Lösungen
Klaus T. GF eines mittelständigen Unternehmens:
„bitkasten ist für uns eine vertrauensvolle und sichere Lösung. Wir versenden darüber unsere gesamte Kundenpost und sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch über 40% unserer Versandkosten.“
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Versender
Ganz klar gesagt – NEIN, ist es nicht. Der große Vorteil des :::bitkasten liegt darin, dass er offen für alle Versender ist. Ein Portal ist stets beschränkt auf einen Versender, z.B. die entsprechende Bank, Versicherung oder den Telefonanbieter. Der :::bitkasten Plattformlösung transferiert das Prinzip des klassischen Briefkastens an der Hauswand ins digitale Zeitalter.
Jeder Versender kann dem Empfänger Post über den :::bitkasten zukommen lassen. Alle Post landet im gleichen digitalen Postfach. Der große Vorteil für den Empfänger liegt dann darin, dass er ganz einfach mit Hilfe seines Personalausweises und eines Smartphones, Tablets oder PCs Zugriff auf seinen digitalen Briefkasten hat. Auf diese Weise braucht er nur einen „Schlüssel“ um an all seine Post zu kommen und nicht wie bei Portalen viele verschiedene Benutzernamen und Logins.
E-Mail-Versand
Möchte der Versender den E-Mail-Versand nutzen, so muss er vorher die aktuelle E-Mail-Adresse des Empfängers in Erfahrung bringen und sich sein Einverständnis (Opt-In) einholen. Bei jeder Änderung der durchaus „flüchtigen“ E-Mail-Adresse (ca. 25% werden jährlich geändert) ist der Prozess erneut notwendig. Ob die E-Mail dann letztendlich beim Empfänger ankommt, ist nicht sichergestellt. Ein weiterer Aufwand: Jegliche Erzeugung von Ausgangspost ist zu trennen – in eine elektronische Versanddatei und eine Druckdatei für den analogen Versand.
:::bitkasten
Beim :::bitkasten sieht der Aufwand ganz anders aus. Der Versender nutzt nur die bereits vorhandene Druckdatei, um die Daten in den :::bitkasten hochzuladen. Weiterer Aufwand entsteht für ihn nicht. Er muss seine Ausgangspost nicht nach analog oder digital trennen. Ein Opt-In in klassischer Form muss der Versender nicht einholen, da die Zustellung über die Postadresse des Empfängers erfolgt. Die Zustellung ist zu 100% gewährleistet. Die elektronische Abholung ist dokumentiert und falls der Empfänger seine Post im :::bitkasten nicht abholt, so wird diese ausgedruckt und klassisch per Post zugestellt.
Für den Versender fällt das elektronische Porto an, welches jedoch weit unter dem analogen Porto liegt. Dokumente, welche vom Empfänger nicht digital abgeholt werden, können über einen Druckdienstleister der :::output.ag portooptimiert versendet werden.
Der Versender kann selbst entscheiden, wie lange ein Dokument für den Empfänger im :::bitkasten zum abholen verfügbar ist. Die Angabe der Vorhaltezeit kann er beim Versand definieren. Ist diese für ein Dokument um und es wurde nicht elektronisch abgeholt, so wird es ausgedruckt und auf dem klassischen Weg per Post an den Empfänger zugestellt.
Der Versender kann den :::bitkasten sofort und ohne großen Aufwand in seine bestehende IT-Infrastruktur einbinden und auf elektronischen Postversand umstellen. Der Versender nutzt einfach die bereits vorhandene Druckdatei, um Daten in den :::bitkasten hochzuladen. Die Postadresse des Empfängers ist für den Versand ausreichend. Weiterer Aufwand entsteht dem Versender nicht.
Die vom Versender übergebenen Daten werden aufbereitet und stehen dem Empfänger innerhalb weniger Augenblicke zur Abholung digital zur Verfügung. Für den Versand von Einzeldokumenten kann man über die Website www.output.ag den Druckertreiber für die :::bitkasten brieffabrik herunterladen. Nach der Installation kann die brieffabrik direkt für den Versand verwendet werden.
Ganz einfach: man spart viel Zeit und Geld. Zudem sind Schreiben schneller beim Empfänger, da keine Laufzeiten für den Postweg anfallen. Die Verwaltung von Dokumenten geht in digitaler Form genauso schnell und einfach wie die Verwaltung von Urlaubsfotos. Zudem schont man durch die enorme Ersparnis an Papier zugleich die Umwelt. Für Unternehmen und Verwaltungen bringt der :::bitkasten eine intuitivere Anbindung an eigene DMS Systeme, wobei der Schritt der Digitalisierung komplett wegfällt.
Empfänger
Nein, der :::bitkasten speichert nichts dauerhaft ab. Er vergleicht lediglich die Adressdaten auf dem neuen Personalausweis mit den in ihm befindlichen Adressdaten der Schreiben. Stimmen diese überein, so lässt er einen Abruf des Dokuments zu. Nach dem Öffnen und Lesen eines Dokuments muss man eine Aktion auswählen. Man kann das Dokument Drucken, Downloaden oder Weiterleiten. Nach dieser Aktion wird das Dokument aus dem :::bitkasten automatisch entfernt.
Holt der Empfänger sein Dokument nicht während der definierten Vorhaltezeit ab, wird das Dokument über einen Druckdienstleister auf dem klassischen Postweg zugestellt. Auch in diesem Fall wird das Dokument danach im :::bitkasten gelöscht.
Entscheidet sich der Empfänger für die Nutzung des :::bitkasten Archivs, ist die Lage natürlich anders. Dann können die Dokumente auf Wunsch automatisch im Archiv gespeichert werden.
Die an den Empfänger versandten Schreiben werden vom Versender über einen verschlüsselten Kanal übertragen und in den :::bitkasten eingestellt. Die Daten liegen in der Deutschen Microsoft Azure Cloud, eine Cloud mit deutscher Datentreuhand, die alle strengen EU-Vorschriften einhält.
Ein Zugriff auf den Inhalt dieser Datenpakete ist nur über eine positive eID-Authentifizierung möglich. Das bedeutet, dass ein Ausweisdokument mit übereinstimmenden Empfangsadressdaten, sowie die korrekte eID-PIN es überhaupt ermöglicht auf die Schreiben zuzugreifen.
Die meisten aktuellen Android-Smartphones sind mit einem NFC Chip ausgestattet. Beispiele sind das Samsung Galaxy S7, S8 oder S9. Ebenso verfügen viele Android Tablets über diese Funktion. Apple hingegen unterstützt NFC bisher nur beschränkt. Die Nutzung der AusweisApp2 auf iOS Geräte ist ab Version 13.1 aufwärts möglich.
Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.ausweisapp.bund.de/mobile-geraete/
Um den :::bitkasten als Empfänger nutzen zu können wird lediglich ein PC, Tablet oder Smartphone benötigt. Besitzt man ein NFC fähiges Smartphone wird kein Lesegerät mehr für den Personalausweis benötigt. Zur Identifizierung muss man lediglich den Personalausweis an die Rückseite des Smartphones halten und die Identifizierung über die AusweisApp2 starten.
Besitzt man kein NFC fähiges Smartphone kann man den Personalausweis über ein Lesegerät auslesen und den :::bitkasten über den PC nutzen.
Egal ob PC, Tablet oder Smartphone ist es möglich auf drei Wege auf Ihren :::bitkasten zuzugreifen:
– Über die Website: mein.bitkasten.de. Hier kann sich der Empfänger mit Hilfe des neuen Personalausweises einloggen und seine Post empfangen.
– App Store (Google Play Store oder Apple App Store)
– Aus der AusweisApp2 heraus: Starten Sie hierfür die AusweisApp2. Wählen Sie in dieser den Reiter „Anbieter“ und suchen Sie nach „:::bitkasten“. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zum Anmeldeportal, auf dem alle weiteren Schritte erklärt werden.
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