aus und klicken Sie rechts auf den grünen Haken.
  • Sie erhalten eine Meldung, dass das Foto (Dokument) im Archiv erfolgreich abgelegt wurde.
Opt-In und Opt-Out (IOS Version)2019-07-26T11:52:58+00:00

Opt-In und Opt-Out (IOS)

Generell muss der Benutzer für jeden Versender, von dem er digitale Post erhalten möchte, seine Zustimmung bzw. sein Opt-In geben. Unter Einstellungen / Opt-In und Opt-Out sehen Sie alle Versender in Kacheloptik angezeigt, von denen Sie Post digital erhalten können.

Erläuterung Kennzeichnung Versender (generell)

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Das Opt-In kann jederzeit widerrufen werden. Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Opt-in und Opt-out und klicken Sie auf „Ändern“. Sie werden gefragt, ob Sie die Zustellung :::bitkasten wirklich widerrufen möchten – in dem Fall bestätigen Sie den Widerruf mit OK.

Passwort ändern (IOS Version)2019-07-10T15:20:21+00:00

Passwort ändern IOS

Sie können Ihr initiales Kennwort, welches Sie für Ihre Erstanmeldung erhalten haben, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Kennwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen umfassen.

Für das Passwort sind folgende Zeichenarten erlaubt:

  • Kleinbuchstaben ( a – z )
  • Großbuchstaben ( A – Z )
  • Ziffern ( 0 – 9 )
  • die Sonderzeichen: ( #$^+=!*()<>{}/%@&?!;:.~_- )
  • Verwenden Sie mindestens ein Zeichen von jeder Zeichenart.

Um das Passwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie unter Einstellungen auf Passwort ändern
  • In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.
  • In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Kennwort eingetragen werden.
  • Speichern.
  • Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Kennwort einzugeben.
Benachrichtigungen (IOS Version)2019-07-26T11:54:08+00:00

Benachrichtigungen IOS

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Dafür ist eine Zieladresse unter Benachrichtigungen zu hinterlegen. Falls Sie dies schon getan haben, klicken Sie bitte in das leere Kästchen – es wird ein grüner Haken gesetzt und der Text ändert sich von „Es werden keine Benachrichtigungen gesendet“ auf „Es werden Benachrichtigungen an Ihre primäre E-Mail-Adresse geschickt“.

Wenn Sie noch keine Zieladresse für die Benachrichtigungen eingerichtet haben, können Sie diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese, indem Sie auf den grünen Haken klicken.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.
  • Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode.
  • Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“

Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen. Kopieren Sie den Validierungscode aus der E-Mail.

  • Mit dem Finger die betreffende Adresse auswählen und nach links mit dem Finger wischen
  • Klicken Sie nun auf Bearbeiten
  • Sie erhalten eine Auswahl (Löschen / Validierung / Abbrechen)
  • Validierung ist auszuwählen
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Posteingang Anträge & Verträge (IOS Version)2019-07-10T15:19:09+00:00

Anträge & Verträge

(digital ausfüllen und unterschreiben)

Unter Posteingang Anträge & Verträge finden Sie alle Anträge & Verträge, die Ihnen Ihre Versender digital bereitstellen. Diese können Sie in der App aufrufen, ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Der Rücksendeprozess läuft automatisch. Sie müssen keine Zieladresse eingeben, sondern lediglich auf „Senden“ klicken.

Im Webclient ist die Unterschrift-Funktion nicht verfügbar.

Filterfunktion Posteingang Dokumente (IOS Version)2019-07-26T11:55:58+00:00

Filterfunktion Posteingang Dokumente IOS

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über das Icon Filter auswählen, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern.

Filter nach Versender

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Filter nach Absender auswählen
  • Auswahl Versender wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Zu dem Filter nach Dokumententyp können Sie zusätzlich einen Filter nach Absender setzen. Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, schieben Sie den grünen Balken nach links (wird auf grau gesetzt).

Filter nach Dokumententyp

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Filter nach Dokumententyp auswählen
  • Auswahl wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, schieben Sie den grünen Balken nach links (wird auf grau gesetzt).

Filtern nach ungelesenen Dokumenten

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Zeige nur ungelesene Dokumente
  • Nach der Auswahl wird automatisch die Anzeige im Posteingang angepasst

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, schieben Sie den grünen Balken nach links (wird auf grau gesetzt).

Filterfunktion Posteingang Dokumente (Android Version)2019-07-26T11:57:36+00:00

Filterfunktion Posteingang Dokumente 

Sie haben die Möglichkeit die für Sie eingegangenen Dokumente im Posteingang zu filtern. Sie können über das Icon Filter auswählen, ob Sie nach Versender oder Dokumententyp filtern möchten. Als weitere Option gibt es noch die Möglichkeit nach ungelesenen Dokumenten zu filtern.

Filter nach Versender

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Filter nach Absender auswählen
  • Auswahl Versender wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, entfernen Sie den grünen Haken einfach, indem Sie mit dem Finger auf das Kästchen tippen (wird auf grau gesetzt).

Filter nach Dokumententyp

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Filter nach Dokumententyp auswählen
  • Auswahl wird angezeigt und hinter jedem ist ein grüner Haken gesetzt
  • Sie können jederzeit einen der Haken mit dem Finger entfernen

Zu dem Filter nach Dokumententyp können Sie zusätzlich einen Filter nach Absender setzen. Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, entfernen Sie den grünen Haken einfach, indem Sie mit dem Finger auf das Kästchen tippen (wird auf grau gesetzt).

Filtern nach ungelesenen Dokumenten

  • Tippen Sie das Icon Filter an
  • Zeige nur ungelesene Dokumente
  • Nach der Auswahl wird automatisch die Anzeige im Posteingang angepasst

Wenn Sie den Filter wieder ausschalten möchten, entfernen Sie den grünen Haken einfach, indem Sie mit dem Finger auf das Kästchen tippen (wird auf grau gesetzt).

Passwort vergessen (Android & IOS)2019-07-10T18:20:03+00:00

Passwort vergessen

In der :::bitkasten APP kann das Passwort aus Sicherheitsgründen nicht zurückgesetzt werden. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie im Webclient auf der Login Seite unter „Passwort vergessen“ ein neues Kennwort anfordern.

Wie Sie Schritt für Schritt im Webclient vorgehen, finden Sie unter den Kurzanleitungen :::bitkasten Webclient in den FAQs.

Dokumente archivieren (Android Version)2019-07-10T18:05:45+00:00

Dokumente archivieren (IOS Version)

Unter diesem Menüpunkt versteckt sich die Funktion Dokumente erfassen. Sie können mit dieser Funktion analoge Dokumente abfotografieren und in Ihrem persönlichen Archiv ablegen.

Dokument erfassen und im Archiv ablegen

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie unter Dokumente archivieren auf den Button Dokumente erfassen
  • Die Fotofunktion Ihres Smartphones öffnet sich
  • Fotografieren Sie Ihr Dokument ab
  • Es erscheint das Foto mit zwei Icons unten im Bild
  • Der Haken steht für OK und archivieren und der andere für Foto bearbeiten
  • Wenn Sie das Foto im Archiv ablegen möchten, gehen Sie auf OK
  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie dem Ganzen einen Namen geben können – Nach Eingabe OK klicken
  • Sie erhalten im nächsten Schritt Ihre Archivstruktur angezeigt
  • Wählen Sie nun den gewünschten Ordner, in dem das Foto abgelegt werden soll aus und klicken Sie rechts auf den grünen Haken.
  • Sie erhalten eine Meldung, dass das Foto (Dokument) im Archiv erfolgreich abgelegt wurde.
Archiv Android Version2019-07-26T12:01:28+00:00

Archiv Android Version

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Neuen Ordner im Archiv anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt. Tippen Sie Ihren Benutzernamen oben in der Anzeige an. Dann erscheint das PLUS Symbol in Grün.

Unten wird Ihnen die Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Hauptordner anzulegen, klicken Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Ordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Neuen Unterordner im Archiv anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt.

Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Unterordner anzulegen, klicken Sie im ersten Schritt auf den „Hauptordner“, dem der Unterordner zugeordnet werden soll. Die Symbole in der Leiste werden nun grün angezeigt.

Anschließend gehen Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Unterordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Dokument im Archiv umbenennen

Sie können die archivierten Dokumente individuell umbenennen. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie anschließend oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Gehen Sie für das Umbenennen eines Dokuments im Archivordner wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Stift Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird der aktuelle Dokumentenname angezeigt, welchen Sie einfach aus dem Feld entfernen.
  • Geben Sie bitte den neuen Namen für das Dokument ein und klicken anschließend auf OK.
  • In der Ansicht wird Ihnen nun das neu benannte Dokument angezeigt.

Dokument im Archiv verschieben

Sie können die archivierten Dokumente individuell verschieben. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu verschieben, klicken Sie auf das „Kreuz“ Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre aktuelle Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den Ordner, in den das Dokument verschoben werden soll und klicken anschließend auf den grünen Haken rechts unten.
  • Das Dokument verschwindet aus dem Ursprungsordner und ist nun in dem von Ihnen gewählten Ordner verschoben.

Dokument im Archiv teilen

Sie können die archivierten Dokumente teilen (auf Device speichern, an Messenger weiterleiten, etc.). Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu teilen, klicken Sie auf das „Teilen“ Symbol ganz rechts in der Leiste und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Teilen Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint eine Auswahl von Möglichkeiten für die Freigabe / das Teilen des Dokuments.
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl – fertig.
Opt-In und Opt-Out (Android Version)2019-07-26T12:02:21+00:00

Opt-In und Opt-Out (Android)

Wenn Sie sich das erste Mal im :::bitkasten anmelden, wird eine Meldung angezeigt, dass Sie für bestimmte Versender nun Einstellungen vornehmen können. Genauer gesagt, heißt das, Sie können für bestimmte Versender Ihre Zustimmung für die digitale Zustellung von Post geben (Opt-In). Ohne diese Zustimmung kann keine Post digital über den :::bitkasten zugestellt und auch keine Services des Versenders genutzt werden.

Das Opt-In kann jederzeit widerrufen werden. Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Opt-in und Opt-out und klicken Sie auf „Ändern“. Sie werden gefragt, ob Sie die Zustellung :::bitkasten wirklich widerrufen möchten – in dem Fall bestätigen Sie den Widerruf mit OK.

Benutzername verwalten (Android & IOS Version)2019-07-10T18:23:35+00:00

In der :::bitkasten APP kann der Benutzername aus Sicherheitsgründen nicht geändert werden. Wenn Sie diesen ändern möchten, gehen Sie bitte in den :::bitkasten Webclient unter Einstellungen / Login & Sicherheit und vergeben dort den gewünschten Benutzernamen.

Wie Sie Schritt für Schritt im Webclient vorgehen, finden Sie unter den Kurzanleitungen :::bitkasten Webclient in den FAQs.

Passwort ändern (Android Version)2019-07-10T15:22:46+00:00

Passwort ändern

Sie können Ihr initiales Kennwort, welches Sie für Ihre Erstanmeldung erhalten haben, jederzeit ändern. Dafür gibt es konkrete Vorgaben zur Länge und den „Arten“ der Zeichen, welches das neue Kennwort beinhalten muss.

Regeln für ein sicheres Passwort:

Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen umfassen. Für das Passwort sind folgende Zeichenarten erlaubt:

  • Kleinbuchstaben ( a – z )
  • Großbuchstaben ( A – Z )
  • Ziffern ( 0 – 9 )
  • die Sonderzeichen: ( #$^+=!*()<>{}/%@&?!;:.~_- )
  • Verwenden Sie mindestens ein Zeichen von jeder Zeichenart.

Um das Passwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

  • Gehen Sie unter Einstellungen auf Passwort ändern
  • In der ersten Zeile muss das „alte“ Passwort eingegeben werden.
  • In den zwei darauffolgenden Zeilen muss das neue Kennwort eingetragen werden.
  • Speichern.
  • Bei der nächsten Anmeldung ist das neue Kennwort einzugeben.
Weiterleitung von Dokumenten (Android Version)2019-07-26T12:04:34+00:00

Weiterleitung Dokument einrichten

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. In der mobilen Anwendung des :::bitkasten können Sie E-Mail-Adressen dafür hinterlegen. Im Webclient haben Sie die Möglichkeit, einen Archivordner als Weiterleitung einzurichten.

Wenn Sie noch keine Zieladresse eingerichtet haben, können Sie diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.
  • Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode für die Aktivierung der eingegebenen Mailadresse. Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“.
  • Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen. Kopieren Sie den Validierungscode aus der E-Mail
  • Gehen Sie nun zurück in die :::bitkasten APP
  • Mit dem Finger die Adresse auswählen bis oben „Bearbeiten“ erscheint.
  • Validierung ist auszuwählen.
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Sie können die aktivierte Mailadresse nun für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung).

Gehen Sie für die unterschiedlichen Möglichkeiten jeweils wie folgt vor:

Möglichkeiten der Weiterleitung von Dokumenten

Sie können die aktivierte Mailadresse nun für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung).

Gehen Sie für die unterschiedlichen Möglichkeiten jeweils wie folgt vor:

Weiterleitung Dokumente (Standardweiterleitung)

  • Gehen Sie auf den Reiter „Weiterleitung“
  • Setzen Sie den Haken bei „Alle Dokumente weiterleiten“ und wählen Sie die Zieladresse für die Weiterleitung aus. Die Zieladresse wird nun mit „grünem Schieber“ angezeigt
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen.

Weiterleitung Dokumente (Versenderbezogene Weiterleitung)

  • Sie können eine Weiterleitung pro Dokumententyp vornehmen.
  • Falls Sie bereits eine Standardweiterleitung (Alle Dokumente weiterleiten) hinterlegt haben, deaktiveren Sie diese vorher, indem Sie unter dem Reiter Weiterleitung den Schieber wieder zurück auf grau setzen (nach links schieben)
  • Gehen Sie auf den Reiter „Versenderbezogene Weiterleitung“.
  • Ganz oben werden Ihnen alle Versender, von denen Sie Post digital erhalten in Kachelform angezeigt.
  • Wählen Sie den betreffenden Versender aus, in dem Sie auf die Kachel klicken.
  • In der Dokumententyp Übersicht können Sie mit dem grünen Haken die Aktion aktivieren und die Zieladresse auswählen.
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.
Benachrichtigungen (Android Version)2019-07-26T12:05:19+00:00

Benachrichtigungen einrichten (Android Version)

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Dafür ist eine Zieladresse unter Benachrichtigungen zu hinterlegen. Falls Sie dies schon getan haben, klicken Sie bitte in das leere Kästchen – es wird ein grüner Haken gesetzt und der Text ändert sich von „Es werden keine Benachrichtigungen gesendet“ auf „Es werden Benachrichtigungen an Ihre primäre E-Mail-Adresse geschickt“.

Wenn Sie noch keine Zieladresse für die Benachrichtigungen eingerichtet haben, können Sie diese unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.

Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode für die Aktivierung der eingegebenen Mailadresse. Die Aktivierung ist wie folgt durchzuführen:

  • Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“. Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen.
  • Mit dem Finger die Adresse auswählen bis oben „Bearbeiten“ erscheint.
  • Validierung ist auszuwählen.
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Posteingang Anträge & Verträge (Android Version)2019-07-10T15:23:11+00:00

Anträge & Verträge digital ausfüllen und unterschreiben

Unter Posteingang Anträge & Verträge finden Sie alle Anträge & Verträge, die Ihnen Ihre Versender digital bereitstellen. Diese können Sie in der App aufrufen, ausfüllen und an den Versender zurücksenden. Der Rücksendeprozess läuft automatisch. Sie müssen keine Zieladresse eingeben, sondern lediglich auf „Senden“ klicken.

Im Webclient ist die Unterschrift-Funktion nicht verfügbar. Hier wird ein Wechsel in die mobile Anwendung empfohlen.

Posteingang Dokumente (Android Version)2019-07-26T12:09:08+00:00

Posteingang Dokumente

Android Version

Sie finden im Untermenü „Dokumente“ im Posteingang alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit dem Finger antippen.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar. Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt. Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch ein automatisches Archivieren ersetzt werden.

Aktion auswählen im Posteingang Dokumente

Wenn Sie den Finger länger auf dem Dokument gedrückt halten, so erscheint oben die Anzeige „Aktion auswählen“. Die Optionen sind identisch zur IOS Version. Wenn Sie das Dokument öffnen möchten, dann gehen Sie neben „Aktion auswählen“ auf die drei Punkte – es wird „Öffnen“ eingeblendet – klicken Sie darauf.

Im Standard gibt es die Optionen

  • Archiv
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument exportieren (z. B. in ein persönliches Verzeichnis oder direkt auf dem PC speichern),
  • Dokument löschen.

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen. Wenn Sie keine Option wählen möchten, gehen Sie auf Abbrechen.

Zustellkanal für Dokument weiterleiten einrichten

Für eine Weiterleitung eines Dokuments ist eine aktive E-Mail-Adresse erforderlich. Diese können Sie unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.
  • Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode für die Aktivierung der eingegebenen Mailadresse
  • Die Aktivierung ist wie folgt durchzuführen:

Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“. Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen.

  • Mit dem Finger die Adresse auswählen bis oben „Bearbeiten“ erscheint.
  • Validierung ist auszuwählen.
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Posteingang Dokument weiterleiten

  • Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, halten Sie den Finger länger auf dem Dokument gedrückt.
  • Es erscheint oben die Anzeige „Aktion auswählen“.
  • Wählen Sie Dokument weiterleiten aus.
  • Es werden Ihnen nun alle von Ihnen hinterlegte Zustellkanäle angezeigt (E-Mail-Adressen / Zielordner Archiv). Treffen Sie hier Ihre Auswahl.
  • Ist das Dokument weitergeleitet, so erhalten Sie hierzu eine Bestätigung angezeigt. Bestätigen Sie diese mit OK.

Posteingang Dokument archivieren

  • Um ein Dokument oder mehrere zugleich im Archiv abzulegen, klicken Sie auf das Stift Symbol oben rechts.
  • Es erscheinen unten zwei Buttons – Alle markieren und Archivieren.
  • Klicken Sie das / die betreffende(n) Dokument(e) an und klicken Sie anschließend auf Archivieren.
  • Es erscheint eine Anzeige der Ordnerstruktur in Ihrem Archiv (falls vorhanden).
  • Wenn Sie noch keine Ordnerstruktur im Archiv angelegt haben, können Sie einen Ordner mit dem „+“ Zeichen in dem Fenster anlegen. Wenn Sie auf das + geklickt haben, erscheint ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Ordners eingeben und anschließend auf OK klicken.
  • Wählen Sie nun den Zielordner aus und klicken auf den grünen Haken ganz rechts.

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Sie erhalten eine Infomeldung „Archivierung der Datei(en) wird ausgeführt und ist in wenigen Minuten abgeschlossen“. Es kann einen Augenblick dauern (ca. 2 Minuten), bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. Alternativ können Sie die Archivierung von Dokumenten auch über die Funktion „Aktion auswählen“ durchführen.

Posteingang Dokument exportieren

  • Um ein Dokument zu exportieren, klicken Sie mit dem Finger etwas länger auf das Dokument
  • Es erscheint „Aktion auswählen“ – klicken Sie dies bitte mit dem Finger an
  • Klicken Sie nun auf Dokument exportieren.
  • Ihnen wird nun ein Fenster Freigabe mit einer Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook oder OneDrive).
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl bzw. Ihren Speicherort. Fertig.
Posteingang Dokumente (IOS Version)2019-07-26T12:12:22+00:00

Posteingang  Dokumente IOS

IOS Version

Sie finden in Ihrem Posteingang alle für Sie elektronisch bereitgestellten Dokumente. Sie können sich das Dokument im Posteingang ansehen, in dem Sie es einfach mit dem Finger antippen.

Bitte führen Sie nach dem Öffnen des Dokuments eine Aktion durch, wie zum Beispiel weiterleiten per E-Mail oder archivieren. Der Hintergrund ist, dass ein Versender eine Vorhaltezeit für die Bereitstellung von Dokumenten vorgibt. So lange ist das Dokument für Sie im :::bitkasten verfügbar. Nach Ablauf der Vorhaltezeit und ohne ausgeführte Aktion wird das Dokument aus dem Posteingang entfernt. Dies ist eine Standardfunktion des :::bitkasten. Versenderspezifisch kann ein Löschen durch eine automatische Archivierung ersetzt werden.

Aktion auswählen im Posteingang Dokumente

Schieben Sie mit dem Finger das Dokument nach links, um die Auswahl Öffnen und Aktion auswählen zu erhalten.

Im Standard gibt es die Optionen

  • Löschen
  • Archiv (Dokument im persönlichen Archiv ablegen)
  • Dokument weiterleiten (z. B. per E-Mail),
  • Dokument exportieren (auf Device, Dropbox, etc.)

Welche Option Sie wählen, ist allein Ihnen überlassen.

Wenn Sie das Dokument „nur“ anschauen möchten, gehen Sie auf „Öffnen“.

Zustellkanal für Dokument weiterleiten einrichten

Für eine Weiterleitung eines Dokuments ist eine aktive E-Mail-Adresse erforderlich. Diese können Sie unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.

Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode für die Aktivierung der Mailadresse. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen: Die Aktivierung ist wie folgt durchzuführen:

  • Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“. Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen.
  • Mit dem Finger die Adresse auswählen bis oben „Bearbeiten“ erscheint.
  • Validierung ist auszuwählen.
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.
  • Mit dem Finger die betreffende Adresse auswählen und nach links mit dem Finger wischen
  • Klicken Sie nun auf Bearbeiten
  • Sie erhalten eine Auswahl (Löschen / Validierung / Abbrechen)
  • Validierung ist auszuwählen
  • In dem Fenster ist der Code aus der Mail einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Posteingang Dokument weiterleiten 

  • Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, wischen Sie mit dem Finger nach links.
  • Es erscheint die Anzeige mit „Aktion auswählen“. Klicken Sie darauf.
  • Wählen Sie Dokument weiterleiten aus.
  • Es wird Ihnen nun alle von Ihnen hinterlegte Zustellkanäle angezeigt. Treffen Sie hier Ihre Auswahl.
  • Ist das Dokument weitergeleitet, so erhalten Sie hierzu eine Bestätigung angezeigt.

Posteingang Dokument archivieren

  • Um ein Dokument oder mehrere zugleich im Archiv abzulegen, klicken Sie auf das Stift Symbol oben rechts.
  • Es erscheinen unten zwei Buttons – Alle markieren und Archivieren.
  • Klicken Sie das / die betreffende(n) Dokument(e) an und klicken Sie anschließend auf Archivieren.
  • Es erscheint eine Anzeige der Ordnerstruktur in Ihrem Archiv (falls vorhanden).
  • Wählen Sie nun den Zielordner aus und klicken auf den grünen Haken.

Die ausgewählten Dokumente werden nach Bestätigung automatisch in den von Ihnen ausgewähltem Ordner abgelegt. Es kann einen Augenblick dauern, bis Sie die archivierten Dokumente in Ihrem Archiv sehen können. Alternativ können Sie die Archivierung auch über die Funktion „Aktion auswählen“ durchführen.

Posteingang Dokument exportieren

  • Um ein Dokument im Posteingang weiterzuleiten, wischen Sie mit dem Finger nach links.
  • Es erscheint die Anzeige mit „Aktion auswählen“. Klicken Sie darauf.
  • Klicken Sie nun auf Dokument exportieren.
  • Ihnen wird nun eine Auswahl von Speicherplätzen / Ordnern oder Anwendungen angezeigt (zum Beispiel Outlook oder OneDrive).
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl bzw. Ihren Speicherort. Fertig.
Weiterleitung von Dokumenten (IOS Version)2019-07-26T12:14:18+00:00

Weiterleitung Dokumente (IOS)

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung können Sie unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“.
  • Geben Sie nun Ihre Zieladresse ein und bestätigen diese.
  • Nach dem Speichern wird die Mailadresse als „Inaktiv“ angezeigt.
  • Sie erhalten an diese Mailadresse einen Validierungscode.
  • Wenn Sie auf den Button „Aktivieren“ in der E-Mail klicken, wird die Validierung Ihrer E-Mail-Adresse automatisch durchgeführt. Der Browser öffnet sich automatisch und Ihnen wird angezeigt „Ihr Zustellkanal wurde erfolgreich aktiviert“.
  • Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen. Kopieren Sie den Validierungscode aus der E-Mail.
  • Mit dem Finger die betreffende Adresse auswählen und nach links mit dem Finger wischen
  • Klicken Sie nun auf Bearbeiten
  • Sie erhalten eine Auswahl (Löschen / Validierung / Abbrechen)
  • Validierung ist auszuwählen
  • In dem Fenster ist der Code einzutragen und zu bestätigen.
  • Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ gesetzt.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere Mailadresse als primär hinterlegen möchten, ist diese Einstellung im Webclient durchzuführen. Im Webclient: Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Möglichkeiten der Weiterleitung von Dokumenten

Sie können die aktivierte Mailadresse nun für eine Weiterleitung aller Dokumente (Standardweiterleitung) oder pro Versender / Dokumententyp hinterlegen (versenderbezogene Weiterleitung).

Gehen Sie für die unterschiedlichen Möglichkeiten jeweils wie folgt vor:

Weiterleitung Dokumente (Standardweiterleitung)

  • Gehen Sie auf den Reiter „Weiterleitung“
  • Setzen Sie den Haken bei „Alle Dokumente weiterleiten“ und wählen Sie die Zieladresse für die Weiterleitung aus. Die Zieladresse wird nun mit „grünem Schieber“ angezeigt
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.

Weiterleitung Dokumente (Versenderbezogene Weiterleitung)

  • Sie können eine Weiterleitung pro Dokumententyp vornehmen.
  • Gehen Sie auf den Reiter „Versenderbezogene Weiterleitung“.
  • Ganz oben werden Ihnen alle Versender, von denen Sie Post digital erhalten in Kachelform angezeigt.
  • Wählen Sie den betreffenden Versender aus, in dem Sie auf die Kachel klicken.
  • In der Dokumententyp Übersicht können Sie mit dem grünen Haken die Aktion aktivieren und die Zieladresse auswählen.
  • Sie können den Schieber jederzeit wieder auf grau setzen, um die Weiterleitung aller Dokumente rückgängig zu machen.
Archiv (IOS Version)2019-07-26T12:17:59+00:00

Archiv Funktionen IOS

Das :::bitkasten Archiv gehört Ihnen als Empfänger ganz allein und ist von keinem Versender einsehbar. Sie können das Archiv verwalten, wie Sie es möchten. Ihnen steht ein kostenfreier Speicherplatz von 500 MB zur Verfügung. Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist auf Anfrage möglich. Dafür kontaktieren Sie bitte den Support.

Neuen Hauptordner im Archiv anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Die Menüleiste wird unten eingeblendet. Die Symbole in der Leiste werden ausgegraut angezeigt. Tippen Sie Ihren Benutzernamen oben in der Anzeige an. Dann erscheint das PLUS Symbol in Grün.

Unten wird Ihnen die Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Hauptordner anzulegen, klicken Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Ordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Neuen Unterordner im Archiv anlegen

Gehen Sie im Menü unter Archiv und klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol

Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Ordner hinzufügen,
  • Ordner öffnen,
  • Ordner verschieben,
  • Ordner umbenennen,
  • Ordner löschen.

Um einen neuen Unterordner anzulegen, klicken Sie im ersten Schritt auf den „Hauptordner“, dem der Unterordner zugeordnet werden soll.

Anschließend gehen Sie auf das PLUS Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Nachdem Sie das PLUS Symbol angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem geben Sie bitte den Namen für den neuen Unterordner ein und klicken anschließend auf OK.
  • Der neue Ordner wird Ihnen nun in der Archivansicht angezeigt.

Dokument im Archiv umbenennen

Sie können die archivierten Dokumente individuell umbenennen. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument umzubenennen, klicken Sie auf das Stift Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Stift Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem steht der bisherige Name des Dokuments, welchen Sie einfach löschen können.
  • Geben Sie bitte den neuen Namen für das Dokument ein und klicken anschließend auf OK.
  • In der Ansicht wird Ihnen nun das neu benannte Dokument angezeigt.

Dokument im Archiv verschieben

Sie können die archivierten Dokumente individuell verschieben. Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu verschieben, klicken Sie auf das „Kreuz“ Symbol und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das „Kreuz“ Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint ein Feld.
  • In diesem wird Ihre Ordnerstruktur im Archiv angezeigt.
  • Wählen Sie nun den Ordner, in den das Dokument verschoben werden soll und klicken anschließend auf den grünen Haken rechts unten.
  • Das Dokument verschwindet aus dem Ursprungsordner und ist nun in dem von Ihnen gewählten Ordner verschoben.

Dokument im Archiv teilen

Sie können die archivierten Dokumente teilen (auf Device speichern, an Messenger weiterleiten, etc.). Dafür gehen Sie in den betreffenden Ordner. Klicken Sie oben rechts auf das Stift Symbol. Unten wird Ihnen nun eine Leiste mit einzelnen Symbolen für

  • Dokument auswählen,
  • Dokument umbenennen,
  • Dokument verschieben,
  • Dokument löschen,
  • Dokument teilen.

Um ein Dokument zu teilen, klicken Sie auf das „Teilen“ Symbol ganz rechts in der Leiste und gehen weiter wie folgt vor:

  • Wählen Sie das betreffende Dokument aus (grüner Haken wird gesetzt)
  • Nachdem Sie das Teilen Symbol aus der unten angezeigten Leiste angeklickt haben, erscheint eine Auswahl von Möglichkeiten für die Freigabe / das Teilen des Dokuments.
  • Treffen Sie nun Ihre Auswahl – fertig.
Opt-In und Opt-Out (Webclient)2019-07-11T17:43:53+00:00

Opt-In und Opt-Out Prozess – einfach erklärt

Gehen Sie dafür in Ihre Einstellungen unter Opt-In und Opt-Out. Dieser Menüpunkt ist für Sie als Benutzer sehr hilfreich. Auf einen Blick können Sie all Ihre Versender, für die Sie bereits optiert haben oder auch zukünftig optieren können, einsehen. Hinter dem Versender ist der jeweilige Status angezeigt.

Status Erläuterung im Opt-In und Opt-Out Prozess

Nicht definiert = Hier ist noch etwas zu tun. Sie haben für diesen Versender noch kein Opt-In gegeben. Klicken Sie auf den Button „Ändern“. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Danach wechselt der Status von Nicht definiert auf Eingewilligt.

Eingewilligt = Sie haben Ihr Opt-In bereits gegeben und haben vollständigen Zugriff auf alle Services und Funktionen, die dieser Versender für Sie bereitgestellt hat. Sie können jederzeit Ihr Opt-In widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich widerrufen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Widerrufserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken. Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Widerrufen = Sie haben Ihr Opt-Out für diesen Versender gegeben und erhalten keine digitale Post mehr. Sie können jederzeit Ihr Opt-Out widerrufen, in dem Sie auf den Button „Ändern“ klicken. Hier können Sie erneut für den Versender Ihr Opt-In geben, in dem Sie den Button „Ändern“ anklicken. Es erscheint ein Fenster mit der Aufforderung „Möchten Sie der Zustellung :::bitkasten für Versender XY wirklich zustimmen?“ Bestätigen Sie diese Meldung. Es kann sein, dass manche Versender eine Einwilligungserklärung hinterlegt haben. Dieses Formular ist entsprechend zu befüllen und abzuschicken.Der Status wechselt automatisch auf Widerrufen.

Weiterleitung (Webclient)2019-07-26T11:47:22+00:00

Weiterleitung Dokumente

Sie können sich eine Weiterleitung für alle Dokumente oder für bestimmte Dokumente einstellen. Die Zieladresse für die Weiterleitung können Sie unter Einstellungen/Benachrichtigungen hinterlegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Klicken Sie auf den Button „Aktivieren“ in der Mail, um die Aktivierung durchzuführen.
    – Browser öffnet sich und Meldung „Zustellkanal erfolgreich aktiviert“ wird angezeigt. Sie werden in den :::bitkasten weitergeleitet.

Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen
– Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
– Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Weiterleitung Dokumente (Standardweiterleitung)

Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Weiterleitungen und gehen Sie für die Einrichtung wie folgt vor:

  • Schieber nach rechts für „Alle Dokumente weiterleiten“
  • Zieladresse ist auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung aller Dokumente an eine Zieladresse rückgängig zu machen

Weiterleitung Dokumente (Versenderbezogene Weiterleitung)

Um diese Form der Weiterleitung einzurichten, ist es wichtig, dass eine Standardweiterleitung – falls eine von Ihnen eingerichtet wurde – deaktivert wird. Klicken Sie dafür einfach rechts auf den grünen Schieber unter Weiterleitung. Der Schieber wird auf grau gesetzt, somit ist die Standardweiterleitung deaktiviert und  Sie können nun die Versenderbezogene Weiterleitung einrichten.

Gehen Sie dafür unter Einstellungen / Weiterleitungen und gehen Sie für die Einrichtung wie folgt vor:

  • Kachel Versender anklicken
  • Liste aller Dokumententypen wird angezeigt
  • Schieber hinter dem Dokumententyp nach rechts schieben
  • Zieladresse ist auszuwählen
  • Es kann hierfür eine Mehrfachauswahl getroffen werden (E-Mail + Archiv zum Beispiel)
  • Schieber wieder auf grau gesetzt werden, um die Weiterleitung dieses Versenders oder des Dokumententyps rückgängig zu machen
Zustellkanäle & Benachrichtigungen (Webclient)2019-07-26T11:49:53+00:00

Benachrichtigungen einrichten unter Zustellkanäle & Benachrichtigungen

Sie können sich eine Benachrichtigung einstellen, sprich sobald ein neues Dokument in ihrem :::bitkasten eingeht, werden Sie darüber informiert. Die Zieladresse für die Benachrichtigungen können Sie unter Einstellungen/Zustellkanäle & Benachrichtigungen hinterlegen. Die primäre Zieladresse kann sowohl für Benachrichtigungen als auch für Weiterleitungen verwendet werden.

Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Klicken Sie auf den Button „Aktivieren“ in der Mail, um die Aktivierung durchzuführen.
    – Browser öffnet sich und Meldung „Zustellkanal erfolgreich aktiviert“ wird angezeigt. Sie werden in den :::bitkasten weitergeleitet.
  6. Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann. Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

An die primäre E-Mail-Adresse können nun Benachrichtigungen geschickt werden, sobald ein neues Dokument eingeht. Klicken Sie dafür auf den grauen Schieber (Sie bekommen keine Benachrichtigungen). Der Schieber wechselt auf die Farbe grün und der Status „Sie bekommen Benachrichtigungen“ wird nun angezeigt.

Weiterleitung einrichten unter Zustellkanäle & Benachrichtigungen

  1. „Neuer Zustellkanal“ E-Mail auswählen
  2. Sie können den Zustellkanal individuell benennen (z. B. PRIVAT, PERSÖNLICH etc.)
    Mit unterschiedlichen Bezeichnungen können Sie sich, falls mehrere Mailadressen angelegt werden, besser zurechtfinden.
  3. E-Mail-Adresse eingeben und auf den grünen Haken rechts klicken
  4. Nach dem Speichern wird eine „Erfolgreich Meldung“ und ein Hinweis ausstehende Aktivierung angezeigt
  5. An diese Mailadresse wird ein Validierungscode geschickt, der zur Aktivierung der Adresse notwendig ist. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen:
    – Klicken Sie auf den Button „Aktivieren“ in der Mail, um die Aktivierung durchzuführen.
  6. Browser öffnet sich und Meldung „Zustellkanal erfolgreich aktiviert“ wird angezeigt. Sie werden in den :::bitkasten weitergeleitet.
  7. Alternativ können Sie den Code aus der Mail kopieren und in das Feld einfügen
    – Anschließend auf „Aktivieren“ klicken
    – Nach Bestätigung wird die E-Mailadresse auf „Aktiv“ und „primär“ gesetzt und kann nun individuell genutzt werden.

WICHTIG! Erst nach erfolgreicher Validierung ist die Adresse auf „Aktiv“ geschalten und kann für Benachrichtigungen als auch Weiterleitungen genutzt werden. Zudem beachten Sie, dass eine primär eingerichtete E-Mail-Adresse nur einmal genutzt bzw. validiert werden kann.

Wenn Sie eine andere E-Mail-Adresse als primär einstellen möchten, klicken Sie mit der Maus einfach doppelt auf „Aktiv“ in der Zeile der betreffenden Mailadresse. Anschließend erscheint der Status „Aktiv (Primär).

Ist die bitkasten APP mandantenfähig?2019-02-28T11:33:23+00:00

Ja, die bitkasten APP ist mandantenfähig. Mit dem Versender wird ein Onboarding Prozess vereinbart. Diesen müssen Kunden oder Mitarbeiter durchlaufen, um die vom Versender bereitgestellten Services in der bitkasten APP nutzen zu können. Scheidet ein Mitarbeiter beispielsweise aus dem Unternehmen aus, so hat er zukünftig keinen Zugriff mehr auf die Services seines Arbeitgebers auf der bitkasten APP.

Wer kann die bitkasten APP nutzen?2019-02-28T11:29:19+00:00

Die bitkasten APP kann kostenlos von jedem Interessenten, Kunden oder Arbeitnehmer genutzt werden. Eine einmalige Registrierung ist erforderlich. Mit der Nutzung der bitkasten APP stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien zu.

Die bitkasten APP kann kostenlos im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen werden. Die mobile Anwendung ist sowohl auf Android und auf IOS Betriebssystem verfügbar.

Wie können Versender digitale Services über die bitkasten APP bereitstellen?2019-02-28T11:26:54+00:00

Es gibt die Standardfunktionen in der bitkasten APP, die jedem Empfänger zur Verfügung stehen. Möchte ein Versender weitere Services anbieten, so können diese binnen kurzer Zeit in die Anwendung integriert werden.

Weitere Services können sein:

  • Anträge und Verträge digital unterzeichnen lassen
  • AU-Bescheinigungen hochladen
  • Mitarbeiterausweis beantragen
  • Tutorials, Schulungen digital bereitstellen
  • Urlaubsanträge digital abwickeln
  • Zeitkonto
  • Mitarbeiterbewertung / Vorgesetztenbewertung
  • Umfragen
  • uvm.

Bei Formularen, die der Empfänger bearbeiten und zurücksenden kann, ist es maßgeblich eine Zieladresse oder ein Zielsystem zu hinterlegen. Es kann sich hier nicht nur um eine Sammeladresse handeln, sondern um ein Zielsystem, welches mit den eingesendeten Informationen „gefüttert“ wird. Manuelle Eingaben können dadurch drastisch reduziert werden.

Wie aktualisiert man die bitkasten APP?2019-02-28T11:17:50+00:00

Wir empfehlen Ihnen, die App immer auf die neuste Version zu aktualisieren, damit der volle Funktionsumfang zu jeder Zeit gewährleistet ist. Am besten aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Mobilfunkgerätes die automatischen Updates.

Wie sicher ist die bitkasten APP?2019-02-28T11:15:38+00:00

Wir sorgen für Sicherheit! Die Registrierung erfolgt über eine Zweifaktoren Authentifizierung oder über den neuen Personalausweis. Da Ihnen digitale Post, sprich hochsensible Daten im bitkasten bereitgestellt werden, setzen wir auf die höchsten Sicherheitsstandards, welche beide Methoden erfüllen.

Welche Funktionen bietet die bitkasten APP?2019-06-03T12:07:10+00:00

Die bitkasten APP ist die mobile Version des bitkasten Webclients. Die Funktionen der bitkasten APP im Überblick:

  • Posteingang
    Dokumente
    Anträge & Verträge (die Unterschriftfunktion ist NUR in der APP verfügbar.)
  • Archiv
    Zukünftig wird jedem Empfänger ein persönliches, lebenslang verfügbares Archiv zur Verfügung gestellt. In das kann der Empfänger jegliche Dokumente, die er von Versendern erhalten hat, ablegen. Der Speicherplatz ist auf 500 MB begrenzt, kann aber jederzeit erweitert werden. Die Kosten dafür werden dem Empfänger in Rechnung gestellt.
  • Einstellungen
    Wie im Webclient können Sie Ihre Zustellregeln, Benachrichtigungen und Weiterleitungen einstellen, verwalten und jederzeit ändern. Zudem finden Sie hier die Funktion Passwort ändern.
  • Informationen
    Darunter sind Informationen rund um das Handling der bitkasten APP hinterlegt.

Hier handelt es sich um Standardfunktionen der bitkasten APP. Jeder Versender, der die bitkasten APP seinen Kunden oder Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchte, kann individuelle Services anbieten.

Gerade im HR Bereich sind digitale Services wie

  • AU-Bescheinigung hochladen
  • Urlaubsantrag stellen
  • Arbeitsverträge digital unterzeichnen und zurücksenden

sehr gefragt und können einfach in die mobile Anwendung als Funktion integriert werden.

Welche Sendungsarten können über die bitkasten brieffabrik versendet werden?2018-05-08T13:42:35+00:00

Über die bitkasten brieffabrik können einzelne Briefe oder Serienbriefe aus Word heraus versendet werden. PDF Dateien kann die bitkasten brieffabrik ebenfalls verarbeiten. Grundsätzlich ist es wichtig, dass das Adressfeld der Briefsendungen ausgelesen werden kann.

Wie kann ein Versender die :::bitkasten brieffabrik nutzen?2018-11-29T16:23:30+00:00

Die :::bitkasten brieffabrik ist eine innovative und eine andere Form von Web2Print. Briefe können digital zugestellt werden, sowie auch klassisch auf dem Postweg. Um die :::bitkasten brieffabrik nutzen zu können, ist im ersten Schritt der Download des Druckertreibers notwendig, der kostenfrei auf der www.output.ag Website zur Verfügung steht. Nach erfolgreicher Installation kann die :::bitkasten brieffabrik direkt als Druckertreiber ausgewählt werden.

Briefe können direkt aus MS Office Anwendungen über den Druckertreiber hochgeladen werden. Im Anschluss müssen die Zustellkriterien, wie zum Beispiel Farbe, Duplex/Simplex, Kuvertgröße und Vorhaltezeit definiert werden. Aktuell ist die Bezahlung per Kreditkarte oder bei größeren Volumina auf Rechnung möglich. Sind alle Daten eingegeben, muss die Sendung nur noch abgeschickt werden – fertig.

Warum sollten Versender auf den digitalen Briefkasten umsteigen?2018-05-08T23:06:45+00:00

Klassischer Postversand ist unflexibel, zeitaufwendig, teuer und nicht mehr wirklich zeitgemäß. E-Mails erfreuen sich großer Beliebtheit und helfen Zeit und Aufwand zu sparen, jedoch weisen sie große Lücken auf, wenn es zum Thema Datenschutz und rechtsverbindliche Zustellung geht. Zudem ändern sich E-Mail-Adressen regelmäßig, was zu hohen Unzustellbarkeitsraten führt.

Viele Unternehmen haben daher eigene Portale für die Zustellung ihrer Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gehaltsabrechnungen geschaffen. Hierbei handelt es sich jedoch um Insellösungen, welche alle eine Registrierung und individuelle Passwörter erfordern. Hierdurch wird das Handling sehr umständlich, da der Empfänger sich bei vielen verschiedenen Portalen einloggen muss, um all seine monatliche Post abzurufen.

Da der bitkasten von jedem Versender verwendet werden kann, bildet er die gleiche Funktion ab wie der klassische Briefkasten an der Hauswand. Alle Post kann digital in einem einzigen elektronischen Postfach zugestellt werden. Dies Tatsache reduziert den Aufwand, spart Portokosten und schont die Umwelt.

Sollte ein Empfänger seine Post nicht im digitalen Briefkasten abholen, wird der Brief nach einer definierten Vorhaltezeit auf dem klassischen Weg zugestellt. So stellt man sicher, dass ein Brief mit 100%iger Sicherheit zugestellt wird.

Gibt es auch eine bitkasten APP?2019-02-28T10:46:57+00:00

Die bitkasten App kann kostenfrei im GooglePlay Store oder im Apple Store heruntergeladen  werden. Die mobile Anwendung soll es dem Empfänger noch viel einfacher machen, auf seine Dokumente zuzugreifen. Über sein Smartphone kann er seine Post abrufen und verwalten. Aber nicht nur der Empfänger wird von der Lösung profitieren, auch der Versender kann die bitkasten App als Kommunikationsweg nutzen.

Was ist die bitkasten brieffabrik?2018-05-14T16:16:40+00:00

Hierbei handelt es sich um ein Add-On für Microsoft Office Anwendungen. Die Datei kann auf der Website www.output.ag heruntergeladen werden. Die Installation dauert nur wenige Minuten. Nach Installation des Add-Ons kann die bitkasten brieffabrik als Druckertreiber ausgewählt werden. Auf diese Weise können Dokumente dann direkt aus MS Office Anwendungen, wie zum Beispiel Word, digital versendet werden.

Der Empfänger hat keinen bitkasten – was passiert mit den Briefen?2018-05-08T12:02:22+00:00

Der Versender muss keine Datentrennung vornehmen, sondern stellt alle Daten in den bitkasten ein. Hat der Empfänger keinen bitkasten  und ruft seine Dokumente nicht ab, so werden diese nach der vom Versender definierten Vorhaltezeit auf klassischem Weg per Post zugestellt.

Für welche Empfänger ist der bitkasten geeignet?2018-05-14T16:15:00+00:00

Jeder, der im Besitz eines neuen Personalausweises oder elektronischem Aufenthaltstitel mit aktiviertem Chip ist, kann mit Hilfe der Meldeadresse über den bitkasten Post empfangen.

Wie funktioniert das Konzept digitaler Briefkasten?2018-05-14T16:10:24+00:00

Mit Hilfe des digitalen Briefkastens können Versender Briefsendungen wie gewohnt an die Postadresse des Empfängers versenden. Es wird hierfür keine Mailadresse o.ä. benötigt. Der Versand findet dennoch digital statt.

Der Empfänger kann über eine mobile Anwendung – den bitkasten – seine Post problemlos über einen PC, ein Tablet oder über ein Smartphone empfangen und abrufen. Alles, was er benötigt, ist ein neuer Personalausweis mit elektronischem Chip, ein NFC Lesegerät oder einfach nur ein NFC fähiges Smartphone.

Für welche Versender ist der bitkasten geeignet?2018-05-14T16:14:44+00:00

Jeder kann Post über den bitkasten versenden.

Endkunden oder kleine Unternehmen können über die bitkasten brieffabrik, ein ready-to-use-Add-On, Briefe direkt aus MS Office Anwendungen heraus in den bitkasten einstellen.

Für Große Unternehmen mit einem hohen Briefvolumen können individuelle Schnittstellenlösungen geschaffen werden, um die Daten in den bitkasten einzustellen.

Ist der bitkasten nicht auch ein weiteres Portal im Netz?2018-05-14T16:16:49+00:00

Ganz klar gesagt – NEIN, ist es nicht. Der große Vorteil des bitkasten liegt darin, dass er offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Der bitkasten transferiert das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand ins digitale Zeitalter.

Jeder Versender kann dem Empfänger Post über den bitkasten zukommen lassen. Alle Post landet im gleichen digitalen Postfach. Der große Vorteil für den Empfänger liegt dann darin, dass er ganz einfach mit Hilfe seines Personalausweises und eines Smartphones Zugriff auf seinen digitalen Briefkasten hat. Auf diese Weise braucht er nur einen „Schlüssel“ um an all seine Post zu kommen und nicht wie bei Portalen viele verschiedene Benutzernamen und Logins.

Was ist der Unterschied zwischen dem bitkasten und anderen Lösungen wie zum Beispiel E-Mail?2018-05-14T16:17:03+00:00

Mailversand
Möchte der Versender den E-Mailversand nutzen, so muss er vorher die aktuelle Mailadresse des Empfängers in Erfahrung bringen und sich sein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der durchaus „flüchtigen“ Mailadresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann letztendlich beim Empfänger ankommt, ist nicht sichergestellt. Ein weiterer Aufwand: Jegliche Erzeugung von Ausgangspost ist zu trennen – in eine elektronische Versanddatei und eine Druckdatei für den analogen Versand.
bitkasten
Beim bitkasten sieht der Aufwand ganz anders aus. Der Versender nutzt nur die bereits vorhandene Druckdatei, um die Daten in den bitkasten hochzuladen. Weiterer Aufwand entsteht für ihn nicht. Er muss seine Ausgangspost nicht nach analog oder digital trennen. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Versender nicht einholen, da die Zustellung über die Postadresse des Empfängers erfolgt. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und falls der Empfänger seine Post im bitkasten nicht abholt, so wird diese ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt.

Welche Kosten fallen für den Versand über den bitkasten an?2018-06-11T10:25:58+00:00

Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der output.ag portooptimiert versendet werden. Unsere Preisinformation finden Sie hier: Preisinformation_output.ag

Wie lange bleibt ein Dokument im bitkasten stehen?2018-05-03T12:53:19+00:00

Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im bitkasten verfügbar ist. Die Angabe der Vorhaltezeit kann er beim Versand definieren. Ist diese für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.

Welchen Aufwand müssen Versender betreiben, um den bitkasten zu integrieren?2018-04-20T11:08:09+00:00

Der Versender kann den bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht.

Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung. Für den Versand von Einzeldokumenten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.

Kann der Empfänger seine Post archivieren?2018-05-03T12:51:51+00:00

Nach dem Erhalt und Öffnen eines Dokuments muss der Empfänger eine Aktion auswählen. Er kann das Dokument herunterladen, weiterleiten oder drucken. Nach Ausführung der Aktion wird das Dokument im bitkasten gelöscht. Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, so kann die komplette Post direkt dort archiviert werden.

Wird der Empfänger darüber benachrichtigt, wenn „neue“ Post in seinem bitkasten landet?2018-05-03T12:55:21+00:00

Der Empfänger Benachrichtigungen per Mail selbst und ganz individuell einstellen – vorausgesetzt er hat sich registriert und sich ein bitkasten-Konto angelegt. Unter „Zustelloptionen“ kann er diese entsprechend hinterlegen.

Was passiert, wenn der Empfänger seinen neuen Personalausweis verloren hat oder er gestohlen wurde?2018-05-03T12:58:38+00:00

Ein verloren gegangener oder gestohlener Ausweis wird auf eine Sperrliste der Bundesdruckerei gesetzt. Sobald der Ausweis auf dieser Liste steht, kann keiner auf die Post bzw. das bitkasten-Konto des Empfängers zugreifen. Dieses wird von uns gesperrt. Ein Ausdruck und ein klassischer Versand der Post erfolgt trotzdem.
Hat der Empfänger seinen neuen Personalausweis beantragt und erhalten, registriert er sich einfach damit neu auf unserem Portal www.bitkasten.de.

Muss man als Empfänger besondere Kenntnisse haben, um den bitkasten nutzen zu können?2018-04-20T11:11:12+00:00

Nein, der bitkasten ist selbsterklärend. Durch die einfache Menüführung wird der Empfänger Schritt für Schritt durch seinen persönlichen elektronischen Briefkasten geführt. Natürlich gibt es aber auch die Möglichkeit über die Hilfe- oder Chatfunktion auf Hilfe zuzugreifen. Wir helfen bei Fragen gerne weiter!

Welche Vorteile hat der Versender, wenn er den bitkasten für den Postversand nutzt?2018-05-14T16:21:46+00:00

Ganz einfach: man spart viel Zeit und Geld. Zudem sind Schreiben schneller beim Empfänger, da keine Laufzeiten für den Postweg anfallen. Die Verwaltung von Dokumenten geht in digitaler Form genauso schnell und einfach wie die Verwaltung von Urlaubsfotos. Zudem schont man durch die enorme Ersparnis an Papier zugleich die Umwelt. Für Unternehmen und Verwaltungen bringt der bitkasten eine intuitivere Anbindung an eigene DMS Systeme, wobei der Schritt der Digitalisierung komplett wegfällt.

Ist der bitkasten für den Empfänger wirklich dauerhaft kostenlos?2018-04-20T11:35:13+00:00

Ja, in seiner Grundfunktion ist der bitkasten für den Empfänger dauerhaft kostenlos. Für den Empfang des Schreibens kommt – wie beid er klassischen Post – der Absender auf, welcher wesentlich weniger Kostenaufwand hat, als wenn er Ihnen das Schreiben auf regulärem Weg zusendet. Die digitale Zustellung zielt jedoch langfristig auf eine Archivierung in digitaler Form ab. Somit gehören Aktenordner, Locher und Sortiersysteme mit dem bitkasten der Vergangenheit an. Will man seine Dokumente direkt im bitkasten archivieren, ist auch das über eine Archivfunktion möglich. Diese ist jedoch kostenpflichtig.

Wie teilt der Empfänger seinen Versendern mit, dass er seine Post über den bitkasten erhalten möchte?2018-05-08T12:27:10+00:00

Der Empfänger muss seinen Versendern schriftlich mitteilen, dass er seine Post zukünftig über den bitkasten erhalten möchte. Im Prinzip ist es mit einer Umzugsmeldung zu vergleichen. Diese Information muss den Hinweis zur output.ag beinhalten. Die Kontaktdaten der output.ag sind anzugeben, da die Abwicklung zwischen dem Versender und der output.ag erfolgt.

Hier ein Beispieltext:

Sehr geehrte Damen und Herren, der :::(bit)kasten ist ab sofort mein elektronischer Briefkasten im Netz. Über ihn möchte ich meine Post zukünftig von Ihnen erhalten. Für die elektronische Zustellung reicht meine Postanschrift aus. Bitte setzen Sie sich bezüglich der Abwicklung des Versands meiner Post über den :::(bit)kasten mit der :::output.ag in Verbindung, um nähere Informationen zu erhalten.

Kontaktdaten der :::output.ag 

:::output.ag
Wallensteinstraße 63
90431 Nürnberg
Telefon 0911/6000 2874
Telefax 0911/6000 2873
Web www.output.ag
Email info@output.ag

Muss der Empfänger den bitkasten nutzen, um mit Unternehmen / Verwaltung XY zu kommunizieren?2018-05-08T12:43:01+00:00

Nein, der bitkasten bietet nur einen schnelleren und komfortableren Weg der Kommunikation als es die Briefpost tut. Niemand soll zur Nutzung des bitkasten gezwungen werden. Unternehmen und Verwaltungen, die Post an den Empfänger schicken möchten, stellen diese zunächst in den bitkasten ein. Wenn die Post nicht abgeholt wird, geht sie ganz regulär in die Briefpost und kommt beim Empfänger auf gewohntem Weg an.

Ist der bitkasten anfällig für Spam und Pishing-Mails?2018-05-14T16:17:13+00:00

Dies ist das Schönste am bitkasten: der Erhalt ungewollter Mails oder Emails mit gefährlichen Inhalten ist unmöglich. Nur Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die die Postanschrift des Empfängers kennen, können auch Schreiben im bitkasten hinterlegen. Da der Abgleich der Adresse über eine verschlüsselte Verbindung erfolgt, kann die entgegen einer E-Mailadresse auch nicht abgefangen werden.

Ist der bitkasten sicher?2018-05-14T16:17:22+00:00

Zuallererst: eine 100% Sicherheit gibt es nie. Die Sicherheit und Diskretion des bitkasten stand jedoch bei der Entwicklung immer an vorderster Stelle. Dadurch hat es die output.ag sich zur Aufgabe gemacht, nur die besten Partner für dieses Projekt mit an Bord zu holen. Daten und somit Ihre Dokumente sind dort in verschlüsselter Form vor realen wie auch digitalen Bedrohungen perfekt geschützt.
Zusätzlich versuchen wir, durch eine enge Kooperation und der strengen Einhaltung von Richtlinien des BSI, es Hackern so schwer wie nur irgendwie möglich zu machen.

Welche Daten bekommt der Versender vom Empfänger?2018-05-08T12:45:06+00:00

Der bitkasten übersendet keine unmittelbar personenbezogenen Daten. Er übersendet lediglich die Angabe, wann ein an den Empfänger versandtes Dokument geöffnet / gelesen und welche IP-Adresse dabei verwendet wurde. Dies dient als Nachweis, dass das Dokument zugestellt wurde (ähnlich wie ein Einschreiben mit Rückschein) und einem ggf. rechtswirksamen Nachweis.

Werden persönliche Daten oder Dokumente des Empfängers irgendwo dauerhaft gespeichert?2018-05-08T12:46:11+00:00

Nein, der bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Nach dem Öffnen und Lesen eines Dokuments muss man eine Aktion auswählen. Man kann das Dokument Drucken, Downloaden oder Weiterleiten. Nach dieser Aktion verschwindet das Dokument aus dem bitkasten.

Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im bitkasten gelöscht.

Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des bitkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann werden die Dokumente im Archiv gespeichert.

Wo werden Briefe an den Empfänger hinterlegt und wer kann darauf zugreifen?2018-05-08T12:53:01+00:00

Die an den Empfänger versandten Schreiben werden vom Versender über einen verschlüsselten Kanal übertragen und in den bitkasten eingestellt. Die Daten liegen in der Deutschen Microsoft Azure Cloud, eine Cloud mit deutscher Datentreuhand, die alle strengen EU-Vorschriften einhält.

Ein Zugriff auf den Inhalt dieser Datenpakete ist nur über eine positive eID-Authentifizierung möglich. Das bedeutet, dass ein Ausweisdokument mit übereinstimmenden Empfangsadressdaten, sowie die korrekte eID-PIN es überhaupt ermöglicht auf die Schreiben zuzugreifen.

Welche Smartphones sind NFC fähig?2018-05-14T16:20:48+00:00

Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Jedoch ist die AusweisApp2 bald auch für Apple verfügbar.

Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/

Welche Geräte werden benötigt um den bitkasten nutzen zu können?2018-05-14T16:19:27+00:00

Um den bitkasten als Empfänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird kein Lesegerät mehr für den Personalausweis benötigt. Zur Identifizierung muss man lediglich den Personalausweis an die Rückseite des Smartphones halten und die Identifizierung über die AusweisApp2 starten.

Besitzt man kein NFC fähiges Smartphone kann man den Personalausweis über ein Lesegerät auslesen und den bitkasten über den PC nutzen.

Wie verwendet man den bitkasten als Empfänger?2018-04-20T11:34:04+00:00

Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf zwei Wege auf Ihren bitkasten zuzugreifen:

– Über die Website: www.bitkasten.de. Hier kann sich der Empfänger mit Hilfe des neuen Personalausweises einloggen und seine Post empfangen.
– Aus der AusweisApp2 heraus: Starten Sie hierfür die AusweisApp2. Wählen Sie in dieser den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.